Bibliothek Apps in SharePoint Online - Dummies

Wenn Sie eine Möglichkeit benötigen, Dateien so zu organisieren, dass sie über Auf einer SharePoint-Website finden Sie eine Auswahl, die für die gängigsten Bibliothekstypen in SharePoint Online vordefiniert ist. Sehen Sie sich diese Standardbibliotheks-Apps und die kurzen Beschreibungen ihrer Funktionen an:

• Asset Library: Hier speichern Sie Informationsressourcen, die keine Dokumente sind - gebrauchsfertige Informationen in Form von Bildern, Audiodateien, Videodateien - um sie verfügbar zu machen und ihre Nutzung zu regulieren.
• Datenverbindungsbibliothek: Bei diesem Bibliotheks-App-Typ können Sie Dateien ablegen und freigeben, die externe Datenverbindungen spezifizieren und beschreiben. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise, dass Ihre Benutzer Daten aus einem Data Warehouse abrufen können. Das Einrichten einer Verbindung mit dem Data Warehouse und das korrekte Abrufen aller Servernamen, Benutzernamen und Verbindungsinformationen kann mühsam sein. Mithilfe einer Datenverbindungsbibliotheks-App kann ein Administrator die Verbindungen einrichten und in der Bibliothek speichern. Die Benutzer würden dann einfach die Verbindung zum Data Warehouse verwenden, wenn sie Daten abrufen und analysieren möchten.
• Dokumentbibliothek: In SharePoint werden viele davon ausgeführt und erstellt. Solche Bibliotheks-Apps dienen zum Speichern von Dokumenten, Ordnen in Ordnern, Steuern ihrer Versionen und Regulieren ihrer Verwendung mit einem Check-in / Check-out-System.
• Formularbibliothek: Hier speichern und verwalten Sie elektronische Versionen von leeren Geschäftsformularen für die tägliche Dokumentation, z. B. Bestellungen und Statusberichte. Zum Erstellen und Verwalten von Bibliotheksanwendungen dieses Typs benötigen Sie einen kompatiblen XML-Editor. Bedenken Sie jedoch, dass die Formularbibliotheks-App nur ein Ort zum Speichern der Daten ist, die in das Formular eingegeben wurden. Um das eigentliche Formular zu erstellen, benötigen Sie den XML-kompatiblen Formulareditor.
• Bildbibliothek: Dieser Bibliotheks-App-Typ dient zum Speichern und gemeinsamen Nutzen digitaler Bilder. Der Unterschied zwischen der Assets-Bibliothek und der Bildbibliothek kann subtil sein, da beide Bilder speichern. Der entscheidende Unterschied liegt im Namen. Die Bildbibliothek wurde speziell zum Speichern von Bildern entwickelt, und die Objektbibliothek wird zum Speichern von Bildern verwendet. Wenn Sie ein Bild als ein Foto und ein Bild als etwas wie ein Logo oder eine Grafik betrachten, entstehen die Unterschiede. Beispielsweise zeigen die Bilder in einer Picture Library-App ein Miniaturbild, wenn sie in Suchen angezeigt werden, die Bilder in einer Bildbibliothek jedoch nicht.
• Datensatzbibliothek: Sie speichern Geschäftsdatensätze in dieser Bibliotheksanwendung. Wenn Sie eine Datensatzbibliotheks-App erstellen, fügen Sie einige Funktionen hinzu, mit denen SharePoint Datensatzverwaltungs- und Aufbewahrungszeitpläne erstellen kann.Diese Art von Funktionalität ist wichtig, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Sie Ihre Due Diligence durchführen, um Ihre Geschäftsunterlagen zu verwalten, indem Sie SharePoint das Schwergewicht aufheben lassen.
• Dokumentbibliothek dokumentieren: Dieser Bibliothek-App-Typ wird zum Speichern und Verwalten von Berichtsdokumenten verwendet. Diese Bibliotheks-App ähnelt der Berichtsbibliothek. Es gibt jedoch einige Unterschiede. Sehen Sie sich die Report Document Library und die Report Library-Apps an, um zu sehen, welche Ihnen am besten gefällt und welche am besten zu Ihren Berichtsanforderungen passt.
• Berichtsbibliothek: Dieser Bibliothek-App-Typ ist für Webseiten und Dokumente bestimmt, die die Leistung (und andere derartige Messwerte), den Fortschritt in Bezug auf Unternehmensziele und andere in Business Intelligence verwendete Informationen verfolgen.
• Site-Postfach: Dieser Bibliotheks-App-Typ ist nützlich, um E-Mails und Dokumente eng miteinander zu verbinden, da diese App Ihre Site mit einem Exchange-Postfach verbindet. Sobald die Verbindung hergestellt ist, können Sie Ihre E-Mails in SharePoint anzeigen und Ihre Dokumente in Outlook anzeigen.
• Wiki-Seitenbibliothek: Bibliotheks-Apps dieses Typs verfügen über miteinander verbundene Webseiten, die Inhalte wie Text oder Bilder und Funktionen in Form von Webparts enthalten, die von mehreren Benutzern problemlos bearbeitet werden können.