Kondensieren Ihre QuickBooks 2013 Datendatei - Dummies

Der Befehl QuickBooks 2013 Condense erstellt eine permanente Kopie der QuickBooks-Datendatei, eine Archivkopie .. Eine Archivkopie der Firmendatei ist eine Momentaufnahme der Unternehmensdatei, wie sie zu einem bestimmten Zeitpunkt existiert.

Wenn jemand später eine Frage hat - vielleicht Ihr Buchhalter oder ein bundesstaatlicher oder staatlicher Rechnungsprüfer - können Sie die Archivkopie der Datendatei verwenden, um zu zeigen, wie die Firmendatei zu einem bestimmten Zeitpunkt aussah.

Nachdem Sie verstanden haben, worum es bei der Archivierung geht, ist es ziemlich einfach. Gehen Sie folgendermaßen vor, um die QuickBooks-Firmendatei zu komprimieren:

1. Wählen Sie den Befehl Datei → Dienstprogramme → Daten kondensieren.

   QuickBooks zeigt das erste Dialogfeld "Daten kondensieren" an, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

   

2. Wählen Sie das Optionsfeld Transaktionen vor einem bestimmten Datum aus.

   Mit dieser Option wird QuickBooks mitgeteilt, dass Sie zwei Dinge tun möchten: Erstellen Sie eine Archivkopie der QuickBooks-Datendatei und verkleinern Sie die Größe der Arbeitsdatei so, dass sie nicht so groß ist. QuickBooks reduziert die Größe der Arbeitsversion der Unternehmensdatendatei, indem alte, geschlossene Transaktionen entfernt werden, wenn Sie in Schritt 3 auswählen, dass Transaktionen entfernt werden sollen.

3. Geben Sie das Datum zum Entfernen von Transaktionen vor an.

   Um das Datum anzugeben, vor dem geschlossene Transaktionen entfernt werden sollen, geben Sie das Datum in das vorgesehene Feld ein. Wenn Sie die Datei beispielsweise durch Entfernen von Transaktionen am oder vor dem 31. Dezember 2010 verdichten möchten, geben Sie 1/1/2011 in das Datumsfeld ein.

   Beachten Sie jedoch, dass Sie sich nicht gezwungen fühlen, mehrere geschlossene Transaktionen zu entfernen. Sie entfernen geschlossene Transaktionen nur, wenn Ihre QuickBooks-Firmendatei zu groß wird. Sie können problemlos mit einer Unternehmensdatei von QuickBooks mit einer Größe von 25 MB, 50 MB oder sogar 100 MB (Megabyte) arbeiten.

   Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie mit der Angabe fertig sind, welche Transaktionen QuickBooks entfernen soll. QuickBooks zeigt das zweite Dialogfeld "Daten kondensieren" an, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

   

4. Geben Sie an, wie Bestandstransaktionen verdichtet werden sollen.

   Wenn Ihre QuickBooks-Datei Inventurtransaktionen enthält, empfiehlt QuickBooks, dass Sie alte Inventartransaktionen entfernen. Wenn QuickBooks das zweite Dialogfeld "Daten kondensieren" anzeigt, können Sie QuickBooks anweisen, dies zu tun, indem Sie die Option Inventartransaktionen entfernen auswählen. (Wenn Sie keine alten Transaktionen entfernen möchten, wählen Sie die Schaltfläche Alle Inventartransaktionen behalten.) Klicken Sie auf Weiter, um mit dem dritten Dialogfeld Daten kondensieren fortzufahren (nicht abgebildet), in dem gefragt wird, welche Transaktionen als geschlossen betrachtet werden sollen.

5. Geben Sie an, welche Transaktionen als geschlossen betrachtet werden sollen.

   Wenn Sie auf Weiter klicken, fragt QuickBooks nach mehr Informationen darüber, was genau eine geschlossene oder alte Transaktion ausmacht, die entfernt werden sollte. Sie aktivieren Kontrollkästchen, um anzugeben, ob Transaktionen vor dem Entfernungsdatum entfernt werden sollen, auch wenn sie nicht gelöscht, als "Gedruckt" markiert, als "Gesendet" gekennzeichnet sind und so weiter. Dann klicken Sie auf Weiter, um zum vierten Dialogfeld "Daten kondensieren" zu gelangen.

   

6. Geben Sie eine Listenbereinigung an, die auftreten soll.

   Verwenden Sie das vierte Dialogfeld "Daten kondensieren", um QuickBooks mitzuteilen, dass es auch einige der Listen bereinigen soll. Sie können z. B. Kontrollkästchen im Dialogfeld Daten kondensieren aktivieren.

   Indem Sie Ihre Liste bereinigen, indem Sie nicht verwendete Listenelemente entfernen, reduzieren Sie nicht nur die Größe der Unternehmensdatei, sondern vereinfachen auch die Arbeit mit der Liste.

7. Klicken Sie auf Weiter.

   QuickBooks zeigt die fünfte Seite des Dialogfelds "Daten kondensieren" an, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

   

8. Bestätigen Sie Ihre Verkürzungs- und Archivierungsoperation.

   Nachdem Sie beschrieben haben, wie QuickBooks die Unternehmensdatei archivieren und kondensieren soll, zeigt QuickBooks das fünfte Dialogfeld "Daten kondensieren" an. In diesem Dialogfeld werden Sie aufgefordert, Ihre Entscheidung zum Archivieren und Verdichten der Datendatei zu bestätigen. Verwenden Sie dieses Dialogfeld, um die Tatsache zu bestätigen, dass Sie die Daten archivieren und komprimieren möchten.

9. Klicken Sie auf Beginnen Sie zu kondensieren.

   QuickBooks beginnt mit der Verdichtung der Datendatei.

10. Sichern Sie die Datendatei, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

    Zu ​​Beginn des Kondenswasserprozesses fordert QuickBooks Sie auf, die QuickBooks-Firmendatei zu sichern. Das Sichern der QuickBooks-Firmendatei als Teil eines kondensierten Vorgangs funktioniert genauso wie das Sichern der QuickBooks-Firmendatei zu einem anderen Zeitpunkt.

    Nachdem Sie die QuickBooks-Firmendatei gesichert haben, speichert QuickBooks eine Archivkopie der Unternehmensdatei und bereinigt dann die Arbeitsversion der Unternehmensdatei mithilfe Ihrer Anweisungen. Auch hier kann es, wie in den früheren Schritten erwähnt, nur einige Minuten dauern, bis der Bereinigungsprozess abgeschlossen ist, oder es kann mehrere Stunden dauern, wenn Ihre Datei sehr groß ist.