Wie man eine Projekt 2013 Aufgabe in kürzerer Zeit erledigt - Dummies

Wenn Sie Ihre Hausaufgaben machen und dem Projekt Notfallvorsorge hinzufügen, machen Sie den Plan realistischer, aber fügen dem Projekt auch Zeit hinzu. Wenn das Projektende-Datum für die Kräfte nicht funktioniert, müssen Sie ein paar Taktiken ausprobieren, um das Timing auf die richtige Größe zu reduzieren.

Abhängigkeiten prüfen

Das Timing des Plans wird durch die Dauer jeder Task und durch ihre Abhängigkeiten bestimmt - die Beziehungen, die Sie zwischen Tasks aufbauen. Fragen Sie sich, ob Sie alle Abhängigkeiten bestmöglich aufgebaut haben.

Vielleicht hat eine Aufgabe erst begonnen, als eine andere beendet wurde, aber die zweite Aufgabe hätte zwei Tage vor dem Ende ihres Vorgängers beginnen können. Wenn Sie diese Art der Überlappung erstellen (bekannt als Fast Tracking ), können Sie Zeit sparen. Im Laufe eines Projekts mit Hunderten von Aufgaben können Sie durch diese Art der Überlappung selbst für ein paar Dutzend Aufgaben einen Monat oder mehr Zeit sparen.

Verwenden Sie das Aufgabeninspektorfenster, um Abhängigkeiten festzulegen.

Verwalten der Verfügbarkeit von Ressourcen

Ein weiterer Faktor, der das Timing beeinflusst, ist die Verfügbarkeit von Ressourcen. Manchmal kann eine Aufgabe in einer Abhängigkeitsbeziehung nicht gestartet werden, bevor eine andere beendet wird, einfach weil die Ressourcen erst verfügbar sind, wenn die Vorgänger-Task beendet ist. Suchen Sie nach diesen potenziellen Problemen mit dem ressourcenabhängigen Timing:

Sie haben den Start einer Aufgabe verzögert, weil eine Ressource nicht verfügbar war. Aber vielleicht kann eine andere Ressource die Arbeit erledigen. Wenn dies der Fall ist, wechseln Sie die Ressourcen und lassen Sie die Aufgabe früher beginnen.
Das Projekt berechnet die Dauer von automatisch geplanten Aufgaben (Feste Arbeit und Feste Einheiten mit anstrengender Zeitplanung) entsprechend der Anzahl der Ressourcen, die für die Arbeit zur Verfügung stehen. Wenn Sie Ressourcen zu diesen Aufgaben hinzufügen, verkürzt Project ihre Dauer.
Wenn Sie bestimmten Aufgaben eine höher qualifizierte Ressource zuweisen, können Sie möglicherweise die Arbeitsstunden reduzieren, die zur Ausführung der Aufgabe erforderlich sind, da der Fachmann die Arbeit schneller beenden kann.
Durch Zuweisen von mehr Ressourcen zu Tasks im kritischen Pfad können diese aufgabenbezogenen Tasks verkürzt werden.
Sie haben Geld, aber keine Zeit oder Ressourcen. Erwägen Sie die Einstellung eines externen Anbieters, um die Arbeit zu erledigen.

Aufgaben löschen

Wenn alles andere fehlschlägt und Sie so viel Zeit wie möglich reduziert haben, ist es an der Zeit, bestimmte Ecken zu schneiden. Überlegen Sie zunächst, nicht-vitale Aufgaben zu überspringen. Fragen Sie dann, ob Sie die Ziele des Projekts mit den Stakeholdern noch einmal besprechen und vielleicht ihren Umfang reduzieren können, damit Sie Aufgaben aus dem Zeitplan herausnehmen können. Sie können sogar für weniger strenge Qualitäts- oder Leistungsniveaus verhandeln.

Niemals eliminieren Sie alle Lücken im Zeitplan. Schlaff ist dein Freund; Es bietet Flexibilität bei der Planung von Ressourcen.

Handelszeit für Kosten

Manchmal ist das wichtigste Ziel in einem Projekt der Zeitplan. Wenn dies bei Ihrem Projekt der Fall ist, können Sie möglicherweise ein größeres Budget aushandeln, um die Gesamtdauer zu reduzieren. Sie verwenden dann die zusätzlichen Mittel, um Überstunden zu bezahlen, Ressourcen hinzuzufügen, den Versand zu beschleunigen oder das stündliche Engagement der vorhandenen Ressourcen zu erhöhen.

Das Reduzieren des Zeitplans durch das Werfen von Geld (in Form von Ressourcen) auf das Problem wird als Absturz bezeichnet. Es können jedoch nicht alle Aufgaben gestürzt werden. Aufgaben, deren Dauer tatsächlich festgelegt wurde, dauern so lange, wie sie dauern, unabhängig von der Anzahl der Ressourcen, die Sie auf sie werfen.

Um den Zeitplan abzubrechen, beginnen Sie mit der Analyse von Aufgaben, um zu sehen, wo Sie die längste Zeitspanne vom Zeitplan für die geringsten Kosten abziehen können. Nachdem Sie diese Aufgabe ausgenutzt haben, wechseln Sie zur nächstmöglichen Aufgabe und so weiter.

Konzentrieren Sie sich nur auf die Tasks, die sich auf dem kritischen Pfad befinden. Die Reduzierung der Dauer von Aufgaben, die nicht darauf basieren, ist nicht sinnvoll, wenn Sie versuchen, die Gesamtlänge des Projekts zu verkürzen.

An einem gewissen Punkt werden Sie die Dauer des kritischen Pfads so weit reduzieren, dass Sie einen anderen kritischen Pfad haben. Dann können Sie mit dem neuen kritischen Pfad arbeiten.

Je mehr Sie das Projekt schneller verfolgen, abstürzen und verkleinern, desto wahrscheinlicher ist es, zu spät zu kommen. Richtig: Irgendwann haben Sie so viel Zeit wie möglich aus dem Zeitplan verdrängt, und es werden mehrere kritische Pfade und nahezu kritische Pfade vorhanden sein.

Wenn eine Aufgabe in einem dieser Pfade verloren geht, muss das Projekt eine gewisse Reserve verwenden. Und wenn Sie nicht aufpassen, werden Sie alles nutzen und das Projekt zu spät machen.