Hinzufügen eines neuen Namens zum Outlook-Kontaktordner - Dummies

Ein Outlook-Kontaktordner ist nur so gut und gründlich wie die Informationen zu Kontakten, die Sie in ihn eingefügt haben. Um jemanden in die Kontaktliste aufzunehmen, öffnen Sie den Ordner "Kontakte" und beginnen Sie mit einem der folgenden Schritte:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu".
• Drücken Sie Strg + N (im Fenster "Kontakteordner") oder Strg + Umschalt + C.
• Wählen Sie Datei -> Neu -> Kontakt.

Sie sehen das Kontaktformular. Auf dieser Form finden Sie Orte, an denen Sie alles eingeben können, was Sie jemals über eine Person wissen müssen (außer dem Liebesleben und den heimlichen Laster). Geben Sie alle Informationen ein, die Sie aufzeichnen möchten, und beachten Sie dabei die folgenden Regeln:

• Vollständige Namen, Adressen usw.: Obwohl Sie vielleicht versucht sind, einfach Adressen, Telefonnummern, Namen usw. in die Textfelder einzugeben, tun Sie dies nicht! Klicken Sie auf der Registerkarte Allgemein auf die Schaltfläche Vollständiger Name, um einen Namen einzugeben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Business oder Home, um eine Adresse im Dialogfeld Adresse prüfen einzugeben. Durch Klicken auf die Schaltflächen und Eingeben von Daten in Dialogfeldern erlauben Sie Outlook, die Komponententeile von Namen, Adressen und Telefonnummern zu trennen. Daher kann Outlook Namen und Adressen als Quelle für Massenmailings und Massen-E-Mails verwenden.

Geben Sie bei der Eingabe von Informationen über eine Firma, nicht über eine Person, das Feld Vollständiger Name leer ein und geben Sie den Firmennamen in das Feld Firma ein.
• Informationen, die Ihnen wichtig sind: Wenn das Formular keinen Platz für die Eingabe bestimmter Informationen bietet, klicken Sie auf eine dreieckige Schaltfläche und wählen Sie eine neue Informationskategorie aus dem Einblendmenü aus. Klicken Sie auf die dreieckige Schaltfläche neben der Schaltfläche "Geschäft" und wählen Sie "Startseite", wenn Sie beispielsweise eine Privatadresse und keine Geschäftsadresse eingeben möchten.

• Datei als: Öffnen Sie das Dropdown-Menü Datei als und wählen Sie eine Option zum Ablegen des Kontakts im Ordner Kontakte. Outlook kann Kontakte alphabetisch nach Nachnamen, Vornamen, Firmennamen oder Kombinationen der drei Kontakte ablegen. Wählen Sie die Option aus, die am besten beschreibt, wie Sie den Kontakt im Kontaktordner finden.
• Postanschrift: Wenn Sie mehr als eine Adresse für einen Kontakt gespeichert haben, zeigen Sie die Adresse an, an die Sie E-Mails senden möchten, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dies ist die Postanschrift. Auf diese Weise erhalten Sie in einer Massensendung Briefe an die richtigen Adressen.
• E-Mail-Adressen: Sie können für jeden Kontakt drei E-Mail-Adressen eingeben. (Klicken Sie auf die dreieckige Schaltfläche und wählen Sie E-Mail 2 oder E-Mail 3, um eine zweite oder dritte Adresse einzugeben.)
Im Textfeld Anzeigen als zeigt Ihnen Outlook an, wie die E-Mail-Nachricht An: aussieht, wenn Sie E-Mails an einen Kontakt senden. Standardmäßig wird in der Zeile An: der Name des Kontakts gefolgt von seiner E-Mail-Adresse in Klammern angezeigt. Sie können jedoch im Textfeld "Anzeigen als" angeben, was Sie möchten, und wenn Sie etwas anderes eingeben, können Sie zwischen E-Mail-Adressen unterscheiden und etwas anderes eingeben. Geben Sie beispielsweise Lydia - Personal ein, damit Sie erkennen können, wenn Sie eine E-Mail an Lydias persönliche Adresse senden, im Gegensatz zu ihrer Geschäftsadresse.
• Fotos: Um ein digitales Foto in ein Kontaktformular einzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Kontaktfoto hinzufügen" und wählen Sie im Dialogfeld "Kontaktbild hinzufügen" ein Bild aus und klicken Sie auf "OK".

Schreiben Sie auf der Registerkarte "Allgemein" einige Wörter, um zu beschreiben, wie und wo Sie den Kontakt gefunden haben. Wenn es an der Zeit ist, Kontakte in der Kontaktordnerliste auszusortieren, kann das Lesen der Beschreibungen helfen zu entscheiden, wer vernichtet wird und wer nicht.

Wenn Sie mit dem Eingeben von Informationen fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen. Wenn Sie es eilig haben, Kontaktinformationen einzugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und neu. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird ein leeres Formular geöffnet, in dem Sie Informationen zu einem anderen Kontakt erfassen können.