QuickBooks: 8 Finanztipps für Geschäftsinhaber - Dummies

Unternehmer sollten eine aktive Rolle in der finanziellen Seite des Unternehmens spielen, um jegliche Unterschlagungs- oder Fälschungsversuche zu verhindern. Überprüfen Sie Ihre QuickBooks-Finanzausweise, behalten Sie genau im Auge, wohin das Geld fließt, und wissen Sie, wer mit den Finanzen umgeht. Halten Sie Ihr Geschäft sicher und in Ordnung, indem Sie diese acht finanziellen Tipps befolgen.

Unterschreiben Sie Ihre eigenen Schecks

Dies ist kein Schlag gegen Buchhalter. In einem kleinen Unternehmen haben jedoch Leute (vor allem Vollkostenbuchhalter) die Möglichkeit, Sie leicht zu betrügen. Indem Sie alle Schecks selbst unterschreiben, behalten Sie Ihre Finger am Puls Ihres Geldabflusses. Ja, diese Übung kann mühsam sein - Sie müssen jedes Mal, wenn Sie einen Stapel Schecks unterschreiben, durch Papierkram waten - aber denken Sie an die Alternative.

Übrigens, wenn Sie in einer Partnerschaft sind, sollten mindestens zwei Partner die Schecks unterschreiben - oder zumindest die großen Schecks.

Unterschreiben Sie den Scheck nicht falsch

Wenn Sie viele Schecks unterschreiben, könnten Sie versucht sein, eine schnelle und wütende (unvermeidlich unleserliche) Unterschrift zu verwenden. Es ist zwar sinnvoll, Ihren Namen unleserlich zu kritzeln, wenn Sie Baseballbälle signieren, aber tun Sie dies nicht, wenn Sie Schecks signieren. Eine klare Signatur, besonders eine mit einem persönlichen Stil, ist unverwechselbar. Eine gewellte Linie mit einem Kreuz und ein paar Punkten ist leicht zu schmieden.

Überprüfen Sie abgebrochene Schecks, bevor Ihr Buchhalter

durchführt. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre stornierten Schecks (das Scheckbild, das auf Ihrem Kontoauszug angezeigt wird) überprüfen, bevor andere Personen den monatlichen Kontoauszug sehen.

Bei diesen Informationen geht es nicht um buchstäbliche Buchhalter. Dennoch kann ein Geschäftsinhaber feststellen, ob jemand Unterschriften auf Schecks fälscht, indem er als erster den Kontoauszug öffnet und jede der Unterschriften auf den stornierten Schecks überprüft.

Wenn Sie die Schecks nicht prüfen, können skrupellose Mitarbeiter - insbesondere Buchhalter, die die Bankkontodaten aktualisieren können - ungestraft Ihre Unterschrift fälschen. Und sie werden nicht erwischt, wenn sie das Konto nie überziehen.

Fühlen Sie sich nicht geneigt, diese Verfahren zu befolgen? Dann werden Sie - und nicht die Bank - wahrscheinlich die Verluste verschlingen.

Wählen Sie einen Buchhalter aus, der sich mit Computern und Gehaltsabrechnungen auskennt.

Machen Sie sich keine Sorgen, Sie müssen bei der Einstellung eines Buchhalters keine FBI-Hintergrundprüfung anfordern. Wenn Sie QuickBooks verwenden, müssen Sie keine Leute einstellen, die mit den Buchhaltungssystemen kleiner Unternehmen vertraut sind. Finden Sie einfach Leute, die ein Scheckbuch führen und mit einem Computer arbeiten können.Sie sollten kein Problem damit haben, QuickBooks zu verstehen.

Natürlich wollen Sie niemanden, der gerade vom Rübenkarren gefallen ist. Aber selbst wenn Sie jemanden einstellen, der auf einem in die Stadt fährt, werden Sie nicht viel Mühe haben, diese Person mit QuickBooks auf den neuesten Stand zu bringen.

Ein Buchhalter, der doppelte Buchhaltung kennt, ist sehr hilfreich. Aber um fair zu sein, ist solches Wissen wahrscheinlich nicht wesentlich. Aber denken Sie daran: Wenn Sie anstellen, finden Sie jemanden, der weiß, wie man Lohn- und Gehaltsabrechnung macht - und nicht nur die Lohnsteuer Steuern, sondern auch die staatliche Lohnsteuer Affengeschäft.

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Finanzberichte

Erstellen und betrachten Sie regelmäßig die Gewinn- und Verlustrechnung, die QuickBooks mühelos erstellt. Holen Sie sich Gewohnheit über Ihre Bilanz mit ihren Listen von Aktiva und Passiva zu suchen. Entdecke und finde einen oder zwei weitere Berichte, die dir nützliche Einblicke in die Rhythmen und Reime deines Geschäfts geben. (Irgendwelche Fehler, die Sie machen, werden übrigens wahrscheinlich als doofe Zahlen in Ihrer Bilanz erscheinen.)

Wahrscheinlich können Sie die Operation mit Hilfe von zwei oder drei leicht verständlichen Berichten ziemlich fest im Griff behalten. Und indem Sie regelmäßig diese Abschlüsse einsehen - sagen wir einmal oder zweimal pro Woche -, verwandeln Sie Ihr Buchhaltungssystem in ein nützliches Werkzeug, um verlockende Gelegenheiten zu erkennen und gefährliche Fallen zu vermeiden.

Mithilfe dieser drei QuickBooks-Berichte können Sie Ihr Unternehmen führen:

• Eine Gewinn- und Verlustrechnung , in der die Zahlen für das aktuelle Jahr und das Vorjahr verglichen werden (damit Sie sehen können, wie Sie im laufenden Jahr im Vergleich zum Vorjahr)

• Die Zusammenfassung der Debitorenbuchhaltung (damit Sie sehen können, welche Kunden und Kunden überfällig sind)

• Die Bilanz (so können Sie Überwachen Sie Ihr Bargeld und Ihr Betriebskapital und entdecken Sie lustige Sachen.

Wählen Sie ein geeignetes Buchhaltungssystem

Wenn Sie QuickBooks verwenden, verwenden Sie entweder eine kassenbasierte Buchhaltung oder eine periodengerechte Buchführung. Cashbasierte Buchhaltung ist in Ordnung, wenn der Geldzufluss eines Unternehmens seine Umsätze widerspiegelt und sein Geldabfluss seine Ausgaben widerspiegelt. Diese Situation ist jedoch in vielen Unternehmen nicht der Fall. Ein Vertragshändler von Einfamilienhäusern kann zum Beispiel Bargeld aufnehmen (durch Kreditaufnahme bei Banken), darf aber kein Geld verdienen. Alternativ kann ein Pfandhausbesitzer, der Geld zu 22 Prozent Zinsen leiht, eine Menge Geld verdienen, selbst wenn täglich Geld aus dem Geschäft fließt.

Als allgemeine Regel gilt: Wenn Sie Inventar kaufen und verkaufen, funktioniert die periodengerechte Buchhaltung besser als die kassenbasierte Buchhaltung. Bei der kassenbasierten Rechnungslegung werden jedoch normalerweise die Einkommensteuern abgeschrieben.

Wenn QuickBooks nicht für Ihr Unternehmen funktioniert …

QuickBooks ist ein großartiges Buchführungsprogramm für kleine Unternehmen. Aber wenn QuickBooks nicht Ihren Anforderungen zu entsprechen scheint - wenn Sie beispielsweise ein Programm benötigen, das für einen Hersteller besser funktioniert oder ein spezielles branchenspezifisches Feature enthält - möchten Sie vielleicht eines der komplizierteren (aber auch leistungsfähigeren) Programme.) Buchhaltungspakete für kleine Unternehmen.

Bevor Sie von QuickBooks Simple Start oder QuickBooks Pro springen, sollten Sie die Enterprise Solutions-Version von QuickBooks ausprobieren, die mehr kostet, aber auch für größere Unternehmen geeignet ist. Die Enterprise-Version von QuickBooks sieht fast genauso aus wie die "normalen" Versionen. Wenn Sie QuickBooks Pro kennen, kennen Sie QuickBooks Enterprise bereits.

Wenn die Enterprise-Version von QuickBooks nicht funktioniert, können Sie mit Ihrem Buchhalter über branchenspezifische Pakete sprechen. (Zum Beispiel, wenn Sie ein kommerzieller Drucker sind, haben einige Anbieter möglicherweise ein spezielles Buchhaltungspaket für kommerzielle Drucker entwickelt.)

Halten Sie alles einfach

Halten Sie bei der Verwaltung von Finanzgeschäften für Kleinunternehmen alles so einfach wie möglich. In der Tat, halten Sie Ihre geschäftlichen Angelegenheiten einfach genug, dass Sie leicht erkennen können, ob Sie Geld verdienen und ob das Geschäft gesund ist.

Dieser Ratschlag über Einfachheit mag seltsam klingen, aber manchmal können sehr kluge Leute monströs komplexe Finanzstrukturen für ihre Unternehmen aufbauen, einschließlich komplizierter Leasingvereinbarungen, labyrinthischer Partnerschafts- und Unternehmensstrukturen und anspruchsvoller Gewinnbeteiligung und Kosten. Vereinbarungen mit anderen Unternehmen. Diese hochentwickelten finanziellen Arrangements bringen keinen Gewinn hervor, wenn Sie alle Kosten berücksichtigen. Darüber hinaus werden solche komplexen Arrangements fast immer zu Verwaltungs- und Aufzeichnungsproblemen.