Inhaltsverzeichnis:
- 1Wählen Sie den Befehl Datei → Dienstprogramme → Daten kondensieren.
- 2Wählen Sie das Optionsfeld Transaktionen vor einem bestimmten Datum aus.
- 3 Geben Sie das Datum zum Entfernen von Transaktionen vor an.
- 4Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie mit der Angabe fertig sind, welche Transaktionen QuickBooks entfernen soll.
- 5Bestimmen Sie, wie Transaktionen zusammengefasst werden sollen.
- 6Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie mit der Angabe fertig sind, wie QuickBooks Transaktionen zusammenfassen soll.
- 7Bestimmen Sie, wie Inventartransaktionen verdichtet werden sollen, und klicken Sie auf Weiter.
- 8Bestimmen Sie, welche Transaktionen entfernt werden sollen, und klicken Sie auf Weiter.
- 9Geben Sie alle Listenreinigungen an, die auftreten sollten, und klicken Sie auf Weiter.
- 10Bestätigen Sie Ihre Verkürzungs- und Archivierungsoperation.
- 11Klicken Beginnen Kondense.
- 12Sichern Sie die Datendatei, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
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Der Archivierungsprozess in QuickBooks 2015 ist ziemlich einfach. Wenn Sie Ihr System aufräumen und archivieren, müssen Sie Dateien komprimieren. Gehen Sie folgendermaßen vor, um die QuickBooks-Firmendatei zu komprimieren:
1Wählen Sie den Befehl Datei → Dienstprogramme → Daten kondensieren.
QuickBooks zeigt das erste Dialogfeld "Daten kondensieren" an.
2Wählen Sie das Optionsfeld Transaktionen vor einem bestimmten Datum aus.
Diese Option weist QuickBooks an, dass Sie zwei Dinge tun möchten: Erstellen Sie eine Archivkopie der QuickBooks-Datendatei, und nehmen Sie die Arbeitsdatei des Unternehmens so herunter, dass sie nicht so groß ist. QuickBooks reduziert die Größe der Arbeitsversion der Unternehmensdatendatei, indem alte, geschlossene Transaktionen entfernt werden, wenn Sie in Schritt 3 auswählen, dass Transaktionen entfernt werden sollen.
3 Geben Sie das Datum zum Entfernen von Transaktionen vor an.
Um das Datum anzugeben, vor dem geschlossene Transaktionen entfernt werden sollen, geben Sie das Datum in das Datumsfeld ein. Wenn Sie die Datei beispielsweise durch Entfernen von Transaktionen am oder vor dem 31. Dezember 2012 komprimieren möchten, geben Sie 1/1/2013 in das Datumsfeld ein. Beachten Sie jedoch, dass Sie sich nicht gezwungen fühlen, mehrere geschlossene Transaktionen zu entfernen.
Sie entfernen geschlossene Transaktionen nur, wenn Ihre QuickBooks-Firmendatei zu groß wird. Sie können problemlos mit einer Unternehmensdatei von QuickBooks arbeiten, die 25 MB, 50 MB oder sogar 100 MB (Megabyte) umfasst.
Obwohl Sie normalerweise eine QuickBooks-Datei komprimieren, indem Sie alte, geschlossene Transaktionen entfernen, erstellt der Befehl Condense auch Dateien ohne Transaktionen und Dateien mit nur einem bestimmten Datenbereich von Transaktionen. Um eine Datei zu erstellen, die Listen und Einstellungen, aber keine Transaktionen enthält, klicken Sie auf das Optionsfeld Alle Transaktionen. Übrigens könnten Sie die Option Alle Transaktionen verwenden, um eine fast leere Datei zu erstellen, die Sie wiederverwenden könnten (z. B. für Schulungen).
Um eine QuickBooks-Datei zu erstellen, die einen bestimmten Bereich von Transaktionen enthält, klicken Sie auf das Optionsfeld Transaktionen außerhalb des Bereichs und geben dann die Daten ein, die den Bereich über die Felder Vorher und Nachher ausgeben.
4Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie mit der Angabe fertig sind, welche Transaktionen QuickBooks entfernen soll.
QuickBooks zeigt das zweite Dialogfeld "Daten kondensieren" an.
5Bestimmen Sie, wie Transaktionen zusammengefasst werden sollen.
Wenn Sie historische Transaktionen zusammenfassen, verwendet QuickBooks ein zweites Dialogfeld "Daten kondensieren", um zu fragen, wie historische Daten zusammengefasst werden: mit einem einzigen zusammenfassenden Journaleintrag, mit monatlichen zusammenfassenden Journaleinträgen oder gar keiner Zusammenfassung.
Wählen Sie das Optionsfeld aus, das dem gewünschten Verdichtungsansatz entspricht. (In der Regel würden Sie wahrscheinlich die zweite Option verwenden, die darin besteht, dass QuickBooks monatliche Zusammenfassungsjournaleinträge erstellt. So können Sie immer noch aussagekräftige Monatsberichte generieren.
6Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie mit der Angabe fertig sind, wie QuickBooks Transaktionen zusammenfassen soll.
QuickBooks zeigt das dritte Dialogfeld "Daten kondensieren" an.
7Bestimmen Sie, wie Inventartransaktionen verdichtet werden sollen, und klicken Sie auf Weiter.
Wenn Ihre QuickBooks-Datei Inventurtransaktionen enthält, empfiehlt QuickBooks, dass Sie alte Inventartransaktionen entfernen. Wenn QuickBooks das dritte Dialogfeld "Daten kondensieren" anzeigt, können Sie QuickBooks anweisen, dies zu tun, indem Sie die Option Inventartransaktionen zusammenfassen auswählen. (Wenn Sie alte Transaktionen nicht entfernen möchten, wählen Sie die Schaltfläche Inventartransaktionsdetails beibehalten.)
Wenn Sie auf Weiter klicken, fahren Sie mit dem vierten Dialogfeld "Daten kondensieren" (nicht abgebildet) fort, in dem gefragt wird, welche Transaktionen geschlossen werden sollen…
8Bestimmen Sie, welche Transaktionen entfernt werden sollen, und klicken Sie auf Weiter.
QuickBooks fragt nach mehr Informationen darüber, was eine geschlossene oder alte Transaktion ausmacht, die entfernt werden sollte. Sie aktivieren Kontrollkästchen, um anzugeben, ob Transaktionen vor dem Entfernungsdatum entfernt werden sollen, auch wenn sie nicht gelöscht, als "Gedruckt" markiert, als "Gesendet" gekennzeichnet sind und so weiter.
Wenn Sie auf Weiter klicken, gelangen Sie zum fünften Dialogfeld "Daten kondensieren".
9Geben Sie alle Listenreinigungen an, die auftreten sollten, und klicken Sie auf Weiter.
Verwenden Sie das fünfte Dialogfeld "Daten kondensieren", um QuickBooks mitzuteilen, dass es nicht nur alte geschlossene Transaktionen entfernen, sondern auch einige der Listen bereinigen soll. Sie können im Dialogfeld "Daten kondensieren" Kontrollkästchen aktivieren, um QuickBooks anzuweisen, nicht verwendete Konten, nicht verwendete Kunden, nicht verwendete Anbieter usw. zu entfernen.
Indem Sie Ihre Liste bereinigen, indem Sie nicht verwendete Listenelemente entfernen, reduzieren Sie nicht nur die Größe der Unternehmensdatei, sondern vereinfachen auch die Arbeit mit der Liste.
Wenn Sie auf Weiter klicken, zeigt QuickBooks die sechste Seite des Dialogfelds Daten kondensieren an.
10Bestätigen Sie Ihre Verkürzungs- und Archivierungsoperation.
Nachdem Sie beschrieben haben, wie QuickBooks die Unternehmensdatei archivieren und kondensieren soll, zeigt QuickBooks das sechste Dialogfeld "Daten kondensieren" an. Das Dialogfeld informiert Sie darüber, dass der Archivierungsprozess damit beginnt, dass QuickBooks eine Kopie der Datendatei erstellt und dass der Kondensationsvorgang mehrere Minuten oder sogar mehrere Stunden in Anspruch nehmen kann.
11Klicken Beginnen Kondense.
QuickBooks beginnt mit der Verdichtung der Datendatei.
12Sichern Sie die Datendatei, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
Zu Beginn des Kondenswasserprozesses fordert QuickBooks Sie auf, die QuickBooks-Firmendatei zu sichern. Das Sichern der QuickBooks-Firmendatei als Teil eines kondensierten Vorgangs funktioniert genauso wie das Sichern der QuickBooks-Firmendatei zu einem anderen Zeitpunkt.
Nachdem Sie die QuickBooks-Firmendatei gesichert haben, speichert QuickBooks eine Archivkopie der Unternehmensdatei und bereinigt dann die Arbeitsversion der Unternehmensdatei mithilfe Ihrer Anweisungen. Der Bereinigungsprozess kann nur ein paar Minuten dauern, oder es kann mehrere Stunden dauern, wenn Ihre Datei sehr groß ist.
