Aufbessern Ihrer Nachrichten mit Lotus Notes 6 - Dummies

Bevor Sie eine E-Mail-Nachricht in Lotus Notes 6 senden, können Sie Zustelloptionen, Sicherheitsoptionen und Stimmungsstempel definieren. Verwenden Sie diese Hinweise, um Ihren Empfänger zu informieren, wie heiß Ihre Nachricht ist oder wie Ihre Stimmung ist. oder um eine Lieferbestätigung anzufordern, die Lieferzeit festzulegen und mehr.

Nachdem Sie den Text Ihrer Nachricht verfasst haben, klicken Sie oben in der Aktionsleiste auf die Schaltfläche Zustelloptionen, die zwangsläufig zum Dialogfeld Zustelloptionen führt, wie in Abbildung 1 dargestellt. In diesem Dialogfeld haben Sie mehrere Wahlen für Lieferung und Sicherheit und Spaß.

(Sie bemerken vielleicht auf Ihren Reisen und im Dialogfeld, dass es eine Registerkarte Erweitert gibt - die gute Nachricht ist, dass Sie sich wahrscheinlich nicht damit herumschlagen müssen.)

Abbildung 1: Legen Sie hier die Zustelloptionen fest.

Eine Nachricht festlegen Wichtigkeitsstufe

Im Abschnitt Zustelloptionen können Sie die Wichtigkeitsstufe Ihrer Nachricht festlegen: Niedrig, Normal oder Hoch. Sie können Notizen festlegen, um Nachrichten zu markieren, die Sie als Hohe Wichtigkeit markieren. Diese Nachrichten werden mit einem roten Umschlagsymbol im Posteingang des Empfängers angezeigt. Verwenden Sie diese Funktion, um Ihren Empfänger auf eine besonders wichtige, dringende oder anderweitig zeitkritische Nachricht aufmerksam zu machen.

Einen Stimmungsstempel zu einer Nachricht hinzufügen

Die Verwendung der Stimmungsstempelliste ist eine Möglichkeit, mit Ihrem (elektronischen) inneren Kind in Kontakt zu treten. Ein Stimmungsstempel ist nur ein Bild, das oben im Nachrichtentext angezeigt wird, damit Ihr Leser weiß, wie Sie sich beim Senden der Nachricht gefühlt haben. Stimmungsgestempelte Nachrichten werden im Posteingang des Empfängers ebenfalls als solche markiert.

Sie haben mehrere Stimmungsstempel zur Auswahl, einschließlich Privat, Flamme und Witz. Aus Spaß, probieren Sie jeden aus, um zu sehen, wie sie aussehen. Die Joke-Auswahl ist nützlich, wenn Sie eine Nachricht senden wollen, die nur ein wenig sarkastisch ist, und Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Leser erkennt, dass ja, Sie waren nur ein Scherz!

Um einen Stempel auszuwählen, klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben der Dropdown-Liste Stimmungsstempel. Scrollen Sie durch die Liste, um Ihre Auswahl zu treffen. Um einen Stimmungsstempel in der Vorschau anzuzeigen, klicken Sie auf den Namen in der Dropdown-Liste, und das entsprechende Symbol wird unter dieser Liste angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, und der Stimmungsstempel wird in Ihrer neuen Nachricht angezeigt. Wenn Sie keine Stimmungsstempel in Ihrer ausgehenden Nachricht haben möchten, lassen Sie einfach die standardmäßige Einstellung "Normal".

Anfordern einer Nachricht Zustellungsbericht

Treffen Sie in der Liste Zustellungsbericht eine Auswahl, um anzugeben, wann und ob Sie über den Zustellungsstatus Ihrer Nachrichten benachrichtigt werden. Ihre vier Optionen für einen Übermittlungsbericht lauten "Nur bei Fehler", "Lieferung bestätigen", "Gesamten Pfad verfolgen" und "Keine".

• Nur bei Misserfolg: Keine Nachrichten sind gute Nachrichten. Mit anderen Worten, Notes informiert Sie nur für den Fall, dass Ihre Nachricht aus irgendeinem Grund nicht zugestellt werden kann.
• Bestätigung der Lieferung: Dies ist die Wahl für Sie, wenn Sie ein wenig weniger Optimist sind. In diesem Fall teilt Notes Ihnen genau mit, wann und wo Ihre Nachricht zugestellt wurde.
• Gesamten Pfad verfolgen: Diese Auswahl gibt an, wo (und zu welchen Zeiten) Ihre Nachricht auf dem Weg zu Ihrem Empfänger angehalten wurde. (Das hört sich vielleicht interessant an, aber das interessiert Sie wahrscheinlich nicht wirklich.)
• Keine: Wählen Sie dies und Sie werfen Vorsicht in den Wind, ohne zu wissen, ob Ihre Nachricht zugestellt wird oder nicht. (Dies ist übrigens die Standardeinstellung.)

Wenn Sie eine andere Übermittlungsberichtoption als Keine auswählen, erhalten Sie einen Übermittlungsbestätigungsbericht (nur eine E-Mail-Nachricht von Ihrem Netzwerk an Sie) zurück, sobald die Nachricht angezeigt wird. dass Sie gesendet haben. Wann das sein wird hängt ganz vom Netzwerk ab. Wenn Ihr Empfänger weit weg ist - beispielsweise in einem anderen Unternehmen - kann es einige Stunden oder sogar einen ganzen Tag dauern, bis die Nachricht zugestellt wird.

Einstellen der Zustellungspriorität für eine Nachricht

Eine weitere Auswahl aus dem Dialogfeld Übermittlungsoptionen - Übermittlungspriorität - bezieht sich darauf, wie schnell Notes Ihre Nachricht zustellen soll:

• Niedrig: Wählen Sie dies, um die Nachricht zu senden. Nachricht spät in der Nacht, wenn das Netzwerk nicht so beschäftigt ist.
• Normal: Wählen Sie diese Option, um die Nachricht so bald wie möglich auf der Grundlage der vom Administrator erstellten E-Mail-Übermittlungszeitpläne zu senden. (Dies ist die Standardeinstellung.)
• Hoch: Wenn Sie diese Option wählen, wird Ihre Nachricht sofort gesendet - gehen Sie beiseite und kommen Sie durch!

Wenn Sie eine große Anlage in eine Nachricht einfügen, sollten Sie sie als Niedrige Priorität markieren. Die Nachricht wird erst dann zugestellt, wenn Sie zu Hause fest eingeschlafen sind, aber es kann Ihrem Unternehmen weniger Geld kosten, es spät nachts zu senden. Vielleicht ist dies ein Weg, um diesen Employee of the Month Award zu erhalten!

Signieren einer Nachricht

Sie signieren Nachrichten aus dem gleichen Grund, aus dem Sie Schecks oder offizielle Dokumente signieren: um zu zeigen, dass sie wirklich von Ihnen stammen. Sie müssen kein Meet-Me-for-Coffee-Memo unterschreiben, aber wenn Sie eine Nachricht mit wichtigen oder vertraulichen Informationen senden, möchten Sie vielleicht, dass Notes 6 beweist, dass die Nachricht wirklich von Ihnen stammt.

Nun können Sie offensichtlich Ihre Unterschrift nicht am Bildschirm unten in einem Memo kratzen. (Nun, eigentlich können Sie das, aber Ihr Chef würde es wahrscheinlich nicht schätzen.) Sie unterzeichnen eine Nachricht, indem Sie das Kontrollkästchen Anmelden unter dem Abschnitt Sicherheitsoptionen des Dialogfelds Zustelloptionen aktivieren.

Die Signatur, die Sie in Notes 6 verwenden, ist noch schwieriger zu fälschen als Ihr eigener John Hancock, weil es ein spezieller numerischer Computercode ist, der der Nachricht beim Senden hinzugefügt und vom Computer des Empfängers überprüft wird, wenn die Nachricht geöffnet wird. Das Memo hat keine tatsächliche Signatur, aber diese Art von Nachricht erscheint am unteren Rand des Bildschirms:

Signiert von Alan Dunkel / Primus am 07-1-02 8: 30: 46 AM, nach Primus..

Eine Nachricht verschlüsseln

Tatsächlich krabbelt die Welt mit Wichtigtuer, Bösewichtern und Spionen.Wenn Sie ein Modem verwenden, senden Sie Ihre Nachrichten über Telefonleitungen, wo eine Person, die nichts Gutes kann, sie irgendwie abfangen und lesen kann. (Es ist wirklich, sehr unwahrscheinlich, dass dies passieren wird, aber hey, man weiß es nie.) Dies ist keine große Sache für Ihre gelegentlichen Nachrichten, aber wenn Sie eine Nachricht senden, die Informationen wie vertrauliche Unternehmensinformationen, Mitarbeitergespräche enthält, oder einfach nur, wirklich guter Klatsch, den Sie nicht lesen wollen, können Sie verschlüsseln.

Wenn Sie die Verschlüsselungssicherheitsoption von Notes verwenden, sind Sie zu 100 Prozent sicher, dass nur der vorgesehene Empfänger sie lesen kann.

Um eine Nachricht zu verschlüsseln, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verschlüsseln im Abschnitt Sicherheitsoptionen des Dialogfelds Zustelloptionen. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen, wenn Sie fertig sind.

Wenn Sie eine verschlüsselte Nachricht senden, führt Notes das Scrambling für Sie durch - hinter den Kulissen. Wenn die Empfänger die Nachricht öffnen, sehen sie den Inhalt so, wie Sie ihn geschrieben haben. Mit anderen Worten, der Leser einer verschlüsselten Nachricht muss nichts Besonderes tun, um eine verschlüsselte Nachricht zu entschlüsseln. Nur die beabsichtigten Empfänger mit den richtigen Benutzer-IDs können den verschlüsselten Teil der Nachricht lesen. Der einzige, der die tatsächlich durcheinandergewürfelte Version sehen wird, ist der arme Spion, der die Nachricht auf der Durchfahrt abfängt.

Wenn Sie eine E-Mail an eine Person senden, die ein anderes E-Mail-Programm verwendet oder wenn Sie Ihre Nachricht über das Internet senden, überprüfen Sie zunächst mit dem Notes-Administrator Ihres Unternehmens, ob Sie in der Lage sind. um es zu verschlüsseln.

Anfordern eines Empfangsbestätigungsnachweises für eine Nachricht

Wenn Sie das Dialogfeld "Zustelloptionen" verwenden, um eine Empfangsbestätigung für eine Nachricht anzufordern, benachrichtigt Sie Ihr Netzwerk automatisch, wenn der Empfänger Ihre Nachricht liest. Dies unterscheidet sich von der Anforderung eines Zustellbestätigungsberichts, der Sie nur informiert, wenn die Nachricht in der E-Mail-Datenbank des Empfängers eingegangen ist. Sie würden in der Regel einen Quittungsbericht anfordern (aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen "Quittung zurückgeben"), um zu verhindern, dass die Nachricht "Ich habe Ihre Nachricht nie gesehen" und einen Versandbestätigungsbericht anfordern, um die Fehlermeldung "Ich habe Ihre Nachricht nie erhalten. das Netzwerk muss es "Entschuldigung verloren haben.

Wenn Sie eine Nachricht an jemanden senden, der Notes nicht verwendet oder wenn Ihre Nachricht über das Internet gesendet wird, können Sie möglicherweise keine Empfangsberichte von ihnen erhalten.

Verhindern des Kopierens einer Nachricht

Eine weitere Notes-Sicherheitsoption steht zur Verfügung, um das Kopieren zu verhindern. Wenn Sie das Kontrollkästchen Verhindern des Kopierens aktivieren, können Sie sicher sein, dass die Person, die Ihre Nachricht empfängt, sie nicht an andere Personen weiterleiten kann. In der Tat können sie Ihr Memo nicht einmal in die Zwischenablage kopieren (Edit -> Copy), für den Fall, dass sie ein wenig illegales Einfügen beabsichtigen (Bearbeiten -> Einfügen). Wenn Sie die Option "Kopierschutz verhindern" auswählen, wird sichergestellt, dass das, was Sie an eine Person senden, nicht in Ihrem gesamten Unternehmen verbreitet wird.

Klicken Sie nach Abschluss der Auswahl der Übermittlungsoptionen auf OK, um zu Ihrem Dokument zurückzukehren. In den meisten Fällen, nachdem Sie sich über diese Optionen entschieden haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden und Datei.

Wenn sich der Kopf von all diesen Zustellungsoptionen dreht, lass ihn nicht runter kommen. Sie müssen sie nur unter besonderen Umständen verwenden. In der Tat, für die meisten Nachrichten, werden Sie direkt durch die Lieferoptionen blasen, ohne das Dialogfeld Lieferoptionen und ohne einen zweiten Gedanken zu öffnen. Was für eine Erleichterung!

Wenn Sie feststellen, dass Sie immer das Dialogfeld Übermittlungsoptionen aufrufen, um Ihre Nachrichten zu signieren und zu verschlüsseln, können Sie das Kontrollkästchen Diese Sicherheitsoptionen als Standard speichern aktivieren. Auf diese Weise haben alle neuen Nachrichten, die Sie erstellen, die gleichen Sicherheitseinstellungen. Natürlich können Sie Ihre Meinung jederzeit ändern, indem Sie zum Dialogfeld "Übermittlungsoptionen" zurückkehren, um eine Standardeinstellung zu ändern oder Ihre Standardsicherheitseinstellungen zu ändern.