Unified Communications für Dummies Cheat Sheet - Dummies

Unified Communications kann alle Ihre Nachrichten und Kontakte in einer einzigen Präsenz verknüpfen. Sie können Kollegen und Kunden über einen beliebigen gemeinsamen Kanal sehen, hören und mit ihnen kommunizieren und sie an eine Standardschnittstelle weiterleiten.

Die wichtigsten Vorteile von Unified Messaging

Unified Messaging bietet Nutzern eine Reihe von Vorteilen bei der Verwaltung ihrer Geschäfte mit barrierefreien, elektronischen Kommunikationssystemen wie E-Mail, Voice, Messenger-Diensten.

Ein einzelner Posteingang. Unified Messaging kann alle Arten von Messaging und Kommunikation an einen einzelnen Posteingang liefern. Der einzelne Posteingang ist für Administratoren einfacher zu verwalten und bietet den Benutzern Flexibilität bei der Verwaltung und Interaktion mit ihrer gesamten Kommunikation.
Effiziente Kommunikation. Benutzer können effizienter kommunizieren, indem sie gleichzeitig Zugriff auf alle Kommunikationen haben und frei sind, diese auf die für die jeweilige Kommunikation am besten geeignete oder effektivste Weise zu teilen, weiterzuleiten oder zu verwalten.
Kosteneinsparungen. Zusammenführen rationalisiert die Kommunikationsverwaltung und konsolidiert die Infrastruktur auf weniger physischen Servern, wodurch Geld für das Unternehmen gespart wird.
Zugriff von überall. Unified Messaging bietet alternative Methoden für den Zugriff auf die Kommunikation. Durch das Zusammenführen von E-Mail-, Sprach- und anderen Kommunikationen können Benutzer Sprachnachrichten per E-Mail erhalten, E-Mail-Nachrichten über das Telefon diktieren oder auf die Kommunikation über das Internet zugreifen.

Wichtige Unified Messaging-Funktionen

Das Konzept von Unified Messaging und die von ihm bereitgestellten Funktionen sind von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Im Allgemeinen sind dies jedoch einige der Funktionen, die Sie erwarten können:

Automatisierter Vermittler.. Ein automatisierter Operator ist wie ein virtueller Rezeptionist oder Operator. Der automatisierte Teilnehmer kann entweder an einer Tastenton-Menüeingabe oder an einer Sprachantworterkennung arbeiten und kann es für Anrufer einfacher und intuitiver machen, die Abteilung oder Einzelperson zu erreichen, die sie suchen.
Empfangen von Voicemails. Anstatt auf einem separaten Telefonserver oder -system gespeichert zu werden, werden Voicemail-Nachrichten zusammen mit E-Mails und anderen Kommunikationen in einem gemeinsamen Posteingang gespeichert. Voicemails können direkt aus einer E-Mail abgespielt oder als Audiodatei an die E-Mail angehängt werden.

Der Empfang von Voicemail im E-Mail-Posteingang erweitert auch die Optionen für den Zugriff auf Voicemail. Sie kann von einem Telefon, vom E-Mail-Client, über den webbasierten E-Mail-Zugriff oder sogar über den E-Mail-Zugriff auf einem Mobiltelefon abgerufen werden.
Empfangen von Faxen. Wenn Sie Faxe auf einem Standalone-Faxgerät empfangen, das tatsächliche Papierkopien der Nachricht ausspuckt, hilft Ihnen das nicht weiter.Wenn Sie jedoch auf einen Faxserver angewiesen sind, können die Faxe an einen Unified Messaging-Posteingang weitergeleitet werden.

Bei altmodischem Faxen müssen Sie sich physisch am Standort des Faxgeräts aufhalten, um es empfangen zu können. Auf Unified Messaging-Faxe kann überall und jederzeit zugegriffen werden, und zwar auf die gleiche Weise wie zuvor für den Zugriff auf Voicemail.
Voicemailbenachrichtigung. Bei herkömmlichen Voicemail-Nachrichten wird entweder ein blinkendes Lämpchen am Telefonhörer oder ein Stotter-Ton verwendet, wenn das Telefon abgeholt wird, um Sie über eine anstehende Nachricht zu informieren.

Bei Unified Messaging empfängt der Benutzer die Voicemail per E-Mail und kann so jederzeit von jedem Ort der Welt aus darauf zugreifen. Zudem verfügt der Softphone-Client in der Regel über eine Voicemailbenachrichtigung, die den Benutzer auf eine neue Voicemail hinweist.
Direkter Zugriff auf Voicemail. Einige Enterprise-Telefonsysteme verfügen bereits über diese Funktion, sind aber immer noch ein cooles Feature. Mit Voice in Unified Messaging gebunden, können Sie Voicemail für einen Kollegen verlassen, ohne tatsächlich ihr Telefon klingeln.

Wenn Sie Nachrichten für jemanden hinterlassen möchten, ohne diese Person zu unterbrechen oder nur eine Erinnerung hinterlassen möchten, ohne eine tatsächliche Konversation zu führen, kann sich die Möglichkeit zur direkten Verbindung mit Voicemail als nützlich erweisen.
Routenwiedergabe zum Telefon. Auch wenn Unified Communications und Unified Messaging Ihnen die Möglichkeit bieten, Ihre Nachrichten entweder über den Softphone-Client auf Ihrem Computer wiederzugeben oder eine eingebettete oder angehängte Audiodatei von einer E-Mail abzuspielen, möchten Sie dies möglicherweise nicht immer tun. Dies.

Wenn Sie in einem Café sitzen oder in einem Flughafen sitzen, möchten Sie vielleicht, dass Ihre Nachrichten privat sind. Unified Messaging ermöglicht es Ihnen, die Wiedergabe von Voicemail-Nachrichten auf Ihrem Computer zu initiieren, sie jedoch auf Ihren Desktop oder Ihr Mobiltelefon umzuleiten.

Unified Message Viewing Tools

Mit Unified Communications und der Konvergenz von Voicemail mit E-Mail und dem PC-Desktop haben Sie neue Möglichkeiten, mit Voicemail-Nachrichten zu interagieren. Sie sind wahrscheinlich daran gewöhnt, auf Ihrem Tischtelefon eine Art Licht oder einen Stotter-Wählton zu hören, wenn Sie den Hörer abheben, um Sie zu benachrichtigen, wenn eine neue Voicemail-Nachricht wartet. Abhängig von der Unified Communications-Plattform können diese Benachrichtigungen vom

Unified Communications-Client auf den Desktop erweitert werden. Das Unified Communications-Softphone oder die Instant Messaging-Clientanwendung verfügt normalerweise über eine Art Benachrichtigung, die Sie benachrichtigt, wenn eine neue Voicemail-Nachricht verfügbar ist.
Windows-Systray. Die Unified Communications-Software kann sich an den Windows-Desktop anbinden und eine Art Anzeige für wartende Nachrichten im Systray des Microsoft Windows-Betriebssystems bereitstellen.

Unified Voicemail und E-Mail

Voicemail ist eine unverzichtbare Unified Communications-Funktion für ein Telefonsystem. Die Fähigkeit, eine Voicemail zu hinterlassen, ist sicherlich besser, als das Telefon unbegrenzt klingeln zu lassen, ohne den Benutzer zu erreichen. Die Voicemail hat jedoch ihre Nachteile.

Im Allgemeinen erhalten Benutzer ihre Voicemail nur, wenn sie das Telefon verwenden, auf dem die Voicemail gelassen wurde. Die meisten Voicemail-Systeme bieten auch eine Methode zum Fernabfragen von Nachrichten, indem sie beim Voicemail-System anrufen. Diese Funktionen werden jedoch nur selten verwendet, wenn sich jemand längere Zeit nicht im Büro aufhält.
Mit Unified Messaging werden Voicemails an denselben Posteingang wie E-Mail und andere Mitteilungen gesendet und können mit einem E-Mail-Client abgerufen werden. Benutzer haben häufig E-Mails auf ihren Mobiltelefonen, und viele Unternehmen haben webbasierten Zugriff auf das E-Mail-System des Unternehmens, sodass die Möglichkeit, Voicemail per E-Mail zu empfangen, praktisch zu jeder Zeit und an jedem Ort Zugriff auf Ihre Voicemail hat.
Bei einigen Unified Communications-Systemen werden Voicemail-Nachrichten als MP3-, WAV- oder andere Audiodateiformate an eine E-Mail angehängt. Andere Unified Communications-Plattformen wie Microsoft Unified Communications betten die Voicemail in die E-Mail ein. Wenn Sie Microsoft Exchange mit Unified Messaging und Microsoft Outlook verwenden, verfügen Voicemail-Nachrichten über einen integrierten Audioplayer, sodass sie direkt aus der E-Mail abgespielt werden können, ohne dass zusätzliche Audio-Utilities erforderlich sind.
Mit Microsoft Outlook und Microsoft Exchange-Voicemail können Sie auch auf Wiedergabe über Telefon klicken, damit das Voicemail-System Sie auf Ihrem Telefon anruft, wenn Sie die Voicemail-Nachrichten mit mehr Vertraulichkeit abhören möchten. indem Sie sie über Ihren Computer-Lautsprecher brüllen. Wenn Sie in einem Café oder einem anderen öffentlichen Bereich sind, kann dies eine praktische Funktion sein.

Unified Message Sharing

Da Unified Messaging es Ihnen ermöglicht, Ihre Voicemails und Faxe in einem einzigen, einheitlichen Posteingang eingebettet oder an E-Mails angehängt zu empfangen, können Sie auch mit diesen Nachrichtentypen arbeiten. eine E-Mail-Nachricht. Mit Unified Messaging und einem einzigen Posteingang haben Sie mehr Kontrolle und Flexibilität für die Kommunikation mit anderen. Einige Beispiele für diese Flexibilität sind:

Voicemail kann an andere Personen oder Gruppen weitergeleitet werden, die zur Behebung eines Problems besser geeignet sind.
Voicemail kann an das Management weitergeleitet werden, um Probleme zu beheben.
Gefaxte Bestellungen können zur Bearbeitung an die entsprechenden Abteilungen weitergeleitet werden.
Voicemail- und Faxnachrichten können zur späteren Verwendung gesichert und archiviert werden.

Unified Remote Call Control

Mit der Remote Call Control (RCC) können Sie Ihre Unified Communications-Plattform in Ihr bestehendes PBX-Telefonsystem (Private Branch Exchange) integrieren. Mit RCC können Sie einige der Funktionen von Unified Communications nutzen, ohne dass Sie zu einem VoIP-basierten Telefonsystem migrieren müssen. Im Wesentlichen bindet ein integriertes RCC-System die vorhandene PBX-Infrastruktur in die Unified Communications-Umgebung ein:

Wenn Benutzer mit ihrem Bürotelefon einen Anruf tätigen oder annehmen, wird der Anwesenheitsstatus in Unified Communications aktualisiert, um anzuzeigen, dass sie sich in einem Gespräch befinden.
Die Unified-Communications-Softphone-Anwendung kann zum Tätigen und Empfangen von Anrufen und zur anderweitigen Interaktion mit dem Bürotelefon verwendet werden.

Die Funktionalität von RCC hängt von den Fähigkeiten des PBX-Systems ab, kann aber