10 Tipps für die Arbeit mit Power Query - Dummies

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Erhalten Sie schnelle Informationen aus dem Bereich Arbeitsmappenabfragen.

Alle Power Query-Abfragen, die in einer bestimmten Arbeitsmappe ausgeführt werden, können Ansichten im Bereich Arbeitsmappenabfragen sein. Wählen Sie Daten → Abfragen anzeigen, um den Bereich Arbeitsmappenabfragen zu aktivieren.

In diesem Bereich können Sie einige schnelle Informationen zu einer Abfrage anzeigen, indem Sie einfach mit dem Cursor darüber fahren. Sie können die Datenquelle für die Abfrage, das letzte Mal, als die Abfrage aktualisiert wurde, und einen kurzen Blick auf die Daten in der Abfrage anzeigen. Sie können sogar auf Spalten-Hyperlinks klicken, um eine bestimmte Spalte zu betrachten.

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Organisiert Anfragen in Gruppen.

Wenn Sie Abfragen zu Ihrer Arbeitsmappe hinzufügen, kann sich der Bereich Arbeitsmappenabfragen überfüllt und unorganisiert anfühlen. Mach dir einen Gefallen und organisiere deine Fragen in Gruppen.

Die Abbildung veranschaulicht die Arten von Gruppen, die Sie erstellen können. Sie können eine Gruppe nur für benutzerdefinierte Funktionen oder eine Gruppe für Abfragen erstellen, die von externen Datenbanken stammen. Sie könnten sogar eine Gruppe erstellen, in der Sie kleine Referenztabellen speichern. Jede Gruppe ist zerlegbar, so dass Sie problemlos Abfragen, mit denen Sie nicht arbeiten, zusammenpacken können.

Sie können eine Gruppe erstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Abfrage im Bereich Arbeitsmappenabfragen klicken und Verschieben zu Gruppe → Neue Gruppe auswählen.

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Spalten schneller in Abfragen auswählen.

Wenn Sie mit einer großen Tabelle mit Dutzenden von Spalten im Abfrage-Editor arbeiten, kann es schwierig sein, die richtigen Spalten zu finden und auszuwählen, mit denen Sie arbeiten können. Sie können alles vermeiden, indem Sie den Befehl "Spalten auswählen" auf der Registerkarte "Start" auswählen.

Das angezeigte Dialogfeld wird geöffnet und zeigt alle verfügbaren Spalten an (einschließlich benutzerdefinierter Spalten, die Sie möglicherweise hinzugefügt haben). Sie können die gewünschten Spalten leicht finden und auswählen.

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Benennen Sie die Abfrage-Schritte um.

Jedes Mal, wenn Sie eine Aktion im Abfrageeditor anwenden, wird ein neuer Eintrag im Bereich "Abfrageeinstellungen" erstellt (siehe Abbildung). Abfrageschritte dienen als eine Art Audit-Trail für alle Aktionen, die Sie an den Daten vorgenommen haben.

Sie können Ihre Schritte umbenennen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf jeden Schritt klicken und Umbenennen auswählen.

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Erstellen Sie schnell Referenztabellen.

Eine Handvoll Spalten in einem Datensatz machen immer fantastische Referenztabellen. Wenn Ihr Datensatz beispielsweise eine Spalte mit einer Liste von Produktkategorien enthält, wäre es sinnvoll, eine Referenztabelle aller eindeutigen Werte in dieser Spalte zu erstellen.

Referenztabellen werden häufig verwendet, um Daten zuzuordnen, Menüauswahlen zu speisen, als Suchwerte zu dienen und vieles mehr.

Während Sie sich im Abfrage-Editor befinden, können Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte klicken, aus der Sie eine Referenztabelle erstellen möchten, und dann wie in der Abbildung als neue Abfrage hinzufügen auswählen.

Eine neue Abfrage wird mit der Tabelle erstellt, die Sie gerade als Quelle abgerufen haben. Der Abfrageeditor springt in Aktion und zeigt nur die ausgewählte Spalte an. Von hier aus können Sie den Abfrage-Editor verwenden, um beispielsweise Duplikate zu bereinigen oder Leerzeichen zu entfernen.

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Kopieren Sie Abfragen, um Zeit zu sparen.

Es ist immer klug, Arbeit wo immer möglich wiederzuverwenden. Warum das Rad neu erfinden, wenn der Bereich Arbeitsmappenabfragen voll von Rädern ist, die Sie bereits erstellt haben?

Sparen Sie Zeit, indem Sie die Abfragen in Ihrer Arbeitsmappe duplizieren. Aktivieren Sie dazu den Bereich Arbeitsmappenabfragen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Abfrage, die Sie kopieren möchten, und wählen Sie dann Duplizieren aus. Wie Sie sehen, können Sie auch benutzerdefinierte Funktionen duplizieren.

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Legen Sie ein Standardlastverhalten fest.

Wenn Sie schwer mit Power Pivot und mit Power Query arbeiten, sind die Chancen gut, dass Sie Ihre Power Query-Anfragen die meiste Zeit in das interne Datenmodell laden.

Wenn Sie einer dieser Analysten sind, der immer in das Datenmodell geladen wird, können Sie die Optionen für die Stromabfrage optimieren, um sie automatisch in das Datenmodell zu laden.

Wählen Sie Daten → Neue Abfrage → Abfrageoptionen, um das angezeigte Dialogfeld zu öffnen. Wählen Sie im Abschnitt "Global" die Option "Daten laden" aus und legen Sie dann eine benutzerdefinierte Standardladeeinstellung fest. Dadurch können die Optionen standardmäßig in das Arbeitsblatt oder in das Datenmodell geladen werden.

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Verhindert automatische Datentypänderungen.

Eine der neueren Erweiterungen von Power Query ist die Fähigkeit, Datentypen automatisch zu erkennen und Datentypen proaktiv zu ändern. Diese Typerkennung wird am häufigsten angewendet, wenn neue Daten in die Abfrage eingeführt werden. Obwohl Power Query eine gute Aufgabe beim Erraten der zu verwendenden Datentypen hat, können Änderungen an den angewandten Datentypen manchmal zu unerwarteten Problemen führen.

Wenn Sie lieber Datentypänderungen ohne Hilfe von Power Querys Typerkennungsfunktion behandeln möchten, können Sie diese deaktivieren.

Wählen Sie Daten → Neue Abfrage → Abfrageoptionen, um das angezeigte Dialogfeld zu öffnen. Wählen Sie Daten laden im Abschnitt Aktuelle Arbeitsmappe aus, und deaktivieren Sie dann die Option zum automatischen Erkennen von Spaltentypen und -header für unstrukturierte Quellen.

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Deaktivieren Sie die Datenschutzeinstellungen, um die Leistung zu verbessern.

Die Datenschutzeinstellungen in Power Pivot dienen zum Schutz von Unternehmensdaten, wenn sie mit anderen Quellen kombiniert werden. Wenn Sie eine Abfrage erstellen, die eine externe Datenquelle mit einer internen Datenquelle verwendet, beendet Power Query die Anzeige und fragt Sie, wie Sie die Datenschutzstufen jeder Datenquelle kategorisieren möchten.

Bei einer Mehrheit von Analysten, die sich ausschließlich mit organisatorischen Daten befassen, verlangsamen die Einstellungen auf der Datenschutzebene wenig mehr als Abfragen zu verlangsamen und Verwirrung zu stiften.

Zum Glück haben Sie die Möglichkeit, Datenschutzstufen zu ignorieren.

Wählen Sie Daten → Neue Abfrage → Abfrageoptionen, um das angezeigte Dialogfeld zu öffnen. Wählen Sie im Abschnitt Aktuelle Arbeitsmappe die Option Datenschutz aus, und wählen Sie dann die Option zum Ignorieren der Datenschutzstufen aus.

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Beziehungserkennung deaktivieren.

Wenn Sie eine Abfrage erstellen und Load to Data Model als Ausgabe auswählen, versucht die Stromabfrage standardmäßig, Beziehungen zwischen Abfragen zu ermitteln und diese Beziehungen im internen Datenmodell zu erstellen.Die Beziehungen zwischen Abfragen werden hauptsächlich von den definierten Abfrageschritten gesteuert. Wenn Sie beispielsweise zwei Abfragen zusammenführen und dann das Ergebnis in das Datenmodell laden, wird automatisch eine Beziehung erstellt.

In größeren Datenmodellen mit etwa einem Dutzend Tabellen kann die Beziehungserkennung von Power Query die Leistung beeinträchtigen und die zum Laden des Datenmodells benötigte Zeit erhöhen.

Sie können diesen Aufwand vermeiden und sogar eine Leistungssteigerung erzielen, indem Sie die Beziehungserkennung deaktivieren.

Wählen Sie Daten → Neue Abfrage → Abfrageoptionen, um das angezeigte Dialogfeld zu öffnen. Wählen Sie Daten laden im Abschnitt Aktuelle Arbeitsmappe aus, und deaktivieren Sie dann die Option zum Erstellen von Beziehungen, wenn das Laden zum Datenmodell hinzugefügt wird.

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