Sichern Ihrer Access 2003-Datenbank als MDE-Datei - Dummies

Wenn Sie eine Access 2003-Datenbank für andere Personen erstellen - vor allem für Personen, die möglicherweise keine Ahnung von Access haben - können Sie Sperren Sie Ihre Datenbank, um zu verhindern, dass andere Benutzer Änderungen vornehmen, die sie möglicherweise beschädigen. Sie können Sicherheit in Form von Benutzernamen und Kennwörtern hinzufügen. Eine einfachere Möglichkeit besteht jedoch darin, Ihre Datenbank von einer MDB-Datei in eine MDE-Datei umzuwandeln.

Eine MDE-Datei entspricht einer regulären Access MDB-Datenbankdatei mit den folgenden Änderungen:

• Alle VBA-Prozeduren sind kompiliert - konvertiert von lesbarem Code (ohnehin mehr oder weniger lesbar) in ein Format, das nur der Computer versteht. Diese Änderung verhindert, dass ein Datenbankbenutzer Ihren VBA-Code liest oder ändert.
• Niemand kann Formulare oder Berichte erstellen oder vorhandene ändern (Sie können sie nicht einmal in der Entwurfsansicht öffnen). Sie können auch keine importieren.

Achten Sie darauf, eine Kopie Ihrer ursprünglichen MDB-Datei beizubehalten! Wenn Sie Änderungen an Ihrem VBA-Code, Ihren Formularen oder Berichten vornehmen (oder neue erstellen müssen), müssen Sie die MDB-Datei und nicht die MDE-Datei verwenden. MDE-Dateien werden am häufigsten für die Front-End-Datenbank verwendet, wenn Sie eine Anwendung in zwei Datenbanken (Front-End und Back-End) aufteilen.

Erstellen einer MDE-Datei

Das Speichern Ihrer MDB-Datei als MDE-Datei ist einfach. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Datenbank im Access 2002/2003-Dateiformat befindet, indem Sie die Datenbank öffnen.

Sehen Sie sich die Titelleiste des Datenbankfensters an. (Drücken Sie F11, wenn es nicht sichtbar ist.) Wenn in der Titelleiste "(Access 2000 Dateiformat)" angezeigt wird, müssen Sie es in das neueste Dateiformat konvertieren.

2. Wählen Sie Extras -> Datenbank-Dienstprogramme -> MDE-Datei erstellen.

Access schließt die Datenbank für die Konvertierung. Dann sehen Sie das Dialogfeld "MDE speichern unter".

3. Geben Sie den Ordner und Dateinamen für die Datei an und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Access erstellt die neue MDE-Datei, während die ursprüngliche MDB-Datei unberührt bleibt. Dann öffnet sich die neue MDE-Datei.

Wenn bei der Erstellung der MDE-Datei ein Problem auftritt, wird eine Meldung mit der Schaltfläche Hilfe anzeigen angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um herauszufinden, was falsch ist.

Updates später erstellen

Früher oder später möchten Sie einen neuen Bericht erstellen oder einen lästigen Tippfehler in einem Formular korrigieren. Sie müssen zu Ihrer MDB-Datei zurückkehren, um diese Art von Änderungen vorzunehmen, da Sie keine Änderungen in einer MDE-Datei vornehmen können.

Wenn es sich bei der MDE-Datei um eine Frontend-Datei handelt, in der keine Daten gespeichert sind, können Sie lediglich Ihre Änderungen an der ursprünglichen MDB-Datei vornehmen und diese als MDE-Datei speichern. Da alle Ihre Daten in der Backend-Datenbank gespeichert sind, sind Sie alle bereit.

Wenn Ihre MDE-Datei jedoch Tabellen mit wertvollen Informationen enthält, können Sie sie nicht einfach aufgeben. Wenn Sie die MDE-Datei für die Dateneingabe und -bearbeitung verwenden, enthält diese Datei Ihre aktuellen Tabellen. Die ursprüngliche MDB-Datei verfügt über bearbeitbare Formulare, Berichte und VBA-Code, enthält jedoch nicht die neueste Version der in Ihren Tabellen gespeicherten Daten. Kein Problem.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihre MDE-Datei zu aktualisieren:

1. Benennen Sie Ihre MDE-Datei als eine Sicherungsdatei um.

Fügen Sie beispielsweise das heutige Datum am Ende des Dateinamens hinzu (direkt vor dem.mde-Teil). Sie sind dabei, eine neue MDE-Datei zu erstellen, aber Sie möchten die Daten in dieser Datei nicht verlieren.

2. Öffnen Sie die ursprüngliche MDB-Datei und nehmen Sie alle Änderungen vor, um die gewünschten Formulare, Berichte und VBA-Codes zu enthalten.

Wenn Sie drastische Änderungen vornehmen möchten, erstellen Sie zuerst eine Sicherungskopie der MDB.

3. Wählen Sie Extras -> Datenbank-Dienstprogramme -> MDE-Datei erstellen und speichern Sie diese als MDE-Datei mit dem Namen, den Ihre MDE-Datei ursprünglich hatte.

Sie haben jetzt eine aktualisierte MDE-Datei mit neuen, verbesserten Formularen, Berichten und VBA-Prozeduren, aber mit alten Daten. Sie haben auch eine aktualisierte MDB-Datei mit Ihren neuen, verbesserten Formularen, Berichten und VBA-Code (aber nicht mehr aktuelle Tabellen).

4. Löschen Sie alle Tabellen aus dieser neuen MDE-Datei.

Klicken Sie im Datenbankfenster in der Liste Objekte auf die Schaltfläche Tabellen, klicken Sie auf jede Tabelle in der Liste, die im rechten Fensterbereich angezeigt wird, und drücken Sie dann die Taste Entf für jede Tabelle. Sie müssen jedes Löschen bestätigen, indem Sie auf die Schaltfläche Ja klicken. Das Löschen von Tabellen klingt gefährlich, aber denken Sie daran, dass Sie alle diese Tabellen sicher in Ihrer alten MDE-Datei gespeichert haben.

5. Importieren Sie die Tabellen aus der alten MDE-Datei in die neue.

Wählen Sie Datei -> Externe Daten importieren -> Importieren und wählen Sie den Namen, den Sie in Schritt 1 Ihrer alten MDE-Datei angegeben haben.

Sie sehen das Dialogfeld Objekte importieren mit Registerkarten für Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte und andere Objekte.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle auswählen, wobei die Registerkarte Tabellen ausgewählt ist, und klicken Sie dann auf OK.

Access importiert Ihre Tabellen von der ursprünglichen MDE in die neuen MDE-Dateien und ersetzt die älteren Daten in den Tabellen.

7. Importieren Sie alle Abfragen oder Makros in die alte MDE-Datenbank, die Sie erstellt oder geändert haben.

Wiederholen Sie die Schritte 5 und 6, aber verwenden Sie die Registerkarten "Abfragen" und "Makros" im Dialogfeld "Objekte importieren", um die Änderungen zu importieren.

Wenn Sie dies häufig tun, sollten Sie Ihren Tisch in ein vorderes und ein hinteres Ende aufteilen. Bei einer geteilten Datenbank müssen Sie Ihre aktualisierten Tabellen nicht erneut importieren: Sie können sie einfach in der unveränderten Backend-Datenbank belassen.