10 Office 2016 Keystroke Shortcuts - Dummies

Ein gemeinsames Thema von Office 2016 ist, dass alle Programme gleich aussehen und funktionieren. Nachdem Sie gelernt haben, wie Sie Word verwenden, werden Sie feststellen, dass es nicht viel schwieriger ist, Excel oder PowerPoint zu lernen, da die Ribbon-Registerkarten alle auf ähnliche Weise funktionieren.

Noch besser funktionieren die gleichen Tastenanschläge in allen Office 2016-Programmen. Durch das Speichern von Tastaturkürzeln können Sie mit Office 2016 schneller und effizienter arbeiten, unabhängig davon, welches Programm Sie gerade verwenden.

Schützen Sie sich mit Undo (Strg + Z) und Redo (Strg + Y)

Viele Menschen haben Angst davor, einen Fehler zu machen, so dass sie nie etwas Neues ausprobieren, was ihnen Zeit sparen könnte. und macht ihnen das Leben leichter. Glücklicherweise können Sie in Office 2016 frei mit verschiedenen Befehlen experimentieren, denn wenn Sie etwas tun, z. B. Text löschen oder ändern oder ein Bild oder eine Seite hinzufügen, können Sie sofort umkehren, indem Sie den Befehl Rückgängig (Strg + Z) sofort verwenden…

Mit dem Befehl "Rückgängig", der Sie schützt, können Sie verschiedene Befehle ausprobieren, um zu sehen, was sie tun. Wenn die Dinge nicht wie gedacht funktionieren, drücken Sie Strg + Z und machen Sie die letzten Änderungen rückgängig.

Wenn Sie am Ende eine Änderung rückgängig machen und dann plötzlich erkennen, dass Sie diese Änderung nicht rückgängig machen möchten, können Sie einen Befehl wiederholen, den Sie zuvor rückgängig gemacht haben. Um einen Befehl wiederherzustellen, den Sie rückgängig gemacht haben, wählen Sie den Befehl Wiederherstellen (Strg + Y).

Ausschneiden (Strg + X), Kopieren (Strg + C) und Einfügen (Strg + V)

Wenn Sie eine Datei bearbeiten, werden die Daten häufig von einem Ort zum anderen verschoben oder kopiert. Verständlicherweise sind drei der häufigsten Befehle die Befehle "Ausschneiden", "Kopieren" und "Einfügen".

Um den Befehl Ausschneiden oder Kopieren zu verwenden, wählen Sie einfach ein Element (Text oder Bild) aus und wählen Sie das Symbol Ausschneiden oder Kopieren auf der Registerkarte Start (oder drücken Sie Strg + X zum Ausschneiden oder Strg + C zum Kopieren).

Am häufigsten werden die Befehle "Ausschneiden" und "Kopieren" mit dem Befehl "Einfügen" verwendet. Der Befehl Ausschneiden ohne den Befehl Einfügen entspricht jedoch im Wesentlichen dem Löschen von markiertem Text oder Objekten.

Jedes Mal, wenn Sie den Befehl Ausschneiden oder Kopieren wählen, speichert Office 2016 automatisch die ausgewählten Daten (Text oder Bilder) in der Office-Zwischenablage, die bis zu 24 Elemente aufnehmen kann. Nachdem Sie Elemente in die Office-Zwischenablage ausgeschnitten oder kopiert haben, können Sie sie jederzeit abrufen.

Wenn Sie den Computer ausschalten oder Office 2016 beenden, gehen alle Elemente in der Office-Zwischenablage verloren.

Speichern einer Datei (Strg + S)

Vertrauen Sie niemals darauf, dass Ihr Computer, Ihr Betriebssystem oder Office 2016 bei Bedarf funktioniert. Deshalb sollten Sie Ihre Datei regelmäßig während der Arbeit speichern: Wenn Sie dies nicht tun und die Stromversorgung plötzlich erlischt, gehen alle Änderungen verloren, die Sie seit dem letzten Speichern an Ihrer Datei vorgenommen haben.Wenn Sie das letzte Mal vor 20 Minuten eine Datei gespeichert haben, verlieren Sie alle Änderungen, die Sie in den letzten 20 Minuten vorgenommen haben.

Es empfiehlt sich, Ihre Datei regelmäßig zu speichern, z. B. nachdem Sie viele Änderungen an einer Datei vorgenommen haben. Um eine Datei zu speichern, drücken Sie Strg + S oder klicken Sie auf das Symbol Speichern in der Symbolleiste für den Schnellzugriff.

Beim ersten Speichern einer Datei werden Sie von Office 2016 nach einem aussagekräftigen Namen gefragt. Nachdem Sie eine Datei mindestens einmal gespeichert haben, können Sie den Befehl "Speichern" wählen und Office 2016 speichert Ihre Datei, ohne Sie mit einem Dialogfeld zu belästigen.

Drucken einer Datei (Strg + P)

Trotz aller Versprechungen eines papierlosen Büros drucken und verwenden mehr Menschen mehr Papier als je zuvor. Infolgedessen ist einer der häufigsten Befehle, die Sie verwenden, der Befehl Drucken.

Um den Befehl Drucken auszuwählen, drücken Sie Strg + P. Dadurch wird sofort eine Kopie des gesamten Dokuments gedruckt. Wenn Sie auswählen möchten, welche Seiten gedruckt werden sollen oder wie viele Kopien gedruckt werden sollen, klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie Drucken.

Überprüfen der Schreibweise (F7)

Bevor Sie jemandem erlauben, Ihre Datei zu sehen, führen Sie zuerst eine Rechtschreibprüfung durch. Drücken Sie einfach F7 und Office 2016 überprüft sorgfältig die Schreibweise Ihres Textes. Wenn die Rechtschreibprüfung ein verdächtiges Wort findet, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie eine korrekte Schreibweise auswählen, das aktuell markierte Wort ignorieren oder das markierte Wort im Office 2016-Wörterbuch speichern können, damit es nicht erneut falsch geschrieben wird.

Rechtschreibprüfungen sind praktisch und nützlich, aber sie können leicht getäuscht werden. Sie können ein Wort richtig buchstabieren (z. B. ihre) , aber dieses Wort falsch verwenden, z. B. Sie kneten zwei, um über ihr zu bewegen. Bei der Rechtschreibprüfung werden grammatikalische Fehler nicht immer erkannt. Daher müssen Sie Ihre Datei noch manuell lesen, um sicherzustellen, dass Sie keine falsch geschriebenen oder fehlerhaften Wörter in Ihrer Datei haben.

Wenn Office 2016 keine Rechtschreibprüfung für die gesamte Datei durchführen soll, markieren Sie einfach den Text, den Sie überprüfen möchten, und drücken Sie dann F7.

Öffnen einer Datei (Strg + O)

Im Allgemeinen verbringen Sie mehr Zeit mit der Arbeit mit bestehenden Dateien als mit der Erstellung neuer Dateien. Anstatt zu zwingen, jedes Mal auf die Registerkarte Datei zu klicken und den Befehl Öffnen zu finden, drücken Sie stattdessen einfach Strg + O. Daraufhin wird sofort ein Fenster geöffnet angezeigt, in dem Sie eine Datei zum Öffnen auswählen können.

Erstellen einer neuen Datei (Strg + N)

Wenn Sie eine neue Datei in Office 2016 erstellen möchten, müssen Sie normalerweise auf die Registerkarte Datei klicken und auf Neu klicken. Dann müssen Sie entscheiden, ob Sie ein leeres Dokument erstellen oder eine Vorlage verwenden möchten.

Hier können Sie schnell ein leeres Dokument erstellen: Drücken Sie einfach Strg + N. Office 2016 erstellt sofort eine leere Datei, ohne dass Sie durch irgendwelche Fenster waten müssen.

Durch Drücken von Strg + N in Outlook 2016 wird ein anderes Element erstellt, z. B. das Erstellen einer neuen E-Mail-Nachricht oder Aufgabe, je nachdem, was Sie gerade mit Outlook tun.

Text suchen (Strg + F)

Mit dem Befehl Suchen können Sie nach einem Wort oder einer Phrase suchen, die irgendwo in Ihrer Datei vergraben ist. Um den Suchbefehl zu verwenden, drücken Sie einfach Strg + F. Dadurch wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie den Text eingeben können, den Sie suchen möchten.

Suchen und Ersetzen von Text (Strg + H)

Manchmal müssen Sie möglicherweise Text mit etwas anderem suchen und ersetzen, z. B. den Namen Ihres Cousins ​​durch Ihren eigenen Namen ersetzen (besonders nützlich zum Ändern eines Wills in einer reichen Vererbung).. Um Text zu suchen und zu ersetzen, drücken Sie Strg + H. Wenn ein Dialogfeld angezeigt wird, geben Sie den Text ein, den Sie suchen möchten, und den Text, den Sie ersetzen möchten.

Beim Ersetzen von Text haben Sie die Wahl zwischen dem Befehl Ersetzen oder Alles ersetzen. Mit dem Befehl "Ersetzen" können Sie jedes Wort überprüfen, bevor Sie es ersetzen, um sicherzustellen, dass Sie das wirklich tun möchten. Der Befehl "Alle ersetzen" ersetzt den Text, ohne Ihnen die Möglichkeit zu geben zu sehen, ob er korrekt ist. Beachten Sie bei Verwendung des Befehls Alle ersetzen, dass Office 2016 Wörter möglicherweise falsch ersetzt. Beispielsweise ersetzt Office 2016 zusätzlich zum Ersetzen von Bob durch Frank alle Vorkommen von Bobcat durch Frankcat, , was wahrscheinlich der Fall ist. etwas, was du nicht tun willst.

Schließen eines Fensters (Strg + W) oder Programm (Alt + F4)

Um ein Fenster zu schließen, können Sie entweder auf das Schließfeld des Fensters klicken oder auf die Registerkarte Datei klicken und dann auf Schließen klicken. Für eine schnellere Alternative drücken Sie einfach Strg + W, um das aktuelle Fenster sofort zu schließen.

Wenn Sie den Inhalt des aktuellen Fensters nicht gespeichert haben, zeigt Office 2016 ein Dialogfeld an, in dem Sie gefragt werden, ob Sie Ihre Daten speichern möchten, bevor das Fenster geschlossen wird.

Wenn Sie das gerade laufende Programm beenden möchten, drücken Sie einfach Alt + F4. Wenn Sie offene, nicht gespeicherte Dateien haben, fragt Office 2016 zunächst, ob Sie diese speichern möchten, bevor Sie die Dateien schließen und das Programm herunterfahren.