Top / Bottom-Regeln in Excel Dashboards und Reports anwenden - dummies

Durch die bedingte Formatierung können Sie Ihre Berichte und Dashboards in Excel verbessern. Die in dieser Abbildung gezeigten Formatierungsszenarien unter der Kategorie "Top- / Bottom-Regeln" ermöglichen es Ihnen, diejenigen Zellen hervorzuheben, deren Werte einen bestimmten Schwellenwert erfüllen.

Wie die Regeln für die Highlight-Zellen funktionieren diese Szenarien wie Anweisungen - das heißt, wenn die Bedingung erfüllt ist, wird die Zelle formatiert, und wenn die Bedingung nicht erfüllt ist, bleibt die Zelle unberührt.

Hier finden Sie eine Aufschlüsselung der einzelnen Szenarien unter der Kategorie "Top / Bottom Rules":

• Top 10 Items: Obwohl der Name es nicht vorschlägt, können Sie in diesem Szenario Anzahl der Zellen, die anhand einzelner Zellenwerte hervorgehoben werden sollen (nicht nur zehn). Beispielsweise können Sie die oberen fünf Zellen markieren, deren Werte zu den fünf größten Zahlen aller ausgewählten Zellen gehören.

• Top 10%: Dieses Szenario ähnelt dem Szenario Top 10 Items: Nur die ausgewählten Zellen werden prozentual ausgewertet. Lass dich nicht vom Namen täuschen; Die Prozentauswahl muss nicht zehn sein. Beispielsweise können Sie die Zellen hervorheben, deren Werte die oberen 20% der Gesamtwerte aller ausgewählten Zellen ausmachen.

• Bottom 10 Items: In diesem Szenario können Sie die Anzahl der Zellen angeben, die basierend auf den niedrigsten Werten der einzelnen Zellen hervorgehoben werden sollen. Lassen Sie sich nicht vom Namen täuschen: Sie können eine beliebige Anzahl von Zellen angeben, die markiert werden sollen - nicht nur zehn. Beispielsweise können Sie die unteren 15 Zellen markieren, deren Werte innerhalb der 15 kleinsten Zahlen aller ausgewählten Zellen liegen.

• Unten 10%: Dieses Szenario ähnelt dem Szenario "Unten 10 Objekte". In diesem Szenario werden jedoch nur die ausgewählten Zellen prozentual ausgewertet. Beispielsweise können Sie die Zellen hervorheben, deren Werte die untersten 15% der Gesamtwerte aller ausgewählten Zellen ausmachen.

• Überdurchschnittlich: In diesem Szenario können Sie jede Zelle, deren Wert über dem Durchschnitt aller ausgewählten Zellen liegt, konditional formatieren.

• Unterdurchschnittlich: Ermöglicht die bedingte Formatierung jeder Zelle, deren Wert unter dem Durchschnitt aller ausgewählten Zellen liegt.

Um zu vermeiden, dass sich verschiedene Szenarien für die bedingte Formatierung überschneiden, sollten Sie alle bedingten Formatierungen löschen, die Sie zuvor angewendet haben, bevor Sie ein neues Szenario anwenden.

Um die bedingte Formatierung für einen bestimmten Zellbereich zu löschen, wählen Sie die Zellen aus und wählen Sie Bedingte Formatierung auf der Registerkarte Start der Multifunktionsleiste aus. Hier finden Sie die Auswahl Clear Rules.Klicken Sie auf Regeln löschen, und wählen Sie aus, ob Sie die bedingte Formatierung für das gesamte Arbeitsblatt oder nur für die ausgewählte Arbeitsmappe deaktivieren möchten.

Im folgenden Beispiel formatieren Sie bedingt alle Zellen, deren Werte innerhalb der oberen 40% der Gesamtwerte aller Zellen liegen.

1. Beginnen Sie mit der Auswahl des Zellenbereichs, auf den Sie die bedingte Formatierung anwenden müssen.

2. Wähle das Top 10% Szenario aus der Kategorie Top / Bottom Rules; siehe vorherige Abbildung.

   Dadurch wird das in der Abbildung gezeigte Top 10% Dialogfeld geöffnet. Die Idee hier ist, den Schwellenwert zu definieren, der die bedingte Formatierung auslöst.

   

3. Geben Sie in diesem Beispiel 40 ein. Geben Sie in diesem Dialogfeld auch das Dropdown-Feld an, um das anzuwendende Format anzugeben.

4. Klicken Sie auf OK. Sofort wendet Excel das Formatierungsszenario auf die ausgewählten Zellen an. Siehe die Abbildung.