Workflow-Einstellungen in SharePoint 2010 - Dummys

Ein Workflow ist eine automatisierte Version eines Geschäftsprozesses. Es war (und ist) eines der großen Ereignisse rund um SharePoint 2010. Sie können SharePoint-Workflows mit Elementen und Dokumenten verknüpfen, sodass SharePoint Benachrichtigungen sendet oder Benutzer auffordert, Formulare auszufüllen, wenn bestimmte Bedingungen im Prozess WAHR sind oder wenn das Element oder Dokument erreicht einen bestimmten Schritt im Prozess.

Ihre Teamwebsite sollte mindestens über den Workflow mit drei Status verfügen, , mit dem Sie Aktionen auslösen können, wenn sich der Status eines Elements ändert. Die offensichtlichste Verwendung des dreistufigen Workflows ist eine Problemverfolgungsliste. Probleme haben automatisch drei Zustände - Aktiv, Gelöst und Geschlossen.

Sie könnten beispielsweise einen Workflow mit drei Status verwenden, um einem ausgewählten Benutzer eine Aufgabe in SharePoint zuzuweisen, wenn der Status des Problems von Aktiv in Gelöst geändert wird.

Wenn Ihr Unternehmen Ihnen eine höhere Lizenz gewährt hat, können Sie auch verschiedene Genehmigungsworkflows verwenden, die für die Verwaltung der Dokumentgenehmigung vorgesehen sind.

SharePoint Designer 2010 enthält einen leistungsstarken Workflow-Designer, mit dem Sie benutzerdefinierte Workflows erstellen können. Sehen Sie sich den Workflow-Designer an, wenn es etwas gibt, das Sie an Listenelementen oder Dokumenten in einer Bibliothek remote automatisieren möchten. Im Gegensatz zu früheren Versionen von SharePoint Designer können die benutzerdefinierten Workflows, die Sie in SharePoint Designer 2010 erstellen, auf Ihrer gesamten Website wiederverwendet werden.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihre Bibliothek oder Liste für die Verwendung eines Workflows zu konfigurieren:

1. Klicken Sie auf den Link Workflow-Einstellungen unter Berechtigungen und Verwaltung.

   Sie können diesen Befehl auch über die Registerkarte Liste oder Bibliothek auf der Multifunktionsleiste aufrufen.

   Wenn dieser Liste keine Workflows zugewiesen wurden, wird das Formular Workflow hinzufügen angezeigt. Dieses Formular besteht aus fünf Abschnitten: Workflow, Name, Aufgabenliste, Verlaufsliste und Startoptionen.

   Wenn bereits andere Workflows für diese Bibliothek / Liste vorhanden sind, können Sie auf der Seite "Einstellungen" für Workflows die Einstellungen vorhandener Workflows anzeigen / ändern, einen Workflow hinzufügen, einen Workflow entfernen und Workflowberichte anzeigen.

2. Klicken Sie in einer Bibliothek auf den Link "Einen Workflow hinzufügen", um Ihrer Bibliothek einen neuen Workflow hinzuzufügen.

3. Wählen Sie eine Workflow-Vorlage aus.

   Je nachdem, welche Lizenz Ihr Unternehmen für SharePoint erteilt hat, wird festgelegt, wie viele Workflowvorlagen Sie verfügbar haben. Wenn Sie diese Option markieren, sehen Sie eine kurze Beschreibung:

   • Disposition a pproval: Verwaltet den Ablauf und die Aufbewahrung von Dokumenten, indem die Teilnehmer entscheiden können, ob abgelaufene Dokumente beibehalten oder gelöscht werden sollen.

   • Drei -s tate: Verwenden Sie diesen Workflow, um Elemente in einer Liste zu verfolgen.

   • Sammeln s ignatures: Sammelt digitale Signaturen, die für Ihr Microsoft Office-Dokument erforderlich sind.

   • Genehmigung: Leitet ein Dokument zur Genehmigung weiter. Genehmiger können das Dokument genehmigen oder ablehnen, die Genehmigungsaufgabe neu zuweisen oder Änderungen am Dokument anfordern.

   • Sammeln f eedback: Leitet ein Dokument zur Überprüfung weiter. Prüfer können Feedback bereitstellen, das kompiliert und an den Dokumentbesitzer gesendet wird, wenn der Workflow abgeschlossen ist.

4. Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Workflow in das Textfeld Name ein.

   

   Wenn Sie Ihren Workflow benennen, achten Sie darauf, ihn nicht so zu benennen wie die Vorlagen (z. B. Signaturen sammeln), um Verwechslungen zwischen Ihrem Workflow und einer Vorlage zu vermeiden.

   Sie können beliebig viele Workflows für eine Liste oder Bibliothek erstellen. Angenommen, Sie haben zwei Arten von Genehmigungsprozessen - einen verkürzten Prozess und einen längeren Prozess. Durchlaufen Sie einfach den Workflow "Workflow hinzufügen" und wählen Sie verschiedene Konfigurationsoptionen aus, um Ihre Anforderungen zu erfüllen.

5. Wählen Sie eine Aufgabenliste aus, die vom Workflow verwendet werden soll, indem Sie die Option Wählen Sie eine Aufgabenliste auswählen.

   Sie können eine bestehende Aufgabenliste auswählen oder das System eine neue erstellen lassen, indem Sie Neue Aufgabenliste auswählen.

6. Wählen Sie eine Historienliste für den Workflow aus Wählen Sie eine Historienliste aus.

   Sie können eine vorhandene Verlaufsliste auswählen oder anfordern, dass eine neue Verlaufsliste erstellt wird.

7. Wählen Sie Ihre Startoptionen aus, indem Sie ein oder mehrere Kontrollkästchen aktivieren.

   Je nachdem, welche Workflow-Vorlage Sie ausgewählt haben, sind möglicherweise nur bestimmte Startoptionen aktiviert. Im Allgemeinen empfiehlt es sich, den Workflow manuell zu starten. Sie können den Workflow jedoch auch automatisch starten, wenn ein Element erstellt oder geändert wird.

8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

   Sie sind noch nicht fertig! Eine neue Seite mit Optionen wird angezeigt.

   Abhängig von der Art des von Ihnen ausgewählten Workflows haben Sie verschiedene Möglichkeiten zu wählen, unter anderem, an wen der Workflow geht, ob die Aktionen seriell oder parallel ablaufen, welche Frist für die Aktionen gilt und was mit dem Workflow passiert, wenn jemand lehnt das Dokument ab oder das Element ändert sich.

   Für die Arbeitsabläufe im Jahr 2010 wurden mehrere Verbesserungen vorgenommen, darunter die Verfügbarkeit mehrerer Stufentypen (parallel, seriell).

9. Klicken Sie auf OK oder Abbrechen.

   Wenn Sie auf OK klicken, werden Ihre Einstellungen übernommen.