Hinzufügen von Datensätzen zu Datenlisten über das Datenformular in Excel 2013 - dummies

In Excel 2013 können Sie Datensätze mithilfe des Datenformulars zu Datenlisten hinzufügen. Wenn Sie das erste Mal auf die benutzerdefinierte Formularschaltfläche klicken, die Sie der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzugefügt haben, analysiert Excel die Zeile der Feldnamen und Einträge für den ersten Datensatz und erstellt ein Datenformular.

Dieses Datenformular listet die Feldnamen auf der linken Seite des Formulars mit den Einträgen für den ersten Datensatz in den entsprechenden Textfeldern daneben auf. Sie können das Datenformular für die neue Employee Data-Datenbank sehen. Es sieht aus wie ein benutzerdefiniertes Dialogfeld.

Das Datenformular enthält die Einträge, die Sie im ersten Datensatz vorgenommen haben. Das Datenformular enthält außerdem eine Reihe von Schaltflächen, mit denen Sie bestimmte Datensätze hinzufügen, löschen oder suchen können. Direkt über der ersten Schaltfläche zeigt das Datenformular die Nummer des Datensatzes gefolgt von der Gesamtanzahl der Datensätze an. Wenn neue Einträge erstellt werden, wird über der Schaltfläche Neuer Datensatz statt der Datensatznummer angezeigt.

Alle Formatierungen, die Sie den einzelnen Einträgen im ersten Datensatz zuweisen, werden automatisch auf diese Felder in nachfolgenden Datensätzen angewendet und im Datenformular verwendet.

Wenn Ihre Datenliste beispielsweise ein Telefonfeld enthält, müssen Sie nur die zehn Ziffern der Telefonnummer im Feld Telefon des Datenformulars eingeben, wenn der erste Telefonnummereintrag im ersten Datensatz mit dem Spezialformat formatiert ist. Telefonnummernformat.

Auf diese Weise nimmt Excel einen neuen Eintrag in der Telefondatei an, z. B. 3075550045, und formatiert diesen automatisch so, dass er in der entsprechenden Zelle des Felds als (307) 555-0045 angezeigt wird. Datenliste.

Der Vorgang zum Hinzufügen von Datensätzen zu einer Datenliste mit dem Datenformular ist einfach. Wenn Sie auf die Schaltfläche Neu klicken, zeigt Excel ein leeres Datenformular an (das auf der rechten Seite des Datenformulars als Neuer Datensatz markiert ist), das Sie ausfüllen müssen.

Nachdem Sie die Informationen für das erste Feld eingegeben haben, drücken Sie die Tabulatortaste. Taste, um zum nächsten Feld im Datensatz zu gelangen.

Wow! Drücken Sie nicht die Eingabetaste, um zum nächsten Feld in einem Datensatz zu gelangen. Wenn Sie das tun, fügen Sie den neuen, unvollständigen Datensatz in die Datenbank ein.

Fahren Sie mit der Eingabe der Informationen für jedes Feld fort und drücken Sie die Tabulatortaste, um zum nächsten Feld in der Datenbank zu gelangen.

• Wenn Sie bemerken, dass Sie einen Fehler gemacht haben und einen Eintrag in einem Feld bearbeiten möchten, das bereits übergeben wurde, drücken Sie Umschalttaste + Tabulatortaste, um zu diesem Feld zurückzukehren.

• Um den Eintrag zu ersetzen, beginnen Sie einfach mit der Eingabe.

• Um einige der Zeichen im Feld zu bearbeiten, drücken Sie → oder klicken Sie auf den I-Strahl-Zeiger im Eintrag, um die Einfügemarke zu suchen. Bearbeiten Sie dann den Eintrag von dort.

Wenn Sie Informationen in ein bestimmtes Feld eingeben, können Sie den in diesem Feld vorgenommenen Eintrag aus dem vorherigen Datensatz kopieren, indem Sie Strg + '(Apostroph) drücken. Drücken Sie z. B. Strg + ', um denselben Eintrag im Feld Status jedes neuen Datensatzes vorzutragen, wenn Sie eine Reihe von Datensätzen für Personen eingeben, die alle im gleichen Zustand sind.

Verwenden Sie bei der Eingabe von Datumsangaben in einem Datumsfeld ein konsistentes Datumsformat, das Excel kennt. (Geben Sie beispielsweise Folgendes ein: 7/21/98 .) Wenn Sie Postleitzahlen eingeben, die manchmal führende Nullen enthalten, die nicht aus dem Eintrag entfernt werden sollen (z. B. Postleitzahl 00102), formatieren Sie die erster Feldeintrag mit dem Sonderformat Postleitzahl.

Bei anderen Zahlen, die führende Nullen verwenden, können Sie sie formatieren, indem Sie das Textformat verwenden oder ein Apostroph vor die erste 0 setzen. Das Apostroph fordert Excel auf, die Zahl wie eine Textbeschriftung zu behandeln, aber nicht t erscheinen in der Datenbank selbst. (Der einzige Ort, an dem Sie den Apostroph sehen können, ist in der Formelleiste, wenn sich der Zellencursor in der Zelle befindet.)

Drücken Sie die Taste ↓, wenn Sie alle Informationen für den neuen Datensatz eingegeben haben. Oder Sie drücken statt der Taste ↓ die Eingabetaste oder klicken auf die Schaltfläche Neu. Excel fügt den neuen Datensatz als letzten Datensatz in der Datenbank in das Arbeitsblatt ein und zeigt ein neues leeres Datenformular an, in dem Sie den nächsten Datensatz eingeben können.

Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Datensätzen zur Datenbank fertig sind, drücken Sie die Esc-Taste oder klicken Sie auf die Schaltfläche "Schließen" am unteren Rand des Dialogfelds, um das Datenformular zu schließen.