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Glücklicherweise wird der größte Teil der Bestandsbuchhaltung, die in einem Unternehmen stattfindet, automatisch von QuickBooks erledigt. Wenn Sie beispielsweise ein Inventarelement kaufen, indem Sie einen Scheck oder eine Kreditorenbuchhaltung erfassen, passt QuickBooks automatisch Ihre Bestandskonten sowohl für den Dollarwert des Inventars als auch für die Menge der Artikel an. Wenn Sie ein Inventarelement an einen Kunden verkaufen, passt QuickBooks automatisch den Dollarwert Ihres Inventars an und passt die Anzahl der von Ihnen verkauften Artikel an.
Grundsätzlich bedeutet dies, dass QuickBooks ein Permanente Inventar System führt - ein Inventarsystem, mit dem Sie jederzeit wissen können, wie viele Artikel Sie im Inventar haben und welchen Wert Sie haben. Dein Inventar beträgt. (In der Vergangenheit verwendeten kleinere Firmen häufig ein Periodic Inventory -System, was bedeutete, dass Geschäftsinhaber den Dollarwert ihres Inventars nie wirklich genau kannten oder die Menge für die Inventargegenstände zählte, die sie besaßen.)
Obwohl alles im vorigen Abschnitt gute Nachrichten darstellt, erfordern einige Inventar-bezogene Kopfschmerzen ein wenig buchhalterische Magie. Insbesondere wenn Ihre Firma Inventar führt, müssen Sie wissen, wie Sie mit veraltetem Inventar, der Entsorgung von veraltetem Inventar und dem Schrumpfen des Inventars umgehen müssen.
Umgang mit veraltetem Inventar
Veraltetes Inventar bezieht sich auf Artikel, die Sie zum Verkauf gekauft haben, die sich jedoch nicht als verkaufsfähig erweisen. Vielleicht wollen die Kunden es nicht mehr. Vielleicht haben Sie zu viel Inventar und können niemals alles verkaufen, was Sie halten.
In beiden Fällen erfassen Sie die Tatsache, dass Ihr Inventarwert tatsächlich niedriger ist als das, für das Sie ihn gekauft haben. Und Sie wollen die Tatsache aufzeichnen, dass das Geld, das Sie für das veraltete Element ausgegeben haben, wirklich eine Ausgabe ist. Nehmen wir an, Sie haben ein paar 100 US-Dollar gekauft, von denen Sie wissen, dass sie veraltet sind. Wie zeichnet man diese Obsoleszenz auf?
| Konto | Soll | Kredit |
| Inventarveralterung | $ 100 | |
| Freibetrag für veraltetes Inventar | $ 100 |
Als Journal Eintrag 7 zeigt, um die Obsoleszenz eines Inventarstücks von $ 100 aufzuzeichnen, belasten Sie zuerst ein Aufwandskonto, das so etwas wie "Inventory Obsolescence" genannt wird, für 100 $. Dann gibst du ein Kontra-Asset-Konto mit dem Namen "Allowance for obsolete inventory" für 100 $ an.
Ein Kontokorrent-Konto wird in der Bilanz unmittelbar unter dem Vermögenswertkonto ausgewiesen, auf das es sich bezieht.Das Kontokorrent-Konto mit seinem negativen Guthaben reduziert den Nettobelegwert des Anlagekontos. Wenn das Inventarkontosaldo 3, 100 US-Dollar beträgt und Sie einen Rabatt auf ein veraltetes Kontra-Asset-Inventarkonto von 100 US-Dollar haben, wird der Nettobestandsguthaben in Höhe von 3.000 US-Dollar angezeigt. Vermögenskonto.
QuickBooks erfordert, dass Sie Journaleintrag 7 selbst mit dem Befehl Journaleinträge erstellen aufzeichnen.
Überflüssiges Inventar entsorgen
Wenn Sie letztendlich über veraltetes Inventar verfügen, zeichnen Sie einen Journaleintrag wie diesen auf. Dieser Journaleintrag belastet das Kontokorrentkonto für 100 USD und das Inventar für 100 USD. Mit anderen Worten, dieser Journaleintrag entfernt den Wert des veralteten Inventars sowohl aus dem Wert für veraltetes Inventarkonto als auch aus dem Inventarkonto selbst. Sie erfassen diesen Journaleintrag, wenn Sie das Inventar tatsächlich physisch entsorgen - beispielsweise wenn Sie den Müllmann bezahlen, um das Inventar zu transportieren, oder wenn Sie das Inventar in den großen Müllcontainer hinter Ihrem Büro oder Ihrer Fabrik werfen.
| Konto | Debit | Kredit |
| Ermäßigung für veraltetes Inventar | $ 100 | |
| Inventar | $ 100 |
Im Allgemeinen die Dinge, die Sie jedes Jahr aus steuerlichen Gründen tun sollten, beschäftigen sich mit Ihrem veralteten Inventar. Die Steuerregeln besagen im Allgemeinen, dass Sie veraltete Lagerbestände nicht abschreiben können, es sei denn, Sie verfügen tatsächlich über Einkommensquellen. In der Regel können Sie den Bestand jedoch auf seinen Liquidationswert schreiben. Eine solche Abschreibung funktioniert genauso wie eine Abschreibung für veraltetes Inventar. Eine Abschreibung kann ein wenig schwierig sein, wenn Sie es noch nie zuvor getan haben, also sollten Sie sich mit Ihrem Steuerberater beraten.
Ein noch wichtiger Punkt bei der Aufzeichnung der Entsorgung veralteter Bestände: In QuickBooks erfassen Sie die Bestandsverfügbarkeit, indem Sie die Anzahl der physischen Artikel der Inventargegenstände anpassen. Sie erfassen keinen Journaleintrag wie den in Journaleintrag 8 angezeigten. Sie passen die Bestandskonten für das veraltete Inventar an. Diese Anpassung würde automatisch den Inventarkontosaldo reduzieren. Wenn Sie von QuickBooks gefragt werden, welches Konto belastet werden soll, geben Sie die Erlaubnis für ein veraltetes Inventarkonto an.
Umgang mit Inventurschrumpfung
Der andere chronische Inventar-Kopfschmerz, mit dem viele Unternehmer und Manager konfrontiert sind, ist der Schrumpf des Inventars. Es ist sehr wahrscheinlich, manchmal aus den unschuldigsten Gründen, dass Ihre Bestandsaufzeichnungen die Anzahl der Artikel zu hoch angesetzt haben. Wenn dies geschieht, müssen Sie Ihre Datensätze anpassen. Im Wesentlichen möchten Sie sowohl den Dollarwert Ihres Inventars als auch die Anzahl Ihrer Inventargegenstände reduzieren.
QuickBooks erstellt diesen Journaleintrag für Sie, um dieses Ereignis aufzuzeichnen. Diese Journalbuchung belastet ein entsprechendes Aufwandskonto - in Journal Entry 9 wird das Aufwandskonto als "Shrinkage-Aufwand" bezeichnet - für 100 US-Dollar.Ein Journaleintrag muss außerdem das Inventarkonto für 100 $ gutschreiben.
| Konto | Debit | Kredit |
| Schrumpfkosten | $ 100 | |
| Inventar | $ 100 |
In QuickBooks haben Sie eigentlich keine notieren Sie einen formalen Journaleintrag wie der hier gezeigte. Sie verwenden ein sogenanntes Arbeitsblatt für die physische Zählung, um die Mengen Ihrer Inventarelementzählungen an das anzupassen, was sie tatsächlich sind. Wenn Sie diese Anpassung vornehmen, gleicht QuickBooks automatisch den Inventarkontosaldo ab und passt die Anzahl der Mengen an. QuickBooks erfordert außerdem, dass Sie das Aufwandskonto angeben, das für das Schrumpfen belastet werden sollte.
Früher verglichen Unternehmen nur einmal im Jahr ihre Buchhaltungsaufzeichnungen mit den physischen Zählungen von Inventargegenständen. In der Tat war die jährliche Inventur physische Zählung ein schmerzliches Ritual, das viele Händler und Einzelhändler durchliefen. Heutzutage haben die meisten Unternehmen festgestellt, dass es viel besser ist, die Inventur über das ganze Jahr hinweg durchzuführen. Dieser Ansatz, der als Zykluszählung bezeichnet wird, bedeutet, dass Sie wahrscheinlich mehrere Male im Jahr Ihre Buchhaltungsaufzeichnungen mit den physischen Zählungen für Ihre wertvollsten Gegenstände vergleichen.
Bei Ihren mäßig wertvollen Gegenständen vergleichen Sie Ihre Bestandsbuchhaltungsaufzeichnungen wahrscheinlich einmal oder zweimal im Jahr mit physischen Zählerständen. Mit Ihren am wenigsten wertvollen Inventargegenständen vergleichen Sie Inventurdatensätze wahrscheinlich nur unregelmäßig mit physischen Zählungen, und Sie können ein gewisses Maß an Ungenauigkeit akzeptieren. Anstatt z. B. Schrauben in einem Behälter zu zählen, können Sie den Behälter wiegen und dann eine Schätzung der Anzahl der Schrauben vornehmen.
In jedem Fall möchten Sie ein System, mit dem Sie Ihre Buchhaltungsaufzeichnungen mit Ihren physischen Zählungen vergleichen können. Inventory Shrinkage und Inventory Obsolescence stellen reale Kosten für Geschäfte dar, die sonst nicht in Ihren Buchhaltungsunterlagen erfasst werden.
