Video: Eingangsrechnungen schnell und digital verarbeiten 2024
Wenn eine Rechnung eingegangen ist, müssen Sie sie als Erstes erfassen. Sie können Rechnungen über das Fenster "Rechnungen erfassen" oder "Kreditorenbuchhaltung" erfassen. Wenn Sie planen, Rechnungen nach Aufwand und Posten zu verfolgen, müssen Sie das Fenster "Rechnungen eingeben" verwenden.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Rechnung über das Dialogfeld Rechnungen eingeben aufzuzeichnen:
1. Wählen Sie Kreditoren -> Rechnungen eingeben.
Oder wählen Sie alternativ Anbieter aus der Liste Navigatoren aus und klicken Sie dann auf das Symbol Rechnungen eingeben. Sie merken zweifellos, dass die obere Hälfte dieses Fensters ziemlich wie ein Scheck aussieht - das liegt daran, dass viele der Informationen, die Sie hier eingeben, auf dem Scheck landen, den Sie schreiben, um Ihre Rechnung zu bezahlen. (Wenn Sie das Wort Kredit oben im Formular anstelle von Bill sehen, klicken Sie in der oberen linken Ecke auf die Option "Rechnung". Sie können diesen Bildschirm auch zur Eingabe von Krediten von Lieferanten verwenden.)
2. Wählen Sie den Namen des Lieferanten aus, den Sie bezahlen.
Wenn Sie diese Rechnung an einen Lieferanten zahlen möchten, der sich bereits in der Lieferantenliste befindet, klicken Sie einfach auf den Abwärtspfeil am Ende der Lieferantenzeile und wählen Sie den Lieferanten aus. (QuickBooks füllt dann automatisch das Fenster "Rechnungen eingeben" mit so vielen Informationen, wie er sich merken kann.) Wenn dieser Anbieter jedoch neu ist, fordert QuickBooks Sie auf, einige Informationen über den Lieferanten hinzuzufügen oder einzurichten: Adresse, Kreditlimit, Zahlungsbedingungen. und so weiter. Sie stellen diese Informationen im Fenster Neuer Lieferant bereit.
Wenn Sie eine oder mehrere unbezahlte Bestellungen bei dem von Ihnen ausgewählten Lieferanten haben, werden Sie von QuickBooks gefragt, ob Sie eine Bestellung entgegennehmen möchten. Klicken Sie auf Ja, wenn Sie dies tun, oder auf Nein, wenn Sie dies nicht tun. Wenn Sie eine Bestellung entgegennehmen möchten, zeigt QuickBooks das Dialogfeld "Bestellungen öffnen" an. Es listet einfach die offenen Bestellungen auf, die Sie aufgezeichnet haben. Wenn Sie eine oder mehrere Bestellungen auswählen, gegen die Sie eingehen möchten, füllt QuickBooks die Artikel und Beträge aus diesen Bestellungen für Sie aus, die Sie gegebenenfalls ändern können.
Um eine Bestellung anzulegen, die nur eine Aufzeichnung von Artikeln ist, die Sie bei Lieferanten bestellen, wählen Sie Kreditoren -> Bestellungen anlegen. Wenn QuickBooks das Fenster "Bestellungen erstellen" anzeigt, beschreiben Sie Ihre Bestellung. Sie drucken und bearbeiten Bestellungen auf die gleiche Weise wie beim Drucken von Rechnungen und Gutschriften.
3. Wählen Sie die Zahlungsbedingungen aus, die beschreiben, wann die Rechnung fällig ist.
Öffnen Sie in der Zeile "Bedingungen" die Dropdown-Liste und wählen Sie die Zahlungsbedingungen aus (sofern die Informationen nicht bereits beim Einrichten des Lieferanten vorhanden sind).
4. (Optional) Geben Sie ein Memo ein, um die Rechnung zu beschreiben.
Sie können eine Notiz in das Feld "Memo" eingeben. Die Notiz, die Sie eingeben, wird im A / P-Register angezeigt.
5. Bewegen Sie den Cursor in die Spalte "Konto" der Registerkarte "Ausgaben" und geben Sie einen Kostenstellennamen ein.
Es ist wahrscheinlich, dass Sie den Namen eines Aufwandskontos eingeben möchten, das sich bereits im Kontenplan befindet. Klicken Sie in diesem Fall auf den Abwärtspfeil, um eine Liste aller Ihrer Konten anzuzeigen. Sie müssen wahrscheinlich in der Liste nach unten scrollen, um zu den Spesenabrechnungen zu gelangen (eine schnelle Möglichkeit, die Liste zu verschieben, besteht darin, mit der Eingabe des Kontonamens zu beginnen - Sie gehen direkt in die Liste). Klicken Sie auf das Konto, das diese Rechnung darstellt (höchstwahrscheinlich ist es Verbrauchsmaterialien oder ähnliches).
Wenn Sie für diese Rechnung eine neue Kostenstellenart erstellen müssen, wählen Sie oben in der Liste aus. Sie sehen das Dialogfeld Neues Konto. Füllen Sie die Informationen aus und klicken Sie auf OK.
Was ist, wenn das Geld, das Sie aufgrund dieser Rechnung auszahlen, auf zwei, drei oder vier Aufwandskonten aufgeteilt werden kann? Klicken Sie einfach unten auf das Konto, das Sie gerade eingegeben haben. Der Pfeil nach unten erscheint. Klicken Sie darauf, um ein anderes Aufwandskonto einzugeben, und auf ein anderes Konto, und auf ein anderes Konto, wenn Sie möchten.
6. Wechseln Sie ggf. zur Spalte Betrag und ändern Sie die Zahlen.
Wenn Sie diese Rechnung auf mehrere Konten aufteilen, stellen Sie sicher, dass die Zahlen in der Spalte Betrag zur Summe der Rechnung addiert werden.
7. (Optional) Geben Sie Erklärungswörter oder Weisheit in die Spalte "Notiz" ein.
8. (Optional) Weisen Sie die Kosten einem Kunden zu: Auftrag.
Wenn Sie diese Kosten erstattet bekommen möchten oder wenn Sie nur Ihre Ausgaben nach Tätigkeitsbereichen erfassen möchten, geben Sie den Kunden ein, der Sie erstattet. Geben Sie bei Bedarf einen Betrag für jedes Konto ein. Sie können den Abwärtspfeil verwenden, um Kunden zu finden und dann darauf zu klicken.
9. (Optional) Weisen Sie die Kosten einer Klasse zu.
Sie können Ausgaben auch nach Klasse erfassen, indem Sie Einträge in der Spalte "Klasse" vornehmen. Beachten Sie den üblichen Abwärtspfeil und klicken Sie darauf, um eine Liste der Klassen anzuzeigen. (Sie sehen keine Klassenspalte, es sei denn, Sie haben QuickBooks mitgeteilt, dass Sie Klassen verwenden möchten.)
Wenn Sie möchten, dass QuickBooks Ausgaben nach Klasse verfolgt, können Sie dies einrichten. Um QuickBooks zum Erfassen von Ausgaben einzurichten, wählen Sie Bearbeiten -> Einstellungen. Wenn QuickBooks das Dialogfeld "Voreinstellungen" anzeigt, klicken Sie auf das Symbol "Buchhaltung", klicken Sie auf die Registerkarte Unternehmenspräferenzen und markieren Sie das Kontrollkästchen Klassenverfolgung verwenden.
Wenn Sie möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu berechnen, um die Ausgaben zu verrechnen.
10. Verwenden Sie die Registerkarte Exemplare, um die verschiedenen Exemplare aufzuzeichnen, die die Rechnung repräsentiert.
Klicken Sie auf die Registerkarte Elemente. Geben Sie die gekauften Artikel und die Preise ein, die Sie bezahlt haben.
Wenn Sie nach dem teilweisen Ausfüllen der Rechnung feststellen, dass die Rechnung tatsächlich eine Bestellung bezahlt, klicken Sie auf die Schaltfläche Bestellung auswählen, die auf der Registerkarte Artikel des Fensters Rechnung eingeben angezeigt wird.
Klicken Sie in der Dropdown-Liste Hersteller auf den Namen des Lieferanten, der Ihnen die Rechnung gesendet hat. Klicken Sie in der Liste der offenen Bestellungen in die Spalte auf der linken Seite, um ein Häkchen neben der Bestellung (oder den Bestellungen) zu setzen, für die Sie bezahlen. Leicht genug? Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind, und QuickBooks füllt die Registerkarte Elemente automatisch für Sie aus.
11. Wechseln Sie in die Spalte Artikel und geben Sie einen Namen für das Element ein.
Beachten Sie den Abwärtspfeil in dieser Spalte. Klicken Sie darauf, um die Elementliste anzuzeigen. Wird das Element, für das Sie bezahlen, in dieser Liste angezeigt? Klicken Sie in diesem Fall auf das Element. Wenn nicht, wählen Sie oben in der Liste und füllen Sie das Fenster Neues Objekt aus.
12. Füllen Sie die restlichen Zeilen der Elemente auf der Registerkarte Elemente aus.
Sie können alle Artikel, die Sie hier kaufen, eingeben. Stellen Sie sicher, dass auf der Registerkarte "Artikel" genau die Artikel angezeigt werden, die Sie kaufen, deren Kosten und Mengen. Wenn Sie möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu berechnen, um die Elemente zusammenzufassen.
13. Speichern Sie die Rechnung.
Klicken Sie auf Speichern & Neu, um den Datensatz der Rechnung zu speichern und eine weitere Rechnung einzugeben. Oder klicken Sie auf Speichern und schließen, um Ihre Rechnung aufzuzeichnen, aber keine weitere Rechnung zu bezahlen.
