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Wenn Sie mehrere Buchhaltungssystembenutzer in Ihr QuickBooks 2012 einführen, erhöhen Sie den Bedarf an Buchhaltungskontrollen. Durch den Zugriff auf das Buchhaltungssystem können Benutzer versehentlich Fehler in das Buchhaltungssystem einführen, oder leider können einige Benutzer absichtlich ein Unternehmen betrügen.
Aus diesen Gründen einige der QuickBooks Buchhaltungskontrolltechniken, um unbeabsichtigte Fehler zu minimieren und die Möglichkeit für Diebstahl zu minimieren:
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Vergleichen Sie regelmäßig die Inventurzählungen mit den Inventurabrechnungen. Das Inventar schrumpft leider. Leute - manchmal Angestellte, aber oft Pseudokunden wie Ladendiebe - werden Inventar stehlen.
Daher ist eines der Dinge, die Sie sowohl tun müssen, um Ihre Inventurverluste zu minimieren als auch genaue Buchhaltungsaufzeichnungen zu pflegen, regelmäßig physische Zählungen Ihres Inventars mit dem zu vergleichen, was Ihre Buchhaltungsaufzeichnungen zeigen.
Ein kleiner Supermarkt möchte zum Beispiel täglich den Tabakvorrat, den wöchentlichen Bier- und Weinbestand und alle anderen Lebensmittelvorräte monatlich oder jährlich vergleichen. Diese Vorgehensweise beim häufigen Zählen der wertvollsten und am einfachsten zu stehlenden Elemente führt zu zwei Dingen:
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Die Schrumpfung des Inventars wird schnell erkannt.
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Der Geschäftsinhaber kann die Lagerbestandsverringerung minimieren, indem er den Typ des am häufigsten gestohlenen Inventars ermittelt oder sogar, wenn das Inventar am häufigsten gestohlen wird.
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Bankkonten abgleichen. Eine Sache, die Unternehmer tun sollten, ist ihre eigenen Bankkonten zu versöhnen. Häufig findet Mitarbeiterdiebstahl durch Buchhaltungspersonal statt, da Mitarbeiter herausfinden, wie Schecks auf das Bankkonto des Unternehmens geschrieben werden, das der Eigentümer nicht sieht. Eine sichere Möglichkeit, eine fiktive und betrügerische Transaktion zu finden, besteht darin, dass der Eigentümer den Kontoauszug abgleichen muss.
Wenn der Eigentümer den Kontoauszug abgleicht, kann er die Buchhaltung der Bank mit den QuickBooks-Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens vergleichen. Offensichtliche Diskrepanzen können behoben werden - was bedeutet, dass die Buchhaltungsaufzeichnungen von QuickBooks genauer sind. Darüber hinaus werden flockige, verdächtige Transaktionen offensichtlich, wenn der Geschäftsinhaber Schecks genau betrachtet.
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Trennen Sie die Buchführung soweit möglich von der physischen Verwahrung. In einem kleinen Unternehmen ist es schwierig, die Buchführung für eine Aktivität immer von der physischen Verwahrung oder körperlichen Verantwortung für diese Aktivität zu trennen.Es ist zum Beispiel schwierig, die Bestandsbuchhaltung von der physischen Verwahrung oder dem Zugriff auf dieses Inventar zu trennen.
Zum Beispiel kann ein Ladenangestellter leicht Zigaretten stehlen und auch Bestandsaufzeichnungen durch Kassenverkäufe für Zigaretten anpassen. Wo immer Sie die physische Verwahrung von der Buchhaltung trennen können, findet eine integrierte Fehlerprüfung statt.
Sie können Ihren CPA um Hilfe bitten, um Möglichkeiten zur Trennung der physischen Verwahrung von Vermögenswerten von Buchhaltungs- und Buchführungspflichten zu finden. Und Sie sollten das wirklich tun. Leider ist Mitarbeiterdiebstahl sehr verbreitet.
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Trainieren Sie Mitarbeiter bei der Verwendung von QuickBooks. Sie sollten die Mitarbeiter darin schulen, QuickBooks zu verwenden, wenn Sie aus zwei Gründen ein Unternehmen beliebiger Größe haben:
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Wer QuickBooks beherrscht, macht seltener versehentliche Fehler. Also, wenn Sie können, ist es sinnvoll, einige Mitarbeiter mit Hilfe oder Schulung oder beidem zu unterstützen. Diese Ressourcen ermöglichen es den Benutzern, QuickBooks-Funktionen komfortabler und genauer zu nutzen, um Finanzinformationen zu erstellen, mit denen Sie Ihr Unternehmen besser verwalten können.
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Unordentliche Buchhaltungsaufzeichnungen tarnen den Diebstahl von Angestellten. Oft ist eines der Dinge, die Sie sehen, wenn Mitarbeiter-Diebstahl passiert, wirklich vermasselte Buchhaltungsaufzeichnungen. So bedeutet Training nicht nur genauere Buchhaltungsaufzeichnungen, sondern auch, dass Sie weniger wahrscheinlich eine Umgebung haben, die zu Diebstahl oder Veruntreuung förderlich ist.
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Schließen Sie Ihre QuickBooks-Datei. Wenn Sie einen Kurs "Grundlagen der Rechnungslegung" ablegen, werden Sie lernen, dass "Schließen" eine Reihe von Buchhaltungsprozeduren bedeutet, die jemand durchläuft, um Einnahmen- und Ausgabenkonten zu entfernen.
In QuickBooks bedeutet Schließen etwas anderes. Sie möchten die QuickBooks-Datei jedoch trotzdem schließen, um die Integrität Ihrer Daten zu gewährleisten. So geht's: Wählen Sie den Befehl Bearbeiten → Voreinstellungen, wählen Sie Buchhaltung und dann die Registerkarte Firmeneinstellungen und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Abschlußdatum Datum / Passwort festlegen. Wenn Sie von QuickBooks aufgefordert werden, geben Sie ein "Schließdatum" und ein Kennwort an.
Nachdem Sie diese Informationen bereitgestellt haben, verbietet QuickBooks entweder Benutzern oder beschränkt Benutzer, Transaktionen vor dem Abschlussdatum zu ändern oder einzugeben. (Nur Personen mit dem Kennwort können Änderungen an Terminen vornehmen, die vor dem Abschlussdatum liegen.)
