Wie man in Project 2013 Ressourcen-voll wird - Dummies

ist. Nach dem Erstellen und Organisieren der Aufgaben in Ihrem Projekt besteht der nächste Schritt in der Regel darin, Erstellen Sie seine Ressourcen. Bevor Sie Ressourcen in Project 2013 erstellen, müssen Sie jedoch verstehen, wie sich diese auf Ihr Projekt auswirken.

Ressourcen verstehen

In erster Linie ist eine Ressource ein Vermögenswert, mit dessen Hilfe ein Projekt durchgeführt werden kann, unabhängig davon, ob es sich um eine Person, ein Gerät, ein Material oder eine Lieferung handelt. Ein Aspekt bei der effektiven Arbeit mit Ressourcen ist die Verwaltung des Workflows für alle Ressourcen, für die nur begrenzte Zeit zur Verfügung steht. Wenn Sie Ressourcen erstellen, geben Sie deren Verfügbarkeit nach Stunden am Tag oder an Wochentagen an.

Zum Beispiel kann eine Person in 50 Prozent der Fälle oder 20 Stunden in der Standardarbeitszeit von 40 Stunden verfügbar sein, während eine andere Person Vollzeit (40 Stunden) verfügbar sein kann. Wenn Sie Ihrem Projekt diese Arten von Ressourcen zuweisen, können Sie verschiedene Ansichten, Berichte und Tools verwenden, um festzustellen, ob eine Ressource zu einem beliebigen Zeitpunkt während des Projekts überbucht ist.

Sie können auch sehen, ob Leute herum sitzen, ihre Daumen drehen, wenn sie verfügbar sind, um bei einer anderen Aufgabe zu helfen. Sie können sogar Ressourcen berücksichtigen, die in mehreren Projekten in Ihrem Unternehmen arbeiten, und sicherstellen, dass sie effizient verwendet werden.

Ein weiterer Aspekt beim effektiven Arbeiten mit Ressourcen ist das Verständnis, wie die Anzahl der Ressourcen, die Sie einer Aufgabe zuweisen, die Dauer dieser Aufgabe beeinflusst. Mit anderen Worten, wenn Sie eine bestimmte Menge an Arbeit leisten müssen, aber nur wenige Leute, um diese Arbeit zu erledigen, dauert eine typische Aufgabe länger, um beendet zu werden, als wenn eine Menge von Leuten verfügbar sind.

Der Aufgabentyp bestimmt, ob sich die Dauer einer Aufgabe basierend auf der Anzahl der ihr zugewiesenen Ressourcen ändert.

Schließlich verursachen Ressourcen zusätzliche Kosten für ein Projekt. Um Kosten in Ihrem Projekt zu berücksichtigen - z. B. eine Person, die viele Stunden an einer Aufgabe arbeitet, Computer, die Sie kaufen müssen, oder Dienste, für die Gebühren anfallen - müssen Sie Ressourcen erstellen und einer oder mehreren Aufgaben zuweisen.

Ressourcentypen: Arbeit, Material und Kosten

Für die Zwecke der Ressourcenplanung erkennt Project nur diese drei Arten von Ressourcen:

• Arbeit: Diese Person, z. B. ein Programmierer oder ein Installateur, kann neu zugewiesen, aber nicht erschöpft werden. Arbeitsressourcen werden Aufgaben zugewiesen, um Arbeit zu erledigen.

• Material: Das Material hat Stückkosten und verbraucht keine Arbeitsstunden, kann aber erschöpft werden. Beispiele für Materialkosten sind Stahl, Holz und Bücher.

• Kosten: Wenn Sie eine Kostenressource verwenden, haben Sie die Flexibilität, bei jeder Verwendung der Ressource die anwendbaren Kosten wie Reisekosten oder Versandkosten anzugeben.

Die Entscheidung, welcher Ressourcentyp beim Hinzufügen eines externen Lieferanten oder einer Ausrüstungsressource zum Projekt verwendet wird, kann schwierig sein. Wenn Sie vermeiden möchten, dass dem Projekt Arbeitsstunden hinzugefügt werden, während diese Ressource verwendet wird, sollten Sie die Ressource nicht als Arbeitsressource einrichten. Verwenden Sie stattdessen eine Kostenquelle oder einen Fixkostenansatz.

Auswirkungen von Ressourcen auf das Task-Timing

In den Standardeinstellungen von Project 2013 ist die anstrengungsgesteuerte Planung sowohl für manuell als auch für automatisch geplante Tasks deaktiviert. Unabhängig davon, wie viele Arbeitsressourcen Sie zuweisen, bleibt die Aufgabendauer gleich, und Project stützt sich auf mehr Arbeitsstunden für die Aufgabe, um mehr Aufwand widerzuspiegeln.

In einigen Fällen eines Aufgabentyps mit fester oder fester Arbeit sollte sich das Hinzufügen oder Entfernen von Ressourcen, die der Aufgabe zugewiesen wurden, jedoch auf die Zeit auswirken, die zur Ausführung der Aufgabe erforderlich ist. Im Wesentlichen ist die alte Maxime & ldquo; Zwei Köpfe sind besser als ein & rdquo; kann zu & ldquo geändert werden; Zwei Köpfe sind schneller als einer. & rdquo;

Nehmen wir an, dass eine Person der Aufgabe "Graben ziehen" zugewiesen ist, was vier Stunden Arbeit erfordert. Zwei Personen, die der Aufgabe "Graben ziehen" zugeordnet sind, erledigen die Aufgabe in zwei Stunden, da zwei Stunden gleichzeitig von jeder Ressource bearbeitet werden, wodurch in der Hälfte der Zeit vier Arbeitsstunden erreicht werden.

Damit das Planen einer Aufgabe auf diese Weise funktioniert, müssen Sie die Aufgabe zunächst in eine automatisch geplante Aufgabe ändern, indem Sie auf der Registerkarte "Aufgabe" in der Gruppe "Zeitplan" die Schaltfläche "Automatische Planung" verwenden. Dann müssen Sie die anstrengungsgesteuerte Zeitplanung aktivieren, indem Sie auf die Aufgabe doppelklicken, im Dialogfeld Aufgabeninformationen auf die Registerkarte Erweitert klicken, das Kontrollkästchen Effort Driven auswählen und dann auf die Schaltfläche OK klicken.

Das Zuweisen zusätzlicher Personen zu Aufgaben verkürzt die Arbeitszeit nicht immer proportional, obwohl Project es so berechnet. Wenn Sie mehr Leute haben, haben Sie auch mehr Besprechungen, Memos, doppelte Bemühungen und Konflikte. Wenn Sie einer Aufgabe mehr Ressourcen hinzufügen, sollten Sie auch den Aufwand für die Ausführung dieser Aufgabe erhöhen, um die unvermeidlichen Ineffizienzen der Arbeitsgruppen zu berücksichtigen.

Ressourcenbedarf schätzen

Sie wissen in der Regel, wie viele Materialressourcen für eine Aufgabe benötigt werden: In den meisten Fällen können Sie mit einer Standardformel die Anzahl der Pfund, Tonnen, Meter oder einer anderen Menge berechnen. Aber woher wissen Sie, wie viel Aufwand Ihre Arbeitsressourcen investieren müssen, um die Aufgaben im Projekt zu erfüllen?

Fügen Sie eine bestimmte Menge zusätzlicher Materialressourcen hinzu, wenn Sie glauben, dass Sie sie für Nacharbeit oder Ausschuss benötigen.

Wie bei vielen Aspekten der Informationen, die Sie in einen Projektplan einbringen, hängt die Bestimmung des Aufwands in hohem Maße von Ihren eigenen Erfahrungen mit ähnlichen Aufgaben und Ressourcen ab. Erinnern Sie sich dennoch an diese Vorbehalte:

• Die Fähigkeiten zählen. Eine weniger erfahrene oder weniger erfahrene Ressource benötigt wahrscheinlich mehr Zeit, um eine Aufgabe zu beenden.Experiment - Erhöhen Sie die Dauer beispielsweise für eine weniger erfahrene Ressource um 20 Prozent oder reduzieren Sie sie um 20 Prozent für eine qualifizierte Ressource.

• Die Geschichte wiederholt sich. Betrachten Sie zuvor abgeschlossene Projekte und Aufgaben. Wenn Sie die Zeit der Leute verfolgt haben, können Sie wahrscheinlich sehen, wie viel Aufwand erforderlich war, um verschiedene Arten von Aufgaben in anderen Projekten auszuführen und Parallelen zu Ihrem Projekt zu ziehen. Diese Technik zum Abschätzen der Aufwandsdauer ist ähnlich der analogen Schätzung.

• Bittet und ihr werdet empfangen. Fragen Sie die Ressourcen selbst, um abzuschätzen, wie lange sie denken, dass eine Aufgabe dauern wird. Schließlich sollten die Leute, die die Arbeit erledigen, am besten wissen, wie lange es dauert.

Berücksichtigen Sie die Reservierungszeit in einem Projekt, um unvorhergesehene Umstände zu berücksichtigen, z. B. Ressourcen, die weniger qualifiziert sind als geplant. Um sicherzustellen, dass Meilensteintermine eingehalten werden, fügen viele Personen unmittelbar vor einer Meilensteinlieferung oder dem Ende einer Phase eine Aufgabe namens Kontingenzreserve zu ihren Zeitplänen hinzu.