10 Goldene Regeln des Projektmanagements - Dummies

Wenn Sie anfangen, das Projekt 2016 zu verwenden, können Ihnen die gebräuchlichen Sprichwörter (oder Aphorismen, Axiome und Regeln) hier helfen, grundlegende Prinzipien des Projektmanagements in Erinnerung zu rufen. Kleben Sie sie an Ihre Bürowand, damit Sie sie während des gesamten Arbeitstages betrachten können.

Roll with it

Die Rolling-Wave-Planung ist eine hervorragende Möglichkeit, die Verwaltung eines Projekts zu vereinfachen. Planen Sie nicht weiter in die Zukunft, als Sie vernünftig sehen können - und planen Sie nicht detaillierter als sinnvoll. Wenn ein Projekt zuerst gechartert wird, haben Sie nur Meilenstein-Daten. Wenn Sie mehr über das Projekt erfahren, können Sie den Projektlebenszyklus und die wichtigsten Ergebnisse definieren, die in den einzelnen Phasen erstellt werden sollen.

Erstellen Sie das Projekt in Phasen. Beginnen Sie mit den Anfangsphasen und füllen Sie detaillierte Aufgaben, Sequenzen, Ressourcen und Zeiträume aus. Verlassen Sie die späteren Phasen auf einem hohen Detaillierungsgrad; Auf diese Weise haben Sie weniger Arbeit, um spätere Aufgaben zu wiederholen, die am Anfang des Projekts nicht erwartet werden können. Sie müssen die Grundlinie dieser späteren Aufgaben auch weniger bearbeiten: Wenn Aufgaben in der Zukunft zu weit entfernt sind, stimmen ihre Zeitanforderungen nicht mit den Ressourcen überein, die Sie ursprünglich für sie reserviert haben.

Wenn es zu früh im Spiel ist, vermeiden Sie detaillierte Informationen über Aufgaben, die weit in der Zukunft liegen. Das Projekt kann Ihnen bei der rollierenden Wellenplanung helfen, wenn Sie diese Funktionen des Programms verwenden:

Netzwerkdiagrammansicht: Hilft Ihnen, Projektphasen grafisch darzustellen
Zeitleiste: Zeigt Meilensteine, Ergebnisse und Phasen an high level
Aufgabenerweiterung und -zusammenbruch: Erlaubt das Ausblenden oder Anzeigen von Projektphasen

Setzen Sie Ihre Enten in eine Reihe

Bevor Sie mit dem Erstellen des Projekts beginnen, machen Sie Ihre Hausaufgaben. Wenn Sie nicht über alle Informationen verfügen, die Sie benötigen, wenn Sie sich an den Computer setzen, um mit Project zu arbeiten, werden Sie ständig anhalten, in die Mitte gehen und die Informationen suchen - keine effiziente Arbeitsweise.

Bevor Sie sich zum Erstellen eines Projektzeitplans hinsetzen, sollten Sie die folgenden Projektinformationen berücksichtigen:

Realitätsprüfung der grundlegenden Erwartungen: Basierend auf Ihren Erfahrungen mit ähnlichen Projekten im Laufe der Zeit und vorläufiger Zeitplan sind innerhalb des Grundes. Entscheiden Sie, ob Änderungen am Umfang und Budget erörtert werden sollen, um ein Projekt zu vermeiden, das von Anfang an unrealistisch ist.
Ressourceninformationen: Wenn die Ressource menschlich ist, notieren Sie den vollständigen Namen der Ressource, Kontaktinformationen, Fähigkeiten, Kosten, Zeitplan, Zeitkonflikte, den Namen des Managers und die Kontaktinformationen des Managers.Für Ausrüstung oder Einrichtungen, finden Sie ihre Verfügbarkeit und Kosten.
Teamstruktur: Bestimmen Sie, ob ein Teammitglied den Fortschritt aller anderen Personen aufzeichnet oder ob alle Ressourcen ihr eigenes Tracking durchführen. Entscheiden Sie, wer den Zeitplan aktualisiert, nachdem Änderungen vorgenommen wurden, wer Kopien dieser Berichte erhält und wer online auf den Master-Zeitplan zugreifen kann.
Management-Erwartungen: Fragen Sie, ob das Management erwartet, regelmäßig geplante Basisberichte oder einen anderen Berichtstyp anzuzeigen. Fragen Sie, wie und von wem die Budgetgenehmigung in verschiedenen Phasen der Projektplanung eingeholt werden soll, und fragen Sie, ob unternehmensübergreifende Interessen Berichte oder Genehmigungen von mehreren Quellen erfordern.
Unternehmensrichtlinien: Diese Dokumente können Arbeitszeit- und Überstundenregelungen, Feiertagskalender, Gebühren für Gemeinkosten oder Projektmarkierungen sowie die Weitergabe (oder Nicht-Nutzung) von Informationen an Kunden und Lieferanten enthalten.

Nachdem Sie die Probleme in dieser Liste betrachtet haben, können Sie sich hinsetzen und Informationen in ein Projektprojekt eingeben. (Hören Sie hier ein Echo?)

Erwarten Sie das Unerwartete

Sie wissen, dass er da draußen ist - Murphy und sein verdammtes Gesetz, das besagt, dass alles, was schiefgehen kann, schief gehen wird. Die meisten Projekte, insbesondere längere und komplexere Projekte, werden nicht rechtzeitig oder im Rahmen des Budgets abgeschlossen. Ihre Aufgabe als Projektmanager ist es, so genau wie möglich zu planen und dann vorsichtige Anpassungen vorzunehmen, wenn jemand einen Schraubenschlüssel in die Arbeit wirft - und Project gibt Ihnen viele Werkzeuge dafür. Aber abgesehen von all den automatisierten Funktionen von Project können Sie Veränderungen vorhersehen, indem Sie einfach dafür planen.

Der kritische Pfad bestimmt die Projektdauer. Jeder weise Projektmanager baut Notfallreserve und Geld in seine Projekte auf. Wenn ein Projekt eine Woche zu spät und 5.000 $ über das Budget einschließt, weiß nur der Projektmanager, dass es vier Wochen später und 25.000 $ kostspieliger als ursprünglich geplant war, ohne Rückstellung.

Fügen Sie Reserve-Reserve vor wichtigen Ergebnissen oder das Ende einer Phase hinzu, um unerwarteten Ereignissen Rechnung zu tragen. Sie können sogar eine Contingency-Aufgabe hinzufügen und sie bei Murphy verwenden.

Verwenden Sie den Kostenressourcentyp (statt einer Arbeits- oder Materialressource), um einer Aufgabe oder Phase eine festgelegte Menge an Kontingenzreserve hinzuzufügen.

Schieben Sie es nicht vor morgen …

Obwohl Projektmanagement-Software viele Aspekte Ihres Arbeitslebens vereinfachen kann, werden die meisten Menschen, die Project zum ersten Mal verwenden, von der Zeit, die sie mit der Eingabe und Aktualisierung von Daten verbringen, überfordert. Diese Aufgaben können sicherlich mühsam sein, aber die Belohnung durch das Beherrschen der automatisierten Aktualisierungs- und Berichterstellungsfunktionen in Project macht die Arbeit, die sie im Voraus erdulden müssen, mehr als wett.

Wann immer möglich, importieren Sie Aufgaben aus Outlook oder Excel in das Projekt, um die Dateneingabe in der Planungsphase zu beschleunigen.

So oft wie möglich verfolgen - mindestens einmal pro Woche. Wenn Sie nicht die Aufgabe verfolgen, den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen, können Sie hinter dem sprichwörtlichen Acht-Ball landen.Diese Strategie erspart Ihnen nicht nur die Eingabe eines Bergs von Tracking-Daten, sondern ermöglicht es Ihnen auch - und Ihrem Team -, den Status des Projekts jederzeit zu sehen. Auf diese Weise können Sie eine Katastrophe sofort erkennen und präventive Anpassungen vornehmen.

Delegieren, Delegieren, Delegieren

Vermeiden Sie den Drang, alles selbst in einem Projekt zu tun. Obwohl das Erstellen und Verwalten der Projektdatei auf eigene Faust Ihnen mehr Kontrolle über das Ergebnis geben kann, ist das Solo-Fliegen in einem größeren Projekt nahezu unmöglich (und möglicherweise ein Vollzeitjob). Natürlich können Sie nicht zulassen, dass Dutzende von Personen Änderungen am Plan vornehmen, weil Sie den Überblick verlieren, wer was wann getan hat. Nach diesen wenigen einfachen Praktiken können jedoch einige Finger im Projekttopf von schädlich zu hilfreich konvertiert werden:

Legen Sie eine Person fest, die alle Daten verarbeiten soll. Diese Person hat die Aufgabe, alle Tracking-Daten in die Master-Datei einzugeben.
Teilen Sie das Projekt in einige Teilprojekte auf und weisen Sie Personen, denen Sie vertrauen, als Manager dieser Teilprojekte zu. Lassen Sie sie ihre eigenen Nachverfolgungen und Anpassungen vornehmen und dann diese Projekte in einem Masterprojekt zusammenstellen, damit Sie den Gesamtstatus überwachen können.
Legen Sie einheitliche Vorgehensweisen für das Team im Voraus fest. Lassen Sie nicht ein Teammitglied Zeit auf einem Interoffice-Memo-Blatt berichten, ein anderer sendet Ihnen seine Fortschritte per E-Mail, und andere notieren ihre Arbeitszeit in der Zeiterfassung wohl oder übel. Entwickeln Sie eine Strategie, die die Projektfunktionen verwendet, um konsistent zu kommunizieren.

Sie können den Fortschritt auf einem hohen Niveau verfolgen, z. B. 25 Prozent, 50 Prozent, 75 Prozent und 100 Prozent.

Dokumentieren

Die meisten Leute haben die Warnung des Projektmanagements "Bedecken Sie Ihre Annahmen" gehört und Project hilft Ihnen dabei. Verwenden Sie diese Funktionen, um die Details des Projekts zu dokumentieren:

Notes-Bereich: Verwenden Sie diese Funktion für Aufgaben und Ressourcen, um Hintergrundinformationen, Änderungen oder spezielle Probleme aufzuzeichnen.
Berichte: Passen Sie sie an, um alle relevanten Informationen einzubeziehen und Trends und Änderungen zu dokumentieren.
Visuelle Berichte: Verwenden Sie diese neue Funktion, um das Bild des Projektstatus für visuell orientierte Stakeholder zu zeichnen.

Speichern Sie mehrere Versionen des Projekts, insbesondere wenn Sie die Baseline in späteren Versionen ändern. Auf diese Weise können Sie jeden Schritt in der Projektplanung aufzeichnen, wenn sich Fragen ergeben.

Halten Sie das Team in der Schleife

Folgen Sie diesen Methoden, um Kommunikationskanäle offen zu halten:

Verwenden Sie Projektfunktionen, die in Outlook oder andere E-Mail-Programme integriert werden können. Verwenden Sie sie zum Senden von Projektdateien oder anderen Kommunikationsarten.
Aktualisieren Sie den Kommunikationsverwaltungsplan. Dokument, wer welche Informationen wann, wie oft benötigt.
Überprüfen Sie den Fortschritt der Teammitglieder, indem Sie sich regelmäßig persönlich, telefonisch oder über die Besprechungssoftware treffen. Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder über die neueste Version des Projektzeitplans verfügen, auf die während dieser Meetings verwiesen wird.
Zeigen Sie den Projektstrukturplancode (PSP) in Berichten an. Dann können Sie problemlos auf bestimmte Aufgaben in großen Projekten verweisen.

Erfolg messen

Wenn Sie mit dem Projekt beginnen, sollten Sie eine Vorstellung davon haben, was Erfolg ist, und Sie sollten wissen, wie Sie diesen Erfolg messen können. Sie haben dies gehört: "Sie können das Ergebnis pünktlich, budgetgerecht oder richtig machen. Wähle zwei. "Erfolg kann bedeuten, viele Ziele zu erreichen, wie z. B.

Kundenzufriedenheit
Managementzufriedenheit
Budgetzwangsbeschränkungen
Pünktlich sein

Um zu bestimmen, wie Sie Erfolg messen, stellen Sie folgende Fragen: > Wird der Budgeterfolg bedeuten, dass die ursprünglichen Schätzungen nicht um mehr als 10 Prozent überschritten werden?

Wird das Projekt fristgerecht in Betracht gezogen, wenn Sie die geschätzte Anzahl von Wochen abzüglich einer zweimonatigen Wartezeit für einen Gewerkschaftsstreik bearbeiten oder ist die Gesamtarbeitszeit weniger wichtig als die Einhaltung einer bestimmten Frist?
Wie messen Sie die Kundenzufriedenheit?
Enthält eine erfolgreiche Produkteinführung nach dem Start hohe Verkaufszahlen oder war das Projekt nur deshalb erfolgreich, weil Sie es aus der Tür verschoben haben?
Platzieren Sie Meilensteine im Projekt, die das Erreichen jeder Art von Erfolg widerspiegeln. Wenn du einen erreichst, kannst du deinem Team auf die Schulter klopfen. Wenn Sie wissen, wie Erfolg aussieht, können Sie Ihr Team motivieren, dorthin zu gelangen.

Behalten Sie eine flexible Strategie bei

Stuff passiert. Es gab noch nie ein Projekt, das keine Unterkünfte für Überraschungen benötigte. Das Kennzeichen eines guten Projektmanagers ist, dass sie auf diese Veränderungen aufmerksam ist und Anpassungen vornimmt, um sie schnell bearbeiten zu können.

Anpassungen vorzunehmen, um schlechte Nachrichten zu berücksichtigen, ist nicht einfach; In der Tat kann es wirklich schwierig sein, schlechte Nachrichten zu liefern. Wenn man jedoch ein Problem in dem Projekt vermeidet und hofft, dass es einfach verschwinden wird, hat man die schlechte Angewohnheit, sich in ein noch schlimmeres Problem zu verwandeln. Die folgenden Werkzeuge können Ihnen dabei helfen, auf Änderungen aufmerksam zu bleiben und Anpassungen vorzunehmen:

Die Arbeitskonturoption kann Ihnen helfen, die Kontur der Arbeit zu ändern, um die Arbeitsverteilung über die Dauer des Arbeitsvorgangs auf Vorder- oder Rückseite zu laden. die Aufgabe.

Verwenden Sie den Aufgabeninspektor, um zu sehen, was eine Aufgabe steuert. Sie können nach Optionen wie dem Hinzufügen von Ressourcen, dem Überarbeiten von Aufgabenabhängigkeitsbeziehungen und der Verwendung von Reserve suchen.
Aktivieren Sie die Formatierung kritischer Pfade, um den kritischen Pfad des Projekts anzuzeigen und zu verfolgen, wie viel Spielraum bleibt. Durch die Anpassung von Aufgaben zur effizienten Nutzung des Durchhangs können Sie in Krisenzeiten den Zeitplan einhalten.
Lernen Sie aus Ihren Fehlern

Ein großartiges Geschenk, das Project bietet, ist die Fähigkeit, nach dem Abschluss eines Projekts zurückzublicken, damit Sie aus Ihren Fehlern lernen können. Sie können den ursprünglichen Zeitplan und jede nachfolgende Version überprüfen, um zu sehen, wie gut Sie Zeit und Geld geschätzt haben, und dann herauszufinden, wie Sie es besser machen können.

Indem Sie Datensätze des Projekts verwenden, können Sie Trends erkennen, um zum Beispiel herauszufinden, wo Sie immer Zeitverzögerungen zu verpassen scheinen oder warum Sie immer viel zu wenig Zeit für die Marktforschung und viel zu viel Zeit für Fragen und Antworten.Vielleicht vergessen Sie immer, während der Stoßzeiten für vorübergehende Hilfe zu planen, oder Sie überholen frühzeitig, wenn Sie nur wenige Leute brauchen.

Nutzen Sie die Fülle an Informationen in den Projektplänen, um sich als Projektplaner und -manager über Ihre eigenen Stärken und Schwächen zu informieren und Ihre Fähigkeiten mit jedem Projekt, das Sie übernehmen, zu verbessern.