Erstellen einer Auftragseinschätzung in QuickBooks 2016 - Dummies

In QuickBooks beginnt die Kostenkalkulation mit einer Schätzung… Eine Schätzung ist nur eine Liste der geschätzten Kosten, die Sie für einen Auftrag anfallen, den Sie für einen Kunden ausführen. Angenommen, Sie haben bereits einen Job erstellt und QuickBooks mitgeteilt, dass Sie Schätzungen verwenden. Hier sind die Schritte, die Sie zum Erstellen einer Schätzung ausführen:

1. Wählen Sie Kunden → Schätzungen erstellen.

   QuickBooks öffnet ein Formular zum Erstellen von Schätzungen, das eine unheimliche Ähnlichkeit mit dem Formular "Rechnungen erstellen" aufweist, das Sie gesehen haben, wenn Sie überhaupt mit QuickBooks gearbeitet haben.

   

   Das Fenster "Schätzungen erstellen".

2. Füllen Sie die Leerzeichen aus.

   Wählen Sie den entsprechenden Kunden: Job aus der Dropdown-Liste oben im Formular aus. QuickBooks füllt automatisch so viele Informationen wie möglich in das Formular ein - normalerweise mindestens das Textfeld Name / Adresse. In dem Beispiel ist der Job "Einzigartiges Design für Grotto Shop", das "Einzigartige Design für Grotto Shop", das die fiktive Arbeit war, die Ihr fiktives Einzelhandelsgeschäft vereinbart hatte.

   Wenn Sie QuickBooks zum Verfolgen von Klassen konfiguriert haben, wird die entsprechende Dropdown-Liste oben in der Mitte des Formulars angezeigt. Fahren Sie fort und verwenden Sie gegebenenfalls die Box.

   Sie können die Standardeinstellungen ändern, z. B. das Datum und die geschätzte Anzahl.

3. Fügen Sie die Werbebuchungen hinzu - Details, Details, Details.

   Sie füllen die Details eines Fensters "Kostenvoranschläge erstellen" auf die gleiche Weise aus wie die Details eines Fensters "Rechnungen erstellen".

   Ein für das Fenster "Schätzungen erstellen" eindeutiges Feld ist "Markup". Das Markup-Feld, das in einigen Versionen des Fensters "Schätzungen erstellen" angezeigt wird, fügt einen bestimmten Prozentsatz der Gesamtpreisposition der Werbebuchung hinzu. Beziehen Sie sich auf das obige Bild, in dem die Markup-Prozentsätze als 100% angegeben sind, sodass die Werte der Spalte Betrag in der Spalte Gesamt verdoppelt oder um 100% erhöht werden.

   Wenn das angegebene Markup jedoch 100 (und nicht 100%) entspricht, wären die in der Spalte "Summe" angezeigten Werte alle um 100 $ höher. Das Markup-Feld wird nicht in allen Versionen der Schätzungsvorlage angezeigt: nur die benutzerdefinierten Schätz- und Angebotsvorlagen.

   Jede Werbebuchung, die Sie in Ihre Stellenschätzung einbeziehen möchten, muss in der Artikelliste beschrieben werden. Beachten Sie, dass Sie häufig vollständige Beschreibungen der Artikel hinzufügen möchten, da Sie häufig Arbeiten an Kunden und Kunden verkaufen, indem Sie teilweise eine Schätzung verwenden.

4. (Optional) Fügen Sie optionale Informationen hinzu.

   Verwenden Sie eines der anderen Felder im Fenster "Schätzungen erstellen", um zusätzliche Informationen zu sammeln und zu speichern.Zum Beispiel können Sie genau wie im Fenster Rechnungen erstellen auf die Dropdown-Liste Kundennachricht klicken und eine freundliche Nachricht auswählen oder schreiben.

   Sie können auch das Feld "Memo" verwenden, um eine Notiz für den Job zu schreiben. Oder fügen Sie vielleicht ein paar Notizen über das Drehbuch hinzu, über das Sie in den Studios nachgedacht haben. Was auch immer Ihnen gefällt.

Wenn Sie andere Elemente in das Fenster "Schätzungen erstellen" einschließen möchten, können Sie dieses Fenster anpassen. Klicken Sie auf die Registerkarte Formatierung, um die Formatierungsleiste anzuzeigen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Datenlayout anpassen. QuickBooks zeigt ein Dialogfeld an, mit dem Sie steuern können, welche Informationen in der Schätzung angezeigt werden.

Bevor Sie diese Schätzung drucken, denken Sie daran, dass die Informationen im Fenster "Schätzungen erstellen" nicht dieselben Informationen sind, die in der schriftlichen Schätzung enthalten sind. Um zu sehen, wie die gedruckte Version aussieht, klicken Sie im Fenster "Schätzungen erstellen" auf den Abwärtspfeil unter der Schaltfläche "Drucken" und wählen Sie in der Dropdown-Liste "Vorschau" aus. Das Ergebnis ist ein ganzseitiges Bild, verkleinert, um auf den Bildschirm zu passen.

Wenn Sie Ihre Schätzung noch nicht gespeichert haben, klicken Sie entweder auf die Schaltfläche Speichern & Neu oder auf die Schaltfläche Speichern und schließen.

Um die Schätzung (oder ein beliebiges QuickBooks-Formular auf dem Bildschirm) genauer zu untersuchen, klicken Sie entweder oben im Bildschirm Druckvorschau auf die Schaltfläche Vergrößern oder bewegen Sie den Mauszeiger über das Bild. Wenn der Cursor wie ein Vergrößerungsglas mit einem Pluszeichen (+) aussieht, klicken Sie mit der linken Maustaste. Da Sie auf diese Weise nur einen Teil der Vorschau sehen können, verwenden Sie die Bildlaufleisten unten und rechts neben den Fenstern, um zu den verschiedenen Bereichen zu wechseln.

Beachten Sie, dass das Vergrößerungsglas jetzt ein Minuszeichen (-) enthält und die Zoom-in-Taste zum Herauszoomen wechselt. Wenn Sie mehr als einen Kostenvoranschlag abgeschlossen haben, können Sie die Schaltflächen "Vorherige Seite" und "Nächste Seite" auf dem Bildschirm "Druckvorschau" verwenden, um andere Schätzungen anzuzeigen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.

Wenn Sie zum Fenster "Schätzungen erstellen" zurückkehren, klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken". QuickBooks Pro zeigt das Print One Estimate Dialogfeld an. Klicken Sie auf Drucken, um die Schätzung ohne weiteres zu drucken.

Wenn Sie QuickBooks noch nicht zum Drucken von Schätzungen verwendet haben, müssen Sie möglicherweise zuerst Ihren Drucker für diese Aufgabe einrichten. Wählen Sie dazu Datei → Druckereinrichtung, und wählen Sie dann in der Dropdown-Liste Formularname die Option Schätzung aus. Geben Sie die Druckereinstellungen an, die Sie für das Drucken von Schätzungen verwenden möchten. (Dieser Vorgang funktioniert genauso wie beim Drucken anderer Formulare, z. B. Rechnungen.) Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Das Dialogfeld "Eine Schätzung drucken", das QuickBooks anzeigt, nachdem Sie im Fenster "Schätzungen erstellen" auf "Drucken" geklickt haben, funktioniert genauso wie das Dialogfeld "Eine Rechnung drucken".