Erfassen, wie Sie Ihre Rechnungen über die Eingabe-Fenster in QuickBooks 2017 erfassen - dummies

Wenn eine Rechnung eingeht, müssen Sie sie zuerst in QuickBooks 2017 erfassen. Sie können Rechnungen über das Fenster "Rechnungen eingeben" oder "Kreditorenbuchhaltung" erfassen. Wenn Sie planen, Rechnungen nach Aufwand und Posten zu verfolgen, müssen Sie das Fenster "Rechnungen eingeben" verwenden.

Um eine Rechnung über das Fenster Rechnungen erfassen aufzuzeichnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie Kreditoren → Rechnungen eingeben. Alternativ klicken Sie auf der Startseite auf der Registerkarte Lieferanten auf das Symbol Rechnungen eingeben. Sie merken zweifellos, dass die obere Hälfte dieses Fensters ziemlich wie ein Scheck aussieht, und das ist, weil viele der Informationen, die Sie hier setzen, auf dem Scheck landen, den Sie schreiben, um Ihre Rechnung zu bezahlen. (Wenn Sie das Wort Guthaben oben im Formular und nicht bei Bill, sehen, wählen Sie in der oberen linken Ecke die Option "Rechnung". Sie können dieses Fenster auch zur Eingabe von Guthaben verwenden. Memos von Händlern.)

   

2. Wählen Sie den Namen des Lieferanten aus, den Sie bezahlen. Wenn Sie diese Rechnung an einen Lieferanten zahlen möchten, der sich bereits in der Lieferantenliste befindet, klicken Sie auf den Abwärtspfeil am Ende der Lieferantenzeile und wählen Sie den Lieferanten aus. (Anschließend füllt QuickBooks automatisch das Fenster "Rechnungen eingeben" mit so vielen Informationen, wie er sich merken kann.) Wenn dieser Anbieter neu ist, fordert QuickBooks Sie auf, einige Informationen über den Lieferanten hinzuzufügen oder einzurichten: Adresse, Kreditlimit, Zahlungsbedingungen und bald. Sie stellen diese Informationen im Fenster Neuer Anbieter bereit.

   Wenn Sie eine oder mehrere unbezahlte Bestellungen bei dem von Ihnen ausgewählten Lieferanten haben, werden Sie von QuickBooks gefragt, ob Sie eine Bestellung entgegennehmen möchten. Klicken Sie auf Ja, wenn Sie dies tun, oder auf Nein, wenn Sie dies nicht tun. Wenn Sie eine Bestellung entgegennehmen möchten, zeigt QuickBooks das Dialogfeld "Bestellungen öffnen" an. Es listet die offenen Bestellungen auf, die Sie aufgezeichnet haben.

   Wenn Sie eine oder mehrere Bestellungen auswählen, für die Sie eine Bestellung entgegennehmen möchten, füllt QuickBooks die Artikel und Beträge aus diesen Bestellungen für Sie aus, die Sie gegebenenfalls ändern können. Wenn Sie mit dem Dialogfeld "Bestellungen öffnen" fertig sind, klicken Sie auf "OK", um zum Fenster "Rechnungen eingeben" zurückzukehren.

   

   Um eine Bestellung anzulegen, die eine Aufzeichnung von Artikeln ist, die Sie bei Lieferanten bestellen, wählen Sie Kreditoren → Bestellungen anlegen. Wenn QuickBooks das Fenster "Bestellungen erstellen" anzeigt, beschreiben Sie Ihre Bestellung. Sie drucken und bearbeiten übrigens Bestellungen auf die gleiche Weise wie Sie Rechnungen und Gutschriften ausdrucken.

3. Wählen Sie die Zahlungsbedingungen aus, die beschreiben, wann die Rechnung fällig ist. Öffnen Sie in der Zeile "Bedingungen" die Dropdown-Liste und wählen Sie die Zahlungsbedingungen aus (sofern die Informationen nicht bereits beim Einrichten des Lieferanten vorhanden sind).
4. (Optional) Geben Sie die Referenznummer des Lieferanten ein. Wenn Sie die Referenznummer des Lieferanten für die Rechnung eingeben - das ist wahrscheinlich nur die Rechnungsnummer oder Ihre Kontonummer -, wird die Referenznummer auf dem Gutschein ausgedruckt, der Teil der gedruckten Schecks ist.
5. (Optional) Geben Sie ein Memo ein, um die Rechnung zu beschreiben. Sie können eine Notiz in das Textfeld "Memo" eingeben. Die Notiz, die Sie eingeben, wird im A / P-Register angezeigt.
6. Bewegen Sie den Cursor in die Spalte "Konto" der Registerkarte "Ausgaben" und geben Sie einen Kostenstellennamen ein. Es ist gut möglich, dass Sie den Namen eines Aufwandskontos eingeben, das sich bereits im Kontenplan befindet. Klicken Sie in diesem Fall auf den Abwärtspfeil, um eine Liste aller Ihrer Konten anzuzeigen. Sie müssen wahrscheinlich die Liste nach unten scrollen, um zu den Kostenstellen zu gelangen. (Eine schnelle Möglichkeit, die Liste nach unten zu verschieben, besteht darin, mit der Eingabe des Kontonamens zu beginnen. Sie gehen direkt die Liste entlang.) Klicken Sie auf das Konto, das diese Rechnung darstellt. (Höchstwahrscheinlich ist es das Verbrauchsmaterial oder etwas in der Art.)

   Wenn Sie für diese Rechnung eine neue Kostenstellenkategorie erstellen müssen, wählen Sie oben in der Liste die Option "Neu hinzufügen". Sie sehen das Dialogfeld Neues Konto. Füllen Sie die Informationen aus und klicken Sie auf OK.

   Was ist, wenn das Geld, das Sie aufgrund dieser Rechnung auszahlen, auf zwei, drei oder vier Aufwandskonten aufgeteilt werden kann? Klicken Sie einfach unten auf das Konto, das Sie gerade eingegeben haben. Der Pfeil nach unten erscheint. Klicken Sie darauf, um ein anderes Aufwandskonto einzugeben, und klicken Sie auf ein anderes, falls erforderlich.

7. Wechseln Sie ggf. in die Spalte "Betrag" und ändern Sie die Zahlen. Wenn Sie diese Rechnung auf mehrere Konten aufteilen, stellen Sie sicher, dass die Zahlen in der Spalte Betrag der Summe der Rechnung hinzugefügt werden.
8. (Optional) Geben Sie Wörter der Erklärung oder Weisheit in die Spalte "Notiz" ein.
9. (Optional) Weisen Sie die Kosten einem Kunden zu: Auftrag. Wenn Sie planen, diese Kosten erstattet zu bekommen, oder wenn Sie nur Ihre Ausgaben nach Tätigkeitsbereichen erfassen möchten, geben Sie den Kunden ein, der Sie erstattet. Geben Sie bei Bedarf einen Betrag für jedes Konto ein. Sie können den Abwärtspfeil verwenden, um Kunden zu finden und dann darauf zu klicken.
10. (Optional) Weisen Sie die Kosten einer Klasse zu. Sie können Ausgaben auch nach Klasse verfolgen, indem Sie Einträge in der Spalte Klasse vornehmen. Beachten Sie den üblichen Abwärtspfeil und klicken Sie darauf, um eine Liste der Klassen anzuzeigen. (Sie sehen keine Klassenspalte, es sei denn, Sie haben QuickBooks mitgeteilt, dass Sie Klassen verwenden möchten.)

    Wenn Sie möchten, dass QuickBooks Ausgaben nach Klasse verfolgt, können Sie dies einrichten. Um QuickBooks für die Verfolgung von Ausgaben einzurichten, wählen Sie Bearbeiten → Einstellungen. Wenn QuickBooks das Dialogfeld "Voreinstellungen" anzeigt, klicken Sie auf das Symbol "Buchhaltung", klicken Sie auf die Registerkarte Unternehmenseinstellungen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Klassenverfolgung verwenden.

    Wenn Sie möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu berechnen, um die Ausgaben zu verrechnen.

11. Verwenden Sie die Registerkarte Exemplare, um die verschiedenen Exemplare aufzuzeichnen, die die Rechnung darstellt. Klicken Sie auf die Registerkarte Elemente. Geben Sie die gekauften Artikel und die Preise ein, die Sie bezahlt haben.

    Wenn Sie nach dem teilweisen Ausfüllen der Rechnung feststellen, dass die Rechnung tatsächlich eine Bestellung bezahlt, klicken Sie auf die Schaltfläche "Bestellung auswählen", die im Hauptfenster des Fensters "Rechnungen eingeben" angezeigt wird.

    Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Lieferanten den Namen des Lieferanten aus, von dem Sie die Rechnung erhalten haben. Klicken Sie in der Liste der offenen Bestellungen in die Spalte auf der linken Seite, um ein Häkchen neben der Bestellung (oder den Bestellungen) zu setzen, für die Sie bezahlen. Leicht genug? Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind. QuickBooks füllt die Registerkarte Elemente automatisch für Sie aus.

12. Wechseln Sie in die Spalte Artikel und geben Sie einen Namen für das Element ein. Beachten Sie den Abwärtspfeil in dieser Spalte. Klicken Sie darauf, um die Elementliste anzuzeigen. Wird das Element, für das Sie bezahlen, in dieser Liste angezeigt? Klicken Sie in diesem Fall auf das Element. Ist dies nicht der Fall, wählen Sie am Anfang der Liste die Option "Neu hinzufügen" und füllen Sie das Fenster "Neues Element" aus.
13. Füllen Sie die restlichen Zeilen der Elemente auf der Registerkarte "Elemente" aus. Sie können alle Artikel, die Sie hier kaufen, eingeben. Stellen Sie sicher, dass auf der Registerkarte "Artikel" genau die Artikel angezeigt werden, die Sie kaufen, deren Kosten und Mengen. Wenn Sie möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu berechnen, um die Elemente zusammenzufassen.
14. Speichern Sie die Rechnung. Klicken Sie auf Speichern & Neu, um den Datensatz der Rechnung zu speichern, und geben Sie dann eine andere Rechnung ein. Oder klicken Sie auf Speichern & Schließen, um Ihre Rechnung aufzuzeichnen, aber keine andere Rechnung einzugeben.

Genau wie bei kundenbezogenen Fenstern (wie dem Fenster "Rechnungen erstellen") zeigt QuickBooks historische Informationen zu einem Lieferanten in der rechten Seitenleiste an. Sie können zwischen dem Lieferanten und den Transaktionen wechseln, Schnellberichte erstellen und schnell auf frühere oder ausstehende Rechnungen, Rechnungen und andere Notizen auf einem Kunden verweisen, mit dem Sie Geschäfte abschließen.