Video: Excel - Dynamische Dropdownliste erzeugen - Auswahlliste 2024
Möglicherweise ist Ihnen der Befehl "Condense" für die QuickBooks-Datendatei aufgefallen. Was tut es? Gute Frage. Der QuickBooks-Datei-Condense-Prozess führt zwei Dinge aus:
- Der Befehl QuickBooks Condense erstellt eine permanente Kopie der QuickBooks-Datendatei. (Diese Kopie wird als Archivkopie der Datei bezeichnet.) Eine Archivkopie der Unternehmensdatei ist ein Snapshot der Unternehmensdatei, wie sie zu einem bestimmten Zeitpunkt existiert. Wenn jemand später eine Frage hat - vielleicht Ihr Buchhalter oder ein bundesstaatlicher oder staatlicher Rechnungsprüfer - können Sie die Archivkopie der Datendatei verwenden, um zu zeigen, wie die Firmendatei zu einem bestimmten Zeitpunkt aussah.
- Der Dateikondensationsprozess verkleinert die Datendatei, indem er viele alte geschlossene, detaillierte Transaktionen zusammenfasst, die Monstagebucheinträge verwenden.
Da diese Verdichtung und Archivierung etwas verwirrend sein kann, fassen wir kurz zusammen, was passiert, wenn Sie die QuickBooks Firmendatei komprimieren. QuickBooks führt während des Vorgangs in der Regel Folgendes aus:
- Speichert eine Archivkopie Ihrer Unternehmensdateien: Wenn Sie die QuickBooks-Firmendatei komprimieren, speichert QuickBooks eine Archivkopie dieser Datei.
- Entfernt geschlossene Transaktionen: QuickBooks bietet Ihnen die Möglichkeit, alte, geschlossene Transaktionen aus der aktuellen Arbeitsversion der Unternehmensdatei von QuickBooks zu entfernen. Denken Sie daran, dass durch die Archivierung eine Archivkopie der Unternehmensdatei von QuickBooks erstellt wird. Sie haben jedoch immer noch die Arbeitsversion der QuickBooks-Firmendatei und es ist diese aktuelle, funktionierende Version der QuickBooks-Firmendatei, die durch das Entfernen alter, abgeschlossener Transaktionen aufgeräumt oder komprimiert wird.
Geschlossene Transaktionen sind Transaktionen, die QuickBooks nicht mehr im Detail verfolgen muss. Eine alte Kundenrechnung ist - nachdem sie bezahlt wurde - eine geschlossene Transaktion. Ein alter Scheck, der an einen Verkäufer geschrieben wurde - nachdem er die Bank freigegeben hat - ist eine geschlossene Transaktion.
- Fasst abgeschlossene Transaktionen zusammen: Da die alten, geschlossenen Transaktionen aus der QuickBooks-Datendatei entfernt werden, erstellt die Zusammenfassung in der Regel zusammenfassende monatliche Journaleinträge für die alten, abgeschlossenen Transaktionen und ordnet diese Übersichtstransaktionen in der aktuellen, funktionierenden Version der QuickBooks-Datendatei. Mit diesen zusammengefassten monatlichen Buchungen können Sie weiterhin monatliche Finanzberichte erstellen. Auch wenn die Archivierung alle alten, abgeschlossenen Transaktionen ab etwa Januar 2011 entfernt, können Sie dennoch Abschlüsse für Januar 2011 im Jahr 2017 erstellen.Um Monatsabschlüsse für Januar 2011 zu erstellen, verwendet QuickBooks die zusammengefassten monatlichen Journaleinträge.
- Löscht den Prüfpfad: QuickBooks verwaltet einen Prüfpfad, der anzeigt, wer welche Transaktionen eingegeben hat. Ein fast verborgener Effekt der Bereinigung der QuickBooks-Datendateien betrifft den Audit-Trail. Wenn Sie eine Unternehmensdatei bereinigen und angeben, dass die Unternehmensdatei komprimiert werden soll, löscht QuickBooks den Audit-Trail vor dem Datum "Entfernte geschlossene Transaktionen am oder vor". Mit anderen Worten, für den Zeitraum, in dem QuickBooks alte geschlossene Transaktionen entfernt, entfernt es auch den Prüfpfad dieser Transaktionen.
Der Prozess "Datei komprimieren" bedeutet in der Regel, dass Sie eine Kopie der QuickBooks-Datendatei erstellen, die Sie an einem anderen Ort ablegen, und dann eine verkleinerte Version der Datei des Unternehmens erstellen. Mit dem Befehl, mit dem Sie die QuickBooks-Firmendatei komprimieren, können Sie jedoch auch fast leere Unternehmensdateien erstellen. Die meisten Leute müssen diese Option niemals verwenden.
Möglicherweise gibt es nur eine Kategorie von QuickBooks-Benutzern, die fast leere Unternehmensdateien erstellen möchten: CPAs und Berater (die eine Unternehmensdatei für eine andere Geschäftseinheit oder einen anderen Kunden wiederverwenden möchten) können diesen Befehl verwenden, um eine Firma zu erstellen. Datendateien, in denen viele der Listen bereits eingerichtet sind.
