Ausblick 2003: Business Contact Manager - Dummies

Business Contact Manager (BCM) Version 2. 0 ist ein kostenloses Add-In für Outlook 2003 in den Editionen Office Professional und Small Business. Es ist ein großartiges Werkzeug, wenn Sie verstehen, wie Sie es zu Ihrem Vorteil nutzen und seine zwei Hauptbeschränkungen überwinden können:

• Ältere Versionen von BCM funktionieren als eigenständige Einheiten, die die gemeinsame Nutzung durch mehrere Benutzer nicht zulassen. Aktualisieren Ihres BCM auf Version 2. 0 ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Datenbanken für mehrere Benutzer. Wenn Sie eine ältere Version verwenden, gehen Sie online, wählen Sie Hilfe in der Outlook-Symbolleiste, wählen Sie Nach Updates suchen und befolgen Sie die Anweisungen zum Aktualisieren Ihres Systems.

Um die Freigabefunktionen von BCM nutzen zu können, muss Ihr Outlook-Programm auf einem Computer mit Windows XP Professional installiert sein. BCM ist unter Windows XP Home Edition nicht freigegeben.
• Die Produkt- und Serviceeinzeliste hat ein festes Format mit nur drei verfügbaren Feldern, um Daten aus Ihrem Verkaufs- und Buchhaltungssystem zu importieren. Sie müssen die Felder Ihres Geschäftssystems so anpassen, dass sie in die drei importierenden Felder passen: Elementname, Beschreibung und Einheitspreis, was die Art des Zitierens von Services und Produkten einschränkt. Wenn Sie dasselbe Produkt als eine Einheit, eine Box oder einen Container angeben, müssen Sie pro Packung eine Werbebuchung öffnen. Sie können Ihre aktuellen Bestandsmengen nicht importieren, da BCM keine Mengenfelder importiert.

Um den gleichen Artikel auf der gleichen Verpackung in der Verpackung zu haben, müssen Sie die Bedeutung Ihrer Einheitsmenge definieren, egal ob es sich um eine Shampooflasche oder eine Schachtel mit 12 Shampooflaschen handelt. Die Anpassung von Elementnamen, Beschreibung und Stückpreis für einen Service, ein Projekt oder ein Produkt ist die Herausforderung bei der Verwendung von BCM in jedem Unternehmen.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass Daisy in einem Computer und einer Software-Wartungsfirma arbeitet und eine Anfrage für ein Angebot erhält, um das neue BCM 2. 0 auf fünf Workstations zu installieren und freizugeben. Sie erstellt einen detaillierten Vorschlag, einschließlich Mindestanforderungen wie ein Windows XP Professional auf der Arbeitsstation, die die Datenbank gemeinsam nutzt, und schätzt die Anzahl der Stunden für ihren Dienst. Sie erstellt ein neues Element, um diesen Vorschlag aufzuzeichnen:

Serviceangebot für Installationssoftware

Artikelbezeichnung: Softwareinstallation

Beschreibung: BCM 2. 0 geteilt in 5 Arbeitsstationen

Menge: 1 Service

Preis : 120. 00

Daisy verwendet das Feld Elementname, um den Service anzugeben, und das Feld Beschreibung, um die erforderlichen Elemente aufzulisten. Außerdem verknüpft sie den Vorschlag als Datei in den Opportunity-Verlaufselementen. Durch die Anpassung ihres Dienstes an die Produkt- und Diensteinzeliste können Sie die Idee von Daisy in jeder Art von Geschäft anwenden.

Sagen Sie außerdem, dass Mark in einer Anwaltskanzlei arbeitet und ein neuer Kunde ein Angebot für die Bearbeitung der Rechtsangelegenheiten des Unternehmens anfordert. Er schreibt einen Vorschlag, in dem erklärt wird, was seine Bürodienstleistungen abdecken, und schickt ihn als 250 US-Dollar pro Stunde, wobei er zehn Stunden pro Dienstmonat schätzt. Er schätzt den Vorschlag auf 120 Stunden pro Jahr und legt ihn wie folgt fest:

Service Quote für Mark's Legal Services

Artikelbezeichnung: Rechtliche Unterstützung

Beschreibung: Business Legal Support Vertrag 10h / month

Menge: 120

Total: $ 30, 000

Ebenso kann eine Kosmetologie-Klinik eine Produkt- und Serviceartikelliste für Botox-Hautpflegeanwendungen und Laser-Hautpflege erstellen. Dienstleistungen in der gleichen Weise wie eine Anwaltskanzlei oder ein Computerdienst.

Unabhängig davon, ob Sie in einem Geschäft oder einer kleinen Branche tätig sind, können Sie Ihre Produktliste an die verfügbaren BCM-Felder anpassen, indem Sie die obigen Beispiele verwenden.