Zehn Projektmanagement-Fallstricke und wie man sie vermeidet - Dummies

Die Verwaltung eines Projekts ist schwierig. Umfang, Ressourcen, Erwartungen, Zeitpläne und Budgets ändern sich ständig. Obwohl Microsoft Project Ihnen bei der Organisation, Planung und Verfolgung eines Projekts behilflich sein kann, kann es Ihnen nicht helfen, alle Fallstricke im Projektmanagement zu vermeiden. Hier finden Sie zehn der häufigsten Fallstricke und Tipps, wie Sie diese vermeiden können.

Beginne zu klein

Um in einem neuen Projekt den richtigen Fuß zu fassen, beginne mit dem Nachdenken über das große Ganze und gehe systematisch zu den Details. Sie müssen den Zweck, die Ziele und die strategische Bedeutung des Projekts verstehen, bevor Sie in die detaillierten Aufgaben eintauchen, die zur Fertigstellung des Projekts erforderlich sind.

Beginnen Sie mit der Beantwortung dieser Fragen: Sollte das Projekt nach Deliverable organisiert sein? Nach Phase? Von der Geographie? Nach Art der Technologie? Überlegen Sie sich die Auswirkungen der Organisation Ihres Projekts auf diese Weise. Wenn Sie festlegen, wie Sie das Projekt organisieren möchten, können Sie mit Ihrer Projektstrukturplanungsstruktur (WBS) beginnen. Wenn Sie sich für eine Phase nach Phase entscheiden, wird jede Phase Ihres Projekts in der obersten Ebene des WBS angezeigt. Wenn Sie entscheiden, dass die Ergebnisse das Projekt besser organisieren, ist dies die oberste Ebene. Sobald Ihre oberste Ebene eingerichtet ist, können Sie beginnen, die oberste Ebene in detailliertere Arbeitspakete und von Arbeitspaketen in Aufgaben zu zerlegen.

Versagen, Ihre Annahmen zu erfassen

Sie könnten ein Projekt nicht ohne bestimmte Annahmen planen. Annahmen zu machen ist kein Problem, aber zu glauben, dass andere Menschen Ihre Annahmen kennen oder sogar teilen - ist ein Problem.

Wenn Sie ein neues Projekt starten, erstellen Sie ein Annahmenprotokoll - entweder in einer Excel-Tabelle oder als Word-Tabelle. Dokumentieren Sie die Annahme, geben Sie die Frist für die Validierung an und fügen Sie ein Feld für Kommentare hinzu. Es ist sehr einfach, aber es stellt sicher, dass jeder unter den gleichen Annahmen arbeitet.

Fügen Sie die Annahme in den Abschnitt Notizen der Aufgaben ein, die von der Annahme betroffen sind.

Behandeln Sie Ihr Projekt als einziges VIP (Very Important Project)

Ihr Projekt ist wichtig für Sie; In der Tat kann es der wichtigste Aspekt Ihrer Arbeit sein. Es ist vielleicht nicht so wichtig für alle anderen. Wenn Sie in einer Organisation arbeiten, die viele laufende Projekte hat, ist Ihre wahrscheinlich nicht die Nr. 1 Priorität. Wann immer Ressourcen aus Ihrem Projekt gezogen werden, um einem anderen zu helfen, kehren Sie einfach zum Zeitplan zurück und überarbeiten Ihren Plan, um die Arbeit abzuschließen.Möglicherweise müssen Sie die Baseline überarbeiten oder sogar eine neue erstellen.

Glauben Sie, dass Verfügbarkeit eine Fähigkeitsskala ist

Wenn Sie tief im Projekt arbeiten und versuchen, die Ressourcenverfügbarkeit mit der auszuführenden Arbeit in Einklang zu bringen, ist die einfachste Strategie die Suche nach dem ersten nicht zugewiesenen oder unterverteilten Ressource und ordnen Sie diese Person einer Aufgabe zu. Das Problem ist, dass die nicht zugewiesene Ressource möglicherweise nicht die Fähigkeiten besitzt, die Arbeit zu erledigen. Die Position eines Mitarbeiters in der IT-Abteilung garantiert zum Beispiel nicht, oder impliziert sogar, dass er eine Datenbank aufbauen oder ein System entwerfen kann. Identifizieren Sie die Fähigkeiten, die für die Durchführung der Arbeit erforderlich sind, und identifizieren Sie die Fähigkeiten der verfügbaren Ressourcen. Möglicherweise müssen Sie sogar Skill- -Ebenen , wie Einstieg, Midlevel und Experte identifizieren.

Abonnieren Sie den Mythos der unbegrenzten Ressourcen

Wenn Sie den Aufwand und die Dauer jeder Aufgabe nicht berechnen, laufen Sie Gefahr, einer einzelnen Ressource zu viel Arbeit zuzuweisen. In den meisten Fällen sind die Ressourcen nicht Vollzeit Projekten gewidmet. Viele Ressourcen arbeiten in einer Matrix Organisation; Sie arbeiten an mehreren Projekten oder sie arbeiten an Projekten.

Wenn Sie nicht festlegen, wie lange die Ressourcen für das Projekt ausgeben müssen und die Arbeit entsprechend ausgleichen, sehen Sie eine unerfreuliche Überraschung, wenn das Projekt nachlässt, weil seine Ressourcen nicht zu 100 Prozent dediziert sind oder weil Sie sie überallociert haben.

Verlassen Sie sich auf unrealistische Schätzungen

Als Projektmanager verlassen Sie sich auf Teammitglieder, um genaue Kosten- und Dauerschätzungen ihrer Arbeit zu erstellen. Schließlich können Sie nicht in jedem Bereich ein Fachexperte sein. Da Sie jedoch weiterhin für den Zeitplan und das Budget verantwortlich sind, das Sie entwickeln, sollten Sie verstehen, wie die Schätzungen entwickelt wurden, und dann die entsprechende Schätzmethode überprüfen.

Dokumentieren Sie im Abschnitt "Anmerkungen" die Schätzbasis und die Annahmen, die zur Erstellung einer Schätzung verwendet wurden, um die mit der Schätzung verknüpften Variablen verfolgen zu können.

Vergessen Sie, sich auf Murphy's Law vorzubereiten

Ein Projektmanager hat eine "can-do" -Einstellung. Probleme lösen und Ergebnisse liefern bedeutet jedoch nicht, dass Sie es sich leisten können, blind für Projekte zu sein. Die termingerechte und budgetgerechte Lieferung hängt teilweise davon ab, dass sowohl für den Zeitplan als auch für das Budget Rückstellungen für unvorhergesehene Ausgaben gebildet werden. Sie können Reserve für einzelne Aufgaben anlegen, die von Natur aus riskant sind, und eine Gesamtprojektreserve festlegen. Für einfachere Projekte ist eine Reserve von 10 Prozent ausreichend. Für Spitzentechnologie benötigen Sie möglicherweise eine Reserve von 50 Prozent oder mehr.

Erliegen Sie dem Wahnsinn der Begegnung

Das Hindernis Nr. 1 zur Erfüllung von Aufgaben ist zweifellos The Meeting. Sie erinnern sich vielleicht an Arbeitstage, an denen Sie von einer Besprechung zur nächsten gedrängt haben, nur um das Ende des Tages zu erreichen und zu erkennen, dass Sie es versäumt haben, Ihre eigene Arbeit zu erledigen. Sie mussten wahrscheinlich nicht alle besuchen - oder, wenn sie zumindest effektiver gelaufen wären, hätten sie in der Hälfte der Fälle fertig sein können.

Stoppt den Versammlungswahnsinn! Planen Sie Besprechungen - auch wöchentliche Statusbesprechungen - nur bei Bedarf. Experimentieren Sie, indem Sie Teambesprechungen alle zwei Wochen abhalten oder Einzelgespräche mit einzelnen Teammitgliedern führen.

Wenn ein bestimmtes Thema auf der Tagesordnung die Eingabe eines Stakeholders erfordert, bitten Sie diese Person, nur an diesem Teil des Meetings teilzunehmen und dann entschuldigt zu werden, um an den Arbeitsplatz zurückzukehren.

Vergessen Sie, dass es nur ein Modell ist

Nachdem Sie wissen, wie Sie mit Project einen effektiven Zeitplan erstellen, verwechseln Sie den Zeitplan nicht mit der Realität. Der Zeitplan ist einfach ein Modell der Realität, wenn man die zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Informationen berücksichtigt. Informationen, Annahmen, Schätzungen und Ressourcen Alle Änderungen, Risiken und Probleme sind immer präsent, und natürlich ändert sich der Umfang des Projekts. Sobald Sie das Projekt als Baseline festgelegt haben, ist es wahrscheinlich veraltet.

Tun Sie natürlich das Beste, um das Modell mit den neuesten Informationen zu aktualisieren, aber denken Sie daran, dass die einfache Planung eines Ereignisses nicht garantiert, dass es eintritt.

Verlass auf Wunder

Wenn Sie nicht in der Lage sind, eine Frist einzuhalten, wenn Sie die Ressourcen und die Informationen, die Sie in Project eingeben, einhalten, ist es unwahrscheinlich, dass Sie diese Frist einhalten. In der Tat kann Project Ihnen helfen, die Probleme in Verbindung mit einem aggressiven Liefertermin zu kommunizieren. Sie können Stakeholdern den Zeitplan anzeigen und sie bitten, Ihnen dabei zu helfen, festzulegen, wie Sie die Ausführung von Aufgaben beschleunigen können. In einigen Fällen können Interessengruppen relevante Informationen bereitstellen, die Ihnen helfen, schneller fertig zu werden. In anderen Fällen möchten sie das Projekt jedoch zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigen, aber es gibt keine vernünftige Möglichkeit, das Fälligkeitsdatum einzuhalten.

Wenn Sie eine unrealistische Frist einhalten, treffen Sie sie so gut Sie können. Wenn der Termin einfach unmöglich ist, bestätigen Sie es. Sie können Project verwenden, um nach alternativen Ansätzen zum Erreichen der Projektergebnisse zu suchen. Sie können es jedoch nicht zum Komprimieren von Zeit verwenden.