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Teil von Access 2013 All-In-One für Dummies Spickzettel
Wenn die Daten, die über Tabellen und Formulare in Ihre Datenbank gelangen, Müll sind, werden Sie bei jeder Ausgabe oder Analyse, die Sie mit Abfragen und Berichten durchführen, ebenfalls in den Müll geraten. Glücklicherweise bietet Access viele Tools, mit denen Sie sicherstellen können, dass die Daten in jedem Feld die Daten sind, die in diesem Feld gespeichert werden sollen. In der Tabellenentwurfsansicht finden Sie viele der Tools, die den Müll ausschließen:
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Datentyp: Verwenden Sie den richtigen Datentyp, um zu verhindern, dass Daten des falschen Typs eingegeben werden.
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Feldgröße: Diese Eigenschaft begrenzt die Anzahl der Zeichen. Wenn Sie wissen, dass ein Feld z. B. niemals vier Zeichen überschreiten sollte, setzen Sie Field Size auf 4.
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Format: Diese Eigenschaft lässt die Daten richtig aussehen. Sie können beispielsweise Text in Großbuchstaben oder in Kleinbuchstaben ändern.
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Eingabemaske: Eine Eingabemaske begrenzt die in einem Feld erlaubten Informationen, indem sie angibt, welche Zeichen Sie eingeben können. Verwenden Sie eine Eingabemaske, wenn Sie wissen, wie die Daten aussehen sollen - wenn eine Bestellnummer zwei Buchstaben hat, gefolgt von vier Ziffern. Telefonnummern und Postleitzahlen sind weitere Beispiele für Felder, in denen Eingabemasken nützlich sind. Eingabemasken arbeiten mit der Eigenschaft Feld formatieren.
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Standardwert: Diese Eigenschaft definiert einen Wert, der standardmäßig angezeigt wird, wenn kein anderer Wert eingegeben wird. Der Standardwert wird im Feld angezeigt, bis ein anderer Wert eingegeben wird.
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Feld oder Datensatz Validierungsregel: Daten müssen diese Regel übergeben, bevor sie eingegeben wird. Diese Eigenschaft arbeitet mit der Eigenschaftenregel Validation Text zusammen.
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Erforderlich: Diese Eigenschaft gibt an, dass das Feld einen Wert haben muss, damit Sie den Datensatz speichern können. Wenn kein Wert eingegeben wird, erstellt Access keinen neuen Datensatz, wenn Tab oder Enter gedrückt wird, und die Schaltfläche Neuer Datensatz ist abgeblendet.
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Zero Length zulassen: Diese Eigenschaft gibt an, ob ein Nulllängeneintrag wie "" (Anführungszeichen ohne Leerzeichen) zulässig ist (nur für Text-, Langtext- und Hyperlinkfelder). Ein Nulllängenfeld ermöglicht es Ihnen, zwischen Informationen, die nicht vorhanden sind, und einem Nullwert (Leerwert), der unbekannt oder nicht eingegeben wurde, zu unterscheiden. Wenn diese Option aktiviert ist, wird eine Zeichenkette mit der Länge Null in einem erforderlichen Feld zugelassen. Sie können eine Eingabemaske verwenden, um ein Feld mit der Länge Null von einem Nullwert zu unterscheiden, wenn beide zulässig sind.
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Indiziert: Wenn Sie ein Feld indizieren, können Sie angeben, dass keine doppelten Werte im Feld zulässig sind. Diese Eigenschaft ist auch über die Datenblattansicht zugänglich. Es ist ein Kontrollkästchen auf der Registerkarte Datenblatt der Multifunktionsleiste.
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Nachschlagefelder: Diese Eigenschaft ermöglicht es dem Benutzer, einen Wert für ein Feld auszuwählen, das in einem anderen Feld gespeichert ist, wodurch viele Rechtschreibfehler beseitigt und die Optionen für das Feld standardisiert werden. Verwenden Sie den Suchassistenten, um ein Nachschlagefeld zu erstellen.
