Kondensieren Ihre QuickBooks 2014 Datendatei - Dummies

Der Befehl QuickBooks Condense erstellt eine permanente Kopie der QuickBooks-Datendatei. (Diese Kopie wird als Archivkopie der Datei bezeichnet.) Eine Archivkopie der Unternehmensdatei ist ein Snapshot der Unternehmensdatei, wie sie zu einem bestimmten Zeitpunkt existiert.

Wenn jemand später eine Frage hat - vielleicht Ihr Buchhalter oder ein bundesstaatlicher oder staatlicher Rechnungsprüfer - können Sie die Archivkopie der Datendatei verwenden, um zu zeigen, wie die Firmendatei zu einem bestimmten Zeitpunkt aussah.

Nachdem Sie verstanden haben, worum es bei der Archivierung geht, ist der Vorgang recht einfach. Gehen Sie folgendermaßen vor, um die QuickBooks-Firmendatei zu komprimieren:

1Wählen Sie den Befehl Datei → Dienstprogramme → Daten kondensieren.

QuickBooks zeigt das erste Dialogfeld "Daten kondensieren" an.

2Wählen Sie das Optionsfeld Transaktionen vor einem bestimmten Datum aus.

Diese Option teilt QuickBooks mit, dass Sie zwei Dinge tun möchten: Erstellen Sie eine Archivkopie der QuickBooks-Datendatei, und nehmen Sie die Arbeitsdatei des Unternehmens so herunter, dass sie nicht so groß ist. QuickBooks reduziert die Größe der Arbeitsversion der Unternehmensdatendatei, indem alte, geschlossene Transaktionen entfernt werden, wenn Sie in Schritt 3 auswählen, dass Transaktionen entfernt werden sollen.

3 Geben Sie das Datum zum Entfernen von Transaktionen vor an.

Um das Datum anzugeben, vor dem geschlossene Transaktionen entfernt werden sollen, geben Sie das Datum in das Datum ein. Wenn Sie die Datei beispielsweise durch Entfernen von Transaktionen am oder vor dem 31. Dezember 2010 verdichten möchten, geben Sie 1/1/2011 in das Datumsfeld ein.

Beachten Sie jedoch, dass Sie sich nicht gezwungen fühlen, mehrere geschlossene Transaktionen zu entfernen. Sie entfernen geschlossene Transaktionen nur, wenn Ihre QuickBooks-Firmendatei zu groß wird. Sie können problemlos mit einer Unternehmensdatei von QuickBooks arbeiten, die 25 MB, 50 MB oder sogar 100 MB (Megabyte) umfasst.

Obwohl Sie normalerweise eine QuickBooks-Datei kondensieren, indem Sie alte, geschlossene Transaktionen entfernen, erstellt der Befehl "Condense" auch Dateien ohne Transaktionen. Um eine Datei zu erstellen, die Listen und Einstellungen, aber keine Transaktionen enthält, klicken Sie auf das Optionsfeld Alle Transaktionen. Übrigens könnten Sie die Option Alle Transaktionen verwenden, um eine fast leere Datei zu erstellen, die Sie wiederverwenden könnten (z. B. für Schulungen).

4Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie mit der Angabe fertig sind, welche Transaktionen QuickBooks entfernen soll.

QuickBooks zeigt das zweite Dialogfeld "Daten kondensieren" an.

5Bestimmen Sie, wie Bestandstransaktionen verdichtet werden sollen, und klicken Sie auf Weiter.

Wenn Ihre QuickBooks-Datei Inventurtransaktionen enthält, empfiehlt QuickBooks, dass Sie alte Inventartransaktionen entfernen.Wenn QuickBooks das zweite Dialogfeld "Daten kondensieren" anzeigt, können Sie QuickBooks anweisen, dies zu tun, indem Sie die Option Inventartransaktionen zusammenfassen auswählen. (Wenn Sie alte Transaktionen nicht entfernen möchten, wählen Sie die Schaltfläche Inventartransaktionsdetails beibehalten.)

Wenn Sie auf Weiter klicken, fahren Sie mit dem dritten Dialogfeld "Daten kondensieren" (nicht abgebildet) fort, in dem gefragt wird, welche Transaktionen geschlossen werden sollen…

6Geben Sie die zu entfernenden Transaktionen ein und klicken Sie auf Weiter.

QuickBooks fragt nach mehr Informationen darüber, was eine geschlossene oder alte Transaktion ausmacht, die entfernt werden sollte. Sie aktivieren Kontrollkästchen, um anzugeben, ob Transaktionen vor dem Entfernungsdatum entfernt werden sollen, auch wenn sie nicht gelöscht, als "Gedruckt" markiert, als "Gesendet" gekennzeichnet sind und so weiter.

Wenn Sie auf Weiter klicken, gelangen Sie zum vierten Dialogfeld "Daten kondensieren".

7Geben Sie alle Listenreinigungen an, die auftreten sollten, und klicken Sie auf Weiter.

Verwenden Sie das vierte Dialogfeld "Daten kondensieren", um QuickBooks mitzuteilen, dass es nicht nur alte geschlossene Transaktionen entfernen, sondern auch einige der Listen bereinigen soll. Sie können im Dialogfeld "Daten kondensieren" Kontrollkästchen aktivieren, um QuickBooks anzuweisen, nicht verwendete Konten, nicht verwendete Kunden, nicht verwendete Anbieter usw. zu entfernen.

Indem Sie Ihre Liste bereinigen, indem Sie nicht verwendete Listenelemente entfernen, reduzieren Sie nicht nur die Größe der Unternehmensdatei, sondern vereinfachen auch die Arbeit mit der Liste.

Wenn Sie auf Weiter klicken, zeigt QuickBooks die fünfte Seite des Dialogfelds Daten kondensieren an.

8Bestätigen Sie Ihre Brennwert- und Archivierungsoperation.

Nachdem Sie beschrieben haben, wie QuickBooks die Unternehmensdatei archivieren und kondensieren soll, zeigt QuickBooks das fünfte Dialogfeld "Daten kondensieren" an. Das Dialogfeld informiert Sie darüber, dass der Archivierungsprozess damit beginnt, dass QuickBooks eine Kopie der Datendatei erstellt und dass der Kondensationsvorgang mehrere Minuten oder sogar mehrere Stunden in Anspruch nehmen kann.

9Klicken Beginnen Kondense.

QuickBooks beginnt mit der Verdichtung der Datendatei.

10Sichern Sie die Datendatei, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Zu ​​Beginn des Kondenswasserprozesses fordert QuickBooks Sie auf, die QuickBooks-Firmendatei zu sichern. Das Sichern der QuickBooks-Firmendatei als Teil eines kondensierten Vorgangs funktioniert genauso wie das Sichern der QuickBooks-Firmendatei zu einem anderen Zeitpunkt.

Nachdem Sie die QuickBooks-Firmendatei gesichert haben, speichert QuickBooks eine Archivkopie der Unternehmensdatei und bereinigt dann die Arbeitsversion der Unternehmensdatei mithilfe Ihrer Anweisungen. Auch hier kann der Bereinigungsprozess, wie in den früheren Schritten erwähnt, nur ein paar Minuten dauern, oder es kann mehrere Stunden dauern, wenn Ihre Datei sehr groß ist.